Installation du logiciel de gestion : en mode local ou en mode hébergé ?

Les PME d’aujourd’hui se dotent d’un nombre croissants de logiciels  de tous types. Si bon nombre de ces solutions peuvent être rapidement installées par l’utilisateur sur son poste de travail, il en est tout autrement des logiciels qui nécessitent une installation sur serveur. Parmi ces outils figurent les logiciels de gestion et notamment les logiciels de gestion de temps et de facturation, ainsi que les logiciels de gestion de projet.

Pourquoi choisir un mode hébergé ?mode hébergé

Dès lors, se pose la question de la localisation du logiciel. Sera-t-il installé sur le serveur du client ou est-il préférable d’envisager un mode hébergé ?

Les raisons de ce choix sont multiples et dépendent de divers facteurs, entre autres :

Facteurs techniques :

  • Mon infrastructure informatique est-elle compatible avec les prérequis de l’éditeur du logiciel ?  Mémoire, caractéristiques techniques,  sont autant de détails qu’il faut valider préalablement à l’installation.
  • Quel est état de mon parc informatique ? Mon serveur est-il suffisamment récent pour envisager l’utilisation de mon nouveau logiciel durant les années à venir ? Dois-je envisager des investissements à court terme ?

Facteurs économiques :

  • Il arrive fréquemment que les PME ne disposent pas, au sein de leur organisation, un département informatique. En conséquence, chaque intervention sur  le parc informatique sera effectuée par une compagnie externe dont les tarifs sont parfois élevés. Par ailleurs, il faudra à chaque fois planifier la venue du technicien en fonction de sa disponibilité.
  • Certaines PME n’ont de serveur. La mise en place d’une telle architecture peut s’avérer coûteuse.

Facteurs organisationnels :

  • De plus en plus souvent les PME, et même des entreprises de plus grande taille, se concentrent sur des activités lucratives directement liées à leur spécialité, et préfèrent déléguer des tâches administratives et de maintenance à des compagnies spécialisées (hébergement de logiciels, impartition, gestion documentaire, etc…)

Produits hébergés

En matière d’hébergement de logiciels on distingue deux types de solution :

La solution SAAS :  SAAS,  qui veut dire Software As A service, désigne l’utilisation d’un outil logiciel sous forme de service, le logiciel étant hébergé sur un serveur localisé en dehors de l’entreprise utilisatrice. Le terme SAAS englobe un éventail variées de solutions de gestion (CRM, ERP, Gestion de temps, Gestion de Projet, etc…). Le service est offert sous forme d’abonnement, en mode locatif. L’application est accessible à distance par le biais d’un lien Internet.

La solution ASP : ASP signifie  Application Service Provider. En d’autres termes le fournisseur (en général l’éditeur de logiciel) propose  un mode hébergement pour des logiciels qui initialement sont conçus sur une architecture client/serveur. Les applications proposées ne sont donc pas développées dans le Web. Le principe d’accès aux données et la tarification de la formule d’hébergement sont similaires à ceux du mode SAAS. En revanche, dans un monde où mobilité et flexibilité sont systématiquement associées à l’univers du Web, proposer une solution ASPS peut paraitre quelque peu désuet.

Qu’en est-il de la formule d’hébergement d’Abak ?

Abak propose à ses client un ensemble d’applications qui comprend un logiciel client/serveur baptisé Abak Classique, ainsi qu’une application Abak Web et son satellite Abak Mobile ; une application pour les utilisateurs de téléphones intelligents.  Cet ensemble regroupe à la fois richesse de fonctionnalités, flexibilité et confort d’utilisation.

Abak installé en mode hébergé se présente donc sous une forme hybride à mi-chemin entre le mode SAAS et le mode ASP. L’avantage principal de cette configuration est d’offrir à l’utilisateur de choisir son mode logiciel sans impact pour les données saisies, Abak Classique et Abak Web partageant la même base de données.

 Qui est le fournisseur de service d’hébergement de données?

On distingue trois types de fournisseurs :

  • L’éditeur de logiciel lui-même
  • Un prestataire de services Internet avec lequel l’éditeur de logiciel a passé un accord
  • Une prestataire de services désigné par le client

Dans notre cas, Abak a conclu une entente avec Oricom, http://www.oricom.ca/ , un important fournisseur de services Internet pour la grande région de Québec.

Quels  sont les avantages du mode hébergé ?

Ils sont considérables :

  • Il n’est plus besoin de faire intervenir son technicien, ou le fournisseur de services informatiques, pour la maintenance du parc informatique au regard des exigences du ou des logiciels (prérequis de conformité technique). Il en résulte une économie substantielle.
  • Si le client fait affaire avec des techniciens externes, il n’est plus soumis à la prise de rendez-vous et de délai pour voir réaliser une opération sur son parc informatique.
  • Les données de l’entreprise sont de première importance. Le risque de les perdre par cause de virus, mauvaise manipulation, incendie des locaux, ou toute autre raison n’est pas envisageable. En mode hébergé les données sont tout à fait sécuritaires.
  • Le prestataire de services d’hébergement est un professionnel qui suit et connait les évolutions techniques dans son domaine.
  • Le client dispose en tout temps d’un logiciel à jour.
  • Le client n’a plus à se soucier de la prise de copies de sauvegarde
  • En cas de crash informatique internes, les données du client sont préservées.
  • Enfin les données sont aisément accessibles de l’extérieur, où que l’on soit (Abak Web par exemple).

Comment choisir son prestataire de services d’hébergement ?

Avant de porter un choix sur un mode hébergé il est recommandé de vérifier ce qui suit :

  • Le prestataire de services est-il l’éditeur de logiciel ?
  • Si c’est l’éditeur lui-même, quelle est son expérience dans son domaine ?
  • Combien de clients a t’il en mode hébergé ?
  • Qu’advient-il des données en cas de faillite de l’éditeur ou du fournisseur internet par exemple ?
  • Les codes sources sont-ils accessibles via une convention de dépôt en fiducie ?
  • Les données sont-elles encryptées ?
  • Si l’éditeur du logiciel n’est pas le prestataire de service d’hébergement de données, il est  important de savoir qui est ce fournisseur ?
  • Quelle est son expérience dans le domaine ? Sa réputation.
  • Où est-il  domicilié ? Un client d’Amérique du Nord dont les données seraient hébergées dans un pays d’Asie par exemple, pourrait être confronté à toutes sortes de situations problématiques ( d’ordre technique, contractuel, financier, linguistique etc…)
  • Comment sont sécurisés ses locaux ?
  • À quelle fréquence sont effectuées les copies de sauvegarde ?
  • Quels sont les coûts de l’hébergement ?
  • Où sont conservées ces copies ? Il convient en effet de ne pas stocker les copies de sauvegarde dans le même endroit que la salle du serveur.
  • Quelles sont les modalités pour récupérer la copie de sauvegarde la plus récente en cas de  crash
  • Quel est le contact de première ligne de support ; l’éditeur de logiciel, ou le prestataire de services d’hébergement ?

Idéalement le client utilisateur ne devrait pas avoir à traiter directement avec le fournisseur de services d’hébergement. L’éditeur du logiciel devrait au préalable avoir réglé tous ces détails pour ses clients et les informer des modalités du mode hébergé. C’est la procédure que nous appliquons chez Abak lorsque nous hébergeons un logiciel de gestion de temps, facturation et gestion de coût de projet. Nous sommes à votre disposition pour de plus amples information. À ce jour plus de 35 % de nos clients ont opté pour le mode hébergé.