Le truc des pros : Rapports de temps ou dépenses multiemployés

Bo Sang Crafts Umbrella Making Centre

Vous avez besoin d’un rapport de feuilles de temps pour plusieurs employés à la fois, mais ne voulez pas créer un rapport pour chaque personne? Aucun problème! Les rapports personnalisés gratuits d’Abak sont là pour ça.

 

Le rapport multi-utilisateurs pour le temps ou les dépenses ressemble au rapport de feuilles de temps standard, mais vous permet de choisir plusieurs employés à inclure dans le rapport. Le rapport affiche un sous-total par personne et un total général pour le rapport complet.

 

Téléchargez ce rapport à partir de notre Extranet!

 

 

Le cauchemar des feuilles de temps manquantes : 5 stratégies pour régler le problème

Martin Keamy's NightmareLorsque nous rencontrons des futurs clients, on nous explique souvent les difficultés à obtenir les feuilles de temps des employés. Les feuilles de temps manquantes créent des problèmes administratifs : l’information est absente au moment de la facturation, les rapports de performance sont incomplets, et lors du traitement de la paie, on doit deviner des informations qui sont difficiles à corriger par la suite.

La réalité demeure : peu de gens aiment saisir leur temps. C’est une activité perçue comme cléricale au mieux, et contrôlante au pire. On ne peut pas qu’avoir des tâches agréables au bureau, et nous devons vivre avec la réalité des feuilles de temps.

En tant que gestionnaires, nous pouvons utiliser des stratégies pour motiver nos employés à saisir leur temps. En voici cinq :

  1. La ligne dure : Pas de feuille de temps, pas de paie.
    Le pour : Très efficace pour obtenir les feuilles de temps. Si quelqu’un passe droit pour une paie parce qu’il/elle a oublié de saisir son temps, ce sera la dernière fois que ça arrive!
    Le contre : Les stratégies punitives ou répressives ont tendance à créer du mécontentement dans les équipes.
  2. Le renforcement positif : Offrez une petite récompense pour chaque semaine où la feuille de temps a été saisie à temps.
    Le pour : La récompense est un motivateur positif qui sera apprécié des employés.
    Le contre : Rien n’est gratuit! Prévoyez le coût dans vos budgets.
  3. Le casse-pied : Rappelez automatiquement (ou manuellement) à vos employés de saisir leurs temps lorsque cela n’a pas été fait.
    Le pour : Cette méthode fonctionne bien pour les employés qui oublient de saisir leur temps.
    Le contre : La majorité des employés vont s’habituer aux rappels avec le temps et ceux-ci perdront leur efficacité à long terme.
  4. Le jeu : La première feuille de temps envoyée gagne un prix.
    Le pour : L’intégration du jeu dans le milieu de travail est très en vogue en ce moment, et particulièrement efficace avec les employés plus jeunes.
    Le contre : Le jeu doit être constamment renouvelé, donc cette tactique peut demander plus de temps et d’énergie.
  5. La pression sociale : Les équipes qui envoient leur feuille de temps dans les délais reçoivent une récompense, ceux qui ne le font pas perdent un privilège.
    Le pour : Cette stratégie encourage le travail d’équipe et peut améliorer la cohésion dans celles-ci.
    Le contre : Un membre de l’équipe qui refuse de participer peut subir un ostracisme de la part des autres membres de son équipe, et ultimement cette stratégie peut devenir une source de conflit.

Qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos stratégies pour motiver les employés à saisir leurs temps ? Dites-le nous dans les commentaires !

Abak Mobile disponible gratuitement

Nous sommes fiers d’annoncer qu’Abak Mobile est maintenant disponible. Saisissez vos feuilles de temps avec votre téléphone intelligent Apple ou Android, peu importe où vous êtes, Même sur un site client. Même si le WIFI n’est pas disponible.

Vous voulez l’essayer? Nous offrons Abak Mobile gratuitement jusqu’en janvier 2013. Ceci signifie que vous pouvez utiliser Abak Mobile durant toute l’année 2012 dans avoir à payer pour la licence! En janvier 2013, si vous décidez de continuer à utiliser Abak Mobile, vous devrez acheter la mise à niveau de votre licence.

Intéressés? Communiquez avec les ventes.

Abak Mobile, un outil de gestion de temps pour les PME québécoises

Les entreprises en service professionnel ont maintenant un outil mobile pour le suivi de leur temps, même sur la route

Les Logiciels Abak est fière de lancer Abak Mobile, son application de feuilles de temps pour téléphones intelligents et tablettes.

Guy Boisvert, Président chez Les Logiciels Abak, explique : « Abak Mobile libère les gens de leur ordinateur. Ils sont maintenant en mesure de saisir leur temps au moment où ils complètent leur intervention, ce qui diminue les erreurs et les oublis dans les feuilles de temps. »

Grâce à Abak Mobile, les conseillers, employés et sous-traitants pourront saisir leur temps travaillé n’importe où, sans avoir besoin d’un ordinateur. Abak est un logiciel de feuilles de temps, de facturation et de gestion de projet conçu pour les entreprises de services professionnels comme les consultants, les firmes comptables et les compagnies d’ingénierie.

Ces données pourront ensuite être facturées au client sans avoir à saisir à nouveau les données dans un autre système.

À Propos des Logiciels Abak

Fondée en 1997, Les Logiciels Abak Inc. se spécialise dans le développement d’applications de gestion pour les entreprises en service professionnel dans les domaines de la comptabilité, de l’ingénierie, de la consultation et de l’architecture. Abak est un produit fièrement québécois.

Pour plus d’informations sur Abak et sur l’entreprise, visitez notre site Internet : http://www.abaksoftware.com/fr

-30-

Pour plus d’information :

Karine Simard
Vice Présidente, Ventes et Marketing
Tel : 1.888.849.8059 ext.234
Fax : 418.872.9018
ksimard@abaksoftware.com

Gérer le temps accumulé – aucun mal de tête requis

Santa Claus Giving Treats to Young Women on the Beach: Saint Petersburg, FloridaLe temps accumulé dans un contexte de vacances ou de maladie,  tend à être centralisé au niveau de la gestion des ressources humaines. Lorsqu’un collaborateur souhaite connaitre  le nombre de jours  de maladie ou de vacances qui lui sont disponibles, il doit en faire la demande au service administratif. Lorsque l’équipe est restreinte en effectif, cela ne pose pas de problème, mais ce genre de question peut requérir un temps certain lorsqu’il s’agit de répondre à des dizaines d’employés. Abak  peut gérer les accumulations  de temps  et  donner la réponse aux membres de l’équipe à partir de l’interface feuilles de temps. Non seulement chaque collaborateur peut avoir accès à son cumul de vacances,  mais il  peut obtenir les détails du temps de vacances acquis et utilisé au cours de l’année précédente. Cette application d’usage facile est pratique pour les employés qui veulent gérer leur temps de vacances et leurs jours de maladie, sans pour cela faire intervenir l’équipe administrative. Pas de surprise non plus au moment de la paye, car il est facile pour chacun de savoir s’il a accumulé suffisamment de jours de vacances, par exemple.

La gestion des banques de temps est une fonction standard dans Abak et disponible pour chaque client. Si vous désirez en savoir plus sur la gestion des banques de temps, ou l’implanter au sein de votre organisation, prenez contact avec nous!

Manifeste contre la double saisie de données

Kookaburras1. L’automatisation est pour les machines et non pour les êtres humains

Les machines excellent dans l’art d’automatiser des tâches, comme par exemple celle de transférer des données d’une place à une autre.

2. Gros cerveaux, grandes tâches

Notre cerveau est trop développé pour effectuer des activités aussi  rébarbatives que celle de copier-coller.

3. On ne peut pas se faire confiance

On ne peut pas être infaillible et copier de l’information sans faire d’erreurs de temps à autre.

4. Le temps c’est de l’argent

Les gens devraient travailler sur  des projets qui génèrent des revenus, et non sur des tâches cléricales et répétitives.

 5. Ne pas confondre commode et pratique

La route vers l’enfer du consultant est pavée de chiffriers abandonnés,  de versions corrompues et de courriels perdus.

Il est temps de grandir loin des systèmes manuels. Nos entreprises méritent plus que des erreurs de copier-coller, du temps perdu, et des clients sous-facturés.

Actionnons la puissance du système de gestion de temps de et de facturation que nous méritons.

Vous aimez travailler gratuitement?

free to use image- vintage toy cash register

Dans le domaine des services professionnels, travailler pour rien, c’est un peu comme offrir son produit.  Tout comme les commerçants  s’évertuent à ne pas donner leurs produits, les  consultants professionnels  ont pour objectif de ne surtout pas sous-facturer leurs clients.

On parle de sous-facturation lorsque l’on oublie de garder trace du temps qui est facturable à un client. Si le temps travaillé n’est pas comptabilisé, il ne peut pas être facturé. Et si le temps n’est pas facturé, eh bien nous travaillons gratuitement.

Ceci n’empêche cependant pas que nous devrons payer le salaire des membres de l’équipe dont le travail n’est pas facturé au client.

Comment se produit la sous-facturation? La feuille de temps mensuelle est l’une des causes de ce genre de problème.  Compte tenu du fait qu’en général les projets de consultation sont facturés, ou tout au moins pris en compte sur une base mensuelle, on demande aux employés de remettre leur feuille de temps  une fois par mois. Dans bien des compagnies, on continue à remplir dans Excel  des feuilles de temps qui sont comptabilisées au mois. Qui se souvient sur quelle tâche et pendant combien de temps il y a travaillé  trois semaines auparavant ? Bien qu’il puisse paraître fastidieux de  remplir une feuille de temps quotidiennement ou à la semaine, le bénéfice au long terme est bien évident : les saisies sont  mieux documentées, il y a moins d’oublis, et la facturation voit son volume croître.

Avec le système de gestion de temps et de facturation d’Abak, le lien entre le temps facturable et le temps facturé apparait automatiquement ;  nul besoin de re-saisir l’information, et aucun risque d’erreur de saisie au moment de la facturation.

Gestion du temps et des dépenses avec Abak Web [Vidéo]

Voici un nouveau vidéo démontrant comment entrer du temps et des dépenses dans Abak Web. Le nouveau module Abak Web permet aussi aux superviseurs d’approuver les feuilles de temps et les rapports de dépenses des employés.

Avec Abak Web, il est possible d’entrer une feuille de temps sans avoir à installer de logiciel sur son ordinateur. Un navigateur Web et une connexion à Internet est tout ce dont on a besoin pour entrer ses feuilles de temps!

 

12 questions pour choisir un système de gestion de temps et facturation

Tommy Dodgen, age 4, standing by the largest lamp in the world: Tampa, Florida

Avant de commencer la recherche d’un logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, il convient de déterminer un ensemble de critères qui vont définir les fonctionnalités requises et donc vous diriger vers le produit évolutif qui correspond parfaitement à vos attentes.

Outre les spécificités mêmes du logiciel et son prix, d’autres critères de sélection entrent en ligne de compte (ergonomie, capacité évolutive, et service à la clientèle entre autres).

Les critères de sélection peuvent être définis dans la liste de questions suivante :

Les douze questions que vous devez vous poser pour choisir un logiciel de gestion de temps.

  1. Dois-je me limiter à une simple application feuille de temps et compte de dépense ou bien envisager une solution multifonctionnelle plus détaillée ?
  2. Quelle est la fiabilité actuelle de mes saisies de temps et de dépenses ? Comment puis-je contrôler la rentabilité de mes projets ?
  3. Est-ce que le logiciel envisagé permet la création de projets et l’extraction de rapports de contrôle de budget ?
  4. Est-ce que le logiciel permet de créer une architecture de projet détaillée, en phases, sous-phases, activités ?
  5. Puis-je définir des budgets, par activité dans un projet ?
  6. Est-ce que le logiciel me permet de saisir et de différencier des éléments facturables et des éléments non facturables, de différencier le coûtant du vendant ?
  7. Quelle est la souplesse du logiciel en matière de définition de taux (taux unique par projet, par activité, par employé, par période, par fonction ?
  8. Est-ce que le logiciel s’interface avec mon logiciel comptable, avec mon système de paie ?
  9. De quels types de rapports ai-je besoin pour bien piloter mes projets. Est-ce que le logiciel propose ces rapports ?
  10. Est-ce que mes formats de facture peuvent être repris dans le logiciel ?
  11. Quelles sont les perspectives d’évolution de mon logiciel (ajout- retrait de licences, personnalisation de rapports, de facture) ?
  12. Ai-je besoin d’une application Web pour saisir à distance, mon temps et mes dépenses ?

5 raisons pour sortir vos feuilles de temps des chiffriers

Migrant Mother, Nipomo, CaliforniaLes chiffriers sont une invention géniale. Ils permettent de présenter beaucoup d’information de manière efficace, de faire des graphiques, et beaucoup d’autres représentations de données (si vous connaissez les formules). Encore mieux : comme nous avons tous un logiciel de chiffrier (pour la plupart, Excel), il est facile d’envoyer cette information à quelqu’un d’autre.

Les chiffriers sont un cauchemar en puissance

Pourquoi? Parce que nous nous attendons à ce que les chiffriers se comportent comme des bases de données centralisées, avec mise à jour et gestion automatiques. Malheureusement, c’est loin d’être le cas!

Voici 5 raisons pour éviter d’entrer vos feuilles de temps dans un chiffrier :

  1. Les chiffriers ne communiquent pas les changements au quartier général. Vous avez fait une mise à jour? Une correction? À moins que vous vous souveniez d’en informer l’administration, le changement demeure dans votre chiffrier.
  2. Versions, versions, versions. Le courriel rend les chiffriers encore plus problématiques. Une première version est envoyée, puis corrigée par un membre de l’équipe, et ré-envoyée à toute l’équipe. Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs corrections pour se perdre dans toutes ces versions du même fichier!
  3. Les chiffriers ne sont pas connectés. À moins d’être équipé de connaissances avancées en programmation Excel, ce qui est dans le chiffrier reste dans le chiffrier. Plusieurs membres d’une même équipe travaillant ensemble ne peuvent entrer leur temps dans le même chiffrier, en même temps. Ceci crée une multitude de fichiers qui doivent ensuite être reconstitués par l’administration.
  4. Faire une facture n’est pas une sinécure. L’information des feuilles de temps de l’équipe doit être copiée et collée dans la facture, ce qui ralentit le processus et introduit un risque d’erreurs élevé.
  5. Consolidation?Comment l’information circule-t-elle des feuilles de temps vers les factures, les comptes à recevoir et la paie? Avec un chiffrier, tout doit être fait manuellement. Connaissez-vous meilleure façon d’augmenter le risque d’erreurs?et un bonus!
  6. Oublier c’est normal. Tout le monde oublie. Nous oublions l’appel de service facturable que nous avons pris dans la voiture. Nous oublions le repas d’affaires de la semaine dernière. C’est normal. Avec les chiffriers, ces erreurs ne se retrouvent pas sur la facture du client, et l’entreprise perd des revenus.

Il est temps pour nos systèmes de gestion de se parler
Nous vivons dans un monde de modernité. Nous avons la technologie pour faire passer l’information automatiquement d’un système à l’autre. Pourquoi le faire manuellement?