5 raisons pour sortir vos feuilles de temps des chiffriers

Migrant Mother, Nipomo, CaliforniaLes chiffriers sont une invention géniale. Ils permettent de présenter beaucoup d’information de manière efficace, de faire des graphiques, et beaucoup d’autres représentations de données (si vous connaissez les formules). Encore mieux : comme nous avons tous un logiciel de chiffrier (pour la plupart, Excel), il est facile d’envoyer cette information à quelqu’un d’autre.

Les chiffriers sont un cauchemar en puissance

Pourquoi? Parce que nous nous attendons à ce que les chiffriers se comportent comme des bases de données centralisées, avec mise à jour et gestion automatiques. Malheureusement, c’est loin d’être le cas!

Voici 5 raisons pour éviter d’entrer vos feuilles de temps dans un chiffrier :

  1. Les chiffriers ne communiquent pas les changements au quartier général. Vous avez fait une mise à jour? Une correction? À moins que vous vous souveniez d’en informer l’administration, le changement demeure dans votre chiffrier.
  2. Versions, versions, versions. Le courriel rend les chiffriers encore plus problématiques. Une première version est envoyée, puis corrigée par un membre de l’équipe, et ré-envoyée à toute l’équipe. Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs corrections pour se perdre dans toutes ces versions du même fichier!
  3. Les chiffriers ne sont pas connectés. À moins d’être équipé de connaissances avancées en programmation Excel, ce qui est dans le chiffrier reste dans le chiffrier. Plusieurs membres d’une même équipe travaillant ensemble ne peuvent entrer leur temps dans le même chiffrier, en même temps. Ceci crée une multitude de fichiers qui doivent ensuite être reconstitués par l’administration.
  4. Faire une facture n’est pas une sinécure. L’information des feuilles de temps de l’équipe doit être copiée et collée dans la facture, ce qui ralentit le processus et introduit un risque d’erreurs élevé.
  5. Consolidation?Comment l’information circule-t-elle des feuilles de temps vers les factures, les comptes à recevoir et la paie? Avec un chiffrier, tout doit être fait manuellement. Connaissez-vous meilleure façon d’augmenter le risque d’erreurs?et un bonus!
  6. Oublier c’est normal. Tout le monde oublie. Nous oublions l’appel de service facturable que nous avons pris dans la voiture. Nous oublions le repas d’affaires de la semaine dernière. C’est normal. Avec les chiffriers, ces erreurs ne se retrouvent pas sur la facture du client, et l’entreprise perd des revenus.

Il est temps pour nos systèmes de gestion de se parler
Nous vivons dans un monde de modernité. Nous avons la technologie pour faire passer l’information automatiquement d’un système à l’autre. Pourquoi le faire manuellement?

Une source d’inspiration : au-delà des feuilles de temps

We Can Do It!

Je vous invite à lire cet article: 10 façons de motiver vos employés, publié chez Quotient Marketing.

L’auteur, Normand Bélique, souligne l’importance de la motivation au-delà des considérations pécunières. Notre équipe représente plus pour nous que la sommes de leurs feuilles de temps ou de leurs heures facturables.

Dans un contexte d’entreprise, nous avons tendance à nous préoccupper des revenus, des profits et de la rentabilité. Nous oublions que nous devons tout cela à nos équipes – encore plus dans le secteur du service professionnel. Le concept de bonheur au travail est loin d’être nouveau. Cependant, le mouvement gagne du momentum avec la jeune génération pour qui avoir un travail stimulant est une exigence et non un atout.

La productivité d’un membre de notre équipe peut être influencée directement par son sentiment d’appartenance à l’équipe, sa perception d’être aprécié par ses pairs et ses supérieurs, et sa conviction de faire un différence au sein de l’entreprise.  Au-delà de la feuille de temps  et du ratio des heures facturables, souvenons-nous que l’humain a aussi besoin de se sentir important dans un groupe.

Affectation des ressources : qui fait quoi?

Row of Postal Clerks Processing Mail

La planification de l’affectation des ressources sur les projets peut rapidement devenir un cauchemar. Si un nouveau client apporte un nouveau projet dans l’entreprise, il s’attend à savoir quand les travaux débuteront, et qui sera responsable du projet.

Les rapports sur l’affectation des ressources offrent exactement cette information. Ces rapports affichent les ressources et leurs affectations, par projet et dans le temps. On peut ainsi voir quand elles deviennent disponibles. Ces rapports sont particulièrement utiles pour les ressources très en demande, généralement celles qui atteignent les meilleurs niveaux de rentabilité.

Le tableau ci-dessous nous indique que la Ressource C est disponible pour des demi-journées le 5 et le 6. Si nous recevons une demande de travail, nous pourrions affecter la Ressource C durant ces deux demi-journées. Le tableau nous permet aussi de voir que la Ressource A est assignée en majorité au Projet A.

Projet Planifié (heures) Dim
1
Lun
2
Mar
3
Mer
4
Jeu
5
Ven
6
Sam
7
Dim
8
Lun
9
Mar
10
Ressource A
Projet A 40 8 8 8 8 8
Projet B 16 8 8
Projet C 0
Ressource B
Projet A 8 4 4
Projet B 8 4 4
Projet C 40 8 8 8 8 8
Ressource C
Projet A 0
Projet B 48 8 8 8 4 4 8 8
Projet C 0
Total 160   24 24 24 20 20     24 24