Sous-utilisez-vous votre logiciel de gestion de temps et facturation?

Voilà déjà quelques années que vous utilisez un ou plusieurs logiciels de gestion, mais l’utilisez-vous à son plein potentiel?
Répond-t-il toujours à vos attentes, et à vos besoins?frustré

La plupart des logiciels sont généralement mis à jour une ou plusieurs fois par an. Ces mises à jour comportent améliorations et nouvelles fonctionnalités. Le monde du logiciel est en perpétuelle évolution, les versions se suivent, de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mises en service, et parfois, le client utilisateur n’a pas le temps de se familiariser avec ces améliorations et nouveautés et ne peut donc en apprécier les bénéfices.

Dans quels cas seriez-vous confronté(e) à une sous-utilisation du logiciel ?

  • Mouvement de personnel

Dans toute organisation, le personnel en place est appelé, tôt ou tard, à être remplacé.

Une partie de ses connaissances est transmise à son successeur. Cette transmission est souvent imparfaite, incomplète, voire erronée. Il en est de même pour la ou les personnes qui utilisent le logiciel de gestion de temps et de facturation et qui se succèdent au sein d’une entreprise. De fil en aiguille il est normal que la qualité et le volume du savoir transmis diminuent drastiquement, ce qui influe sur le bon usage du logiciel. Il serait d’ailleurs judicieux de rédiger un  manuel de procédures afin de conserver ces connaissances.

  • Logiciel non mis à jour

Fréquemment les clients ont tendance à oublier de mettre leur logiciel à jour. La plupart des logiciels proposent une ou plusieurs mises à jour par an. Chaque mise à jour comprend améliorations et nouveautés. Par conséquent, le client, très souvent n’utilise pas le logiciel à sa pleine capacité, se privant ainsi de précieuses et utiles fonctionnalités.

  • Besoin de formation complémentaire

Bien souvent le client qui maintient son logiciel à jour va partiellement utiliser les nouvelles  fonctionnalités, sans toutefois recourir à une  formation complémentaire. Le risque réside dans le fait que les nouvelles fonctionnalités seront mal utilisées ou partiellement.

  • Évolution normale de l’entreprise

Toute entreprise est appelée à croître et par conséquent ses besoins vont évoluer. Très souvent bon nombre de ces besoins en matière de gestion de temps, facturation et gestion financière de projet requièrent un outil aux fonctionnalités évolutives. Cependant le client continue à se servir du logiciel comme il le faisait des années auparavant se privant ainsi de nombreux avantages que procurent le logiciel de gestion en évoluant.

Il est donc recommandé, en parallèle des mises à niveau régulières du logiciel de gestion de temps-facturation et gestion de coût de projet, de faire le point à l’interne et de valider les éléments suivants :

  • Mon personnel connait-il bien ses outils de gestion?
  • Mes logiciels sont-ils à jour?
  • Aurions-nous besoin de rafraichir nos connaissances du logiciel voire de suivre une formation complémentaire?
  • Le logiciel de gestion répond-t-il toujours à nos besoins croissants?
  • Disposons-nous d’un manuel personnalisé de procédures à jour afin de conserver nos connaissances

Un état des lieux mené conjointement avec votre fournisseur de logiciel est préconisé.

Quand implanter un nouveau logiciel devient une marche dans le désert

Toute compagnie est, tôt ou tard, confrontée à des nouveaux besoins en matière d’outils informatiques. Le monde des logiciels est un univers en mutation constante, et la durée de vie d’un tel produit est souvent particulièrement courte.

Dans le domaine des logiciels de gestion, l’installation  ne constitue qu’une étape préliminaire d’un processus d’implantation  qui peut être parfois complexe et nécessiter beaucoup de temps. Dans le cas des systèmes ERP par exemple,  on parle souvent d’une implantation se réalisant sur plusieurs mois. On imagine aisément les contraintes et les incertitudes qu’une telle opération génère au sein de l’entreprise.

Au-delà des considérations techniques telles que la mise en conformité de l’infrastructure informatique avec les prérequis techniques du logiciel,  l’intégration avec d’autres logiciels, et l’import de données existantes, se profilent d’autres  éléments qui jouent un rôle primordial dans le succès de l’implantation du nouveau programme.

Ces autres éléments sont de nature humaine et devraient être pris en compte dans le cahier des charges du processus d’implantation :

  • Le risque de réticence au changement,
  • La motivation des principaux acteurs de l’implantation,
  • La disponibilité des personnes clés.

La réticence au changement

La situation est fort classique. Par exemple, les employés d’une entreprise sont habitués à saisir leur temps sous un format Excel. La mise en place d’un logiciel de gestion de feuilles de temps pourra être perçue comme un élément perturbateur des habitudes et un moyen de contrôle renforcé. Autre exemple : les factures sont produites manuellement dans un logiciel de traitement de texte. L’arrivée d’un logiciel qui traite les feuilles de temps, les dépenses et génère la facturation risque de créer un irritant car son implantation va bouleverser des méthodologies de travail souvent profondément ancrées chez les employés. Le climat de réticence qui va s’instaurer risque alors de retarder considérablement la mise en service du nouvel outil logiciel et d’affecter ses performances.

La motivation des principaux acteurs de l’implantation

Avant d’effectuer un choix de changement ou d’acquisition d’un outil de gestion, il est primordial de s’assurer que les principaux intéressés, c’est-à-dire les gestionnaires de l’entreprise soient réellement motivés par cette implantation et voient en ce nouvel outil une amélioration notable de leurs processus actuels. Si ce n’est pas le cas, la durée de l’implantation se verra plus longue que la normale, et l’outil flambant neuf risque fort d’être sous-utilisé. L’exemple courant est celui des professionnels ‘créatifs’ (professionnels de la communication, architectes, et bien d’autres) qui seront peu motivés à la perspective d’utiliser un logiciel de gestion pour le suivi de leurs projets.

La disponibilité des personnes clés

Lorsque l’on implante un nouvel outil de gestion, les personnes clés (contrôleur, directeur général, DRH…) se doivent d’être disponibles pour assister assidument à la formation. L’expérience met en évidence que de trop grands écarts de temps entre les séances de formation a pour effet pernicieux de diluer les connaissances acquises au fur et à mesure, à décourager les individus, et à  considérablement ralentir le processus d’implantation. Par ailleurs, le fournisseur du logiciel, s’attend, lui aussi, à être guidé par son client afin de paramétrer son produit et organiser son plan de formation selon les attentes du client.

En conclusion

Choisir son nouvel outil de gestion de feuilles de temps sur la base d’exigences techniques, et des performances du logiciel relève d’une bonne stratégie d’évolution. En revanche la composante humaine, telle que brièvement évoquée ci-dessus, devrait faire l’objet d’une analyse de situation préalable. Si toutes les conditions requises pour l’implantation (techniques et humaines) ne sont pas rassemblées, il conviendrait alors de peut-être reporter l’opération pour en garantir son succès. Lorsqu’une entreprise acquiert notre logiciel de feuilles de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, nous prenons en compte ces considérations, et travaillons en étroite collaboration avec le client afin de faciliter l’implantation.