Abakast 103 – Facturation de base !

L’important est de facturer.

Apprenez à générer rapidement et facilement divers mode de facturation

 Comment facturer avec Abak lorsque l’on n’est pas un utilisateur chevronné

19 mars 2013
13h30 – 15h30
Seulement 99 $

Familiarisez-vous avec les bases de la facturation:
– passez de la feuille de temps à une facture officielle en quelques secondes
– Facturation à l’heure
– Facturation à taux fixe
– Transactions manuelles

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Le labyrinthe du trop détaillé

Quand il est question de gestion de projet on associe généralement la méthodologie de suivi à un morcellement en un nombre variable d’étapes et sous-étapes détaillées. La finalité de cette action, par le biais d’une arborescence, est  d’identifier  l’ensemble des composantes du projet que l’on va ensuite  distribuer sur un échéancier,  pour y associer des tâches,  assigner des ressources, et déterminer un ensemble de dates buttoirs. Cela part évidemment d’un bon sentiment, et en règle générale l’adage : « diviser pour mieux régner »  est tout à fait de circonstance. Le projet s’articule ainsi autour d’une série d’étapes successives. Pour chacune de ces phases on a défini la charge de travail, les responsabilités de chacun, et budgété le temps requis pour chacune des sous-étapes qui constituent la phase du projet. Il est vrai que pour définir adéquatement un budget il est préférable d’aller dans le détail des activités requises pour mener à bien l’exécution du projet, et pour chacune d’elles d’estimer le temps nécessaire à sa réalisation et les coûts annexes afférant.

Cependant dans cette belle mécanique de gestion peut se  glisser le grain de sable de la complexité et de la confusion. En effet, si l’architecture du projet est trop détaillée, les  intervenants courent le risque de s’y perdre lorsqu’ils vont devoir saisir leur temps,  et leurs dépenses.

Prenons un exemple : Mon projet se compose de douze phases. En moyenne chacune des phases est constituée de cinq sous-phases. Chaque sous-phase est articulée en un nombre moyen de quatre sous-étapes. Et enfin, chacune de ces sous-étapes se compose de trois à cinq types d’activités. Prenons l’activité ‘réunion’ pour exemple. Dans la phase (1) j’aurai donc le choix de saisir mon temps pour l’activité ‘réunion’  entre  cinq sous-phases et ensuite entre quatre sous-étapes.

Le risque d’erreur est donc extrêmement élevé, et tout particulièrement si le mode de saisie s’effectue de façon artisanale (via courriel, sur fiche, ou en utilisant Excel, par exemple)… Chaque erreur de saisie aura pour effet de débalancer le budget et pourra occasionner de violents maux de tête au contrôleur ou chargé de projet lors de la facturation si celle-ci s’effectue au réel et selon l’avancement du projet.

En matière de gestion de projet, il convient donc  de trouver le compromis idéal entre la détermination d’un budget réaliste et une arborescence de projet limitée aux phases et sous-phases principales.  Aller dans le détail des activités pour définir le budget est recommandé. En revanche, l’architecture du projet, pour des raisons évidentes de confort d’utilisation et de suivi devrait se limiter à l’essentiel.

Afin d’éviter ce piège, nous recommandons de valider la pertinence de chaque étape, et de bien définir les besoins au préalable lors de la création des matrices de projet. Abak logiciel de gestion de temps, facturation, et gestion de coût de projet vous guidera dans cette étape.

Contactez-nous, nos spécialistes vous conseilleront.

La facturation est-elle une corvée pour vous dans Abak?

Logiciels AbakPeut-être avez-vous besoin de formation!

Les sessions de formation en ligne AbaKast vous permettent d’améliorer vos connaissances sur Abak, du confort de votre bureau. Les formations sont d’une durée moyenne de 90 minutes, suivies d’une période de questions de 30 minutes.

En octobre, la session AbaKast portera sur la facturation!

Familiarisez-vous avec les bases de la facturation : passez de la feuille de temps à une facture officielle en quelques secondes.

  • Facturation à l’heure
  • Facturation à forfait
  •  Transactions manuelles

AbaKast 103F : Facturation de base
11 octobre 2012, 13 :30 – 15 :30
Seulement 99$
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La comptabilité par projet : comment identifier où se cachent vos meilleures marges de profit

Margin's logo: "Make mine Margin's"Dans le monde des entreprises de service comme dans toutes les entreprises, il faut connaître d’où viennent les revenus. Encore mieux : il faut connaître d’où viennent les profits. Après tout, l’intention de votre entreprise n’est pas de devenir une œuvre de charité, alors pourquoi accepter des contrats qui couvrent à peine leurs frais? Pourquoi travailler avec des clients qui finissent toujours par coûter plus cher qu’ils ne rapportent?

Grâce à la comptabilité par projet, il est facile de savoir, en temps réel, d’où viennent les revenus et où sont les centres de coûts. Avec un système de gestion d’entreprise comme Abak, vous pouvez imputer les coûts au bon contrat ou projet. Vous pouvez aussi y attribuer les revenus. Une fois les données disponibles, savoir où les marges de profits sont les plus intéressantes devient un jeu d’enfant.

Lorsque les coûts et les revenus sont associés à un projet, un client, un directeur de compte, un chargé de projet, une ligne d’affaires, ou encore un associé, il devient possible d’analyser la performance de votre entreprise. Par exemple :

  • Est-ce que les marges de profit varient d’un chargé de projet à l’autre? Est-ce la même chose pour les directeurs de comptes? Les associés?
  • Est-il possible d’identifier un type de client avec lequel les marges de profit sont meilleures? Peut-on dégager une tendance pour les types de projet?

Une qu’ils ont en main de l’information de qualité sur la performance de leurs projets, nos clients sont en mesure d’identifier où sont les ingrédients de leur succès financier, et dans quels conditions les contrats n’étaient pas intéressants pour l’entreprise. Ensuite, la question à se poser est avant tout au niveau de la stratégie d’entreprise :

  • Êtes-vous prêts à tolérer de moindres profits sur un type de projet, s’ils attirent d’autres projets plus payants?
  • Êtes-vous prêts à conserver un client peut rentable, s’il offre une grande visibilité pour votre entreprise?

Qu’en pensez-vous? Comment évaluez-vous la rentabilité de vos projets et de vos clients? Écrivez-le dans les commentaires!

Manifeste contre la double saisie de données

Kookaburras1. L’automatisation est pour les machines et non pour les êtres humains

Les machines excellent dans l’art d’automatiser des tâches, comme par exemple celle de transférer des données d’une place à une autre.

2. Gros cerveaux, grandes tâches

Notre cerveau est trop développé pour effectuer des activités aussi  rébarbatives que celle de copier-coller.

3. On ne peut pas se faire confiance

On ne peut pas être infaillible et copier de l’information sans faire d’erreurs de temps à autre.

4. Le temps c’est de l’argent

Les gens devraient travailler sur  des projets qui génèrent des revenus, et non sur des tâches cléricales et répétitives.

 5. Ne pas confondre commode et pratique

La route vers l’enfer du consultant est pavée de chiffriers abandonnés,  de versions corrompues et de courriels perdus.

Il est temps de grandir loin des systèmes manuels. Nos entreprises méritent plus que des erreurs de copier-coller, du temps perdu, et des clients sous-facturés.

Actionnons la puissance du système de gestion de temps de et de facturation que nous méritons.

Vous aimez travailler gratuitement?

free to use image- vintage toy cash register

Dans le domaine des services professionnels, travailler pour rien, c’est un peu comme offrir son produit.  Tout comme les commerçants  s’évertuent à ne pas donner leurs produits, les  consultants professionnels  ont pour objectif de ne surtout pas sous-facturer leurs clients.

On parle de sous-facturation lorsque l’on oublie de garder trace du temps qui est facturable à un client. Si le temps travaillé n’est pas comptabilisé, il ne peut pas être facturé. Et si le temps n’est pas facturé, eh bien nous travaillons gratuitement.

Ceci n’empêche cependant pas que nous devrons payer le salaire des membres de l’équipe dont le travail n’est pas facturé au client.

Comment se produit la sous-facturation? La feuille de temps mensuelle est l’une des causes de ce genre de problème.  Compte tenu du fait qu’en général les projets de consultation sont facturés, ou tout au moins pris en compte sur une base mensuelle, on demande aux employés de remettre leur feuille de temps  une fois par mois. Dans bien des compagnies, on continue à remplir dans Excel  des feuilles de temps qui sont comptabilisées au mois. Qui se souvient sur quelle tâche et pendant combien de temps il y a travaillé  trois semaines auparavant ? Bien qu’il puisse paraître fastidieux de  remplir une feuille de temps quotidiennement ou à la semaine, le bénéfice au long terme est bien évident : les saisies sont  mieux documentées, il y a moins d’oublis, et la facturation voit son volume croître.

Avec le système de gestion de temps et de facturation d’Abak, le lien entre le temps facturable et le temps facturé apparait automatiquement ;  nul besoin de re-saisir l’information, et aucun risque d’erreur de saisie au moment de la facturation.

Facturez-vous sans erreur?

Invoice for Martin M while at school, England 1846

Surtout dans le domaine des services professionnels, la facturation peut devenir compliquée. Chaque client demande un niveau différent de détail, les membres de l’équipe entrent leurs propres feuilles de temps et incluent les notes qui peuvent se retrouver sur la facture. Nous sommes tous humains, et l’erreur est humaine!

Quand des erreurs se glissent dans la facture envoyée au client, il en découle plusieurs problèmes : une facture officielle ne peut être changée : il faut la créditer et la créer à nouveau.

Vous avez besoin d’un processus

Il n’est pas suffisant d’avoir un processus pour facturer. Il est essentiel d’avoir une procédure qui couvre du début à la fin : de la feuille de temps à la livraison des factures.

  1. Les feuilles de temps doivent être approuvées par le chargé de projet ou par le chargé de compte pour ce client. Ceci aide à détecter les erreurs dès le début. Si un membre de l’équipe a accidentellement entré du temps dans le mauvais projet, l’approbateur peut détecter l’erreur et la faire corriger avant qu’elle ne se retrouve sur la facture.
  2. Les factures doivent suivre un format standardisé, qui inclut les informations de contact, les taxes, les conditions de paiement, les numéros de contrat ou de bon de travail, etc. Ceci évite de présenter une apparence non-professionnelle au client en utilisant un cadre stable pour les factures.
  3. Les factures doivent être approuvées afin de pouvoir passer du stade « projet de facture » à celui de facture officielle. L’approbation est généralement effectuée par le chargé de projet ou le chargé de compte pour ce client. C’est la dernière opportunité de trouver des erreurs avant qu’elles ne se retrouvent chez le client.

Ce processus en trois étapes crée une responsabilité pour tous les acteurs dans le processus de facturation : les membres de l’équipe qui entrent leurs feuilles de temps, les chargés de projet et les chargés de compte qui savent ce qui doit et ne doit pas être facturé, et l’équipe d’administration, qui assure uniformité et professionnalisme dans les factures.

12 questions pour choisir un système de gestion de temps et facturation

Tommy Dodgen, age 4, standing by the largest lamp in the world: Tampa, Florida

Avant de commencer la recherche d’un logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, il convient de déterminer un ensemble de critères qui vont définir les fonctionnalités requises et donc vous diriger vers le produit évolutif qui correspond parfaitement à vos attentes.

Outre les spécificités mêmes du logiciel et son prix, d’autres critères de sélection entrent en ligne de compte (ergonomie, capacité évolutive, et service à la clientèle entre autres).

Les critères de sélection peuvent être définis dans la liste de questions suivante :

Les douze questions que vous devez vous poser pour choisir un logiciel de gestion de temps.

  1. Dois-je me limiter à une simple application feuille de temps et compte de dépense ou bien envisager une solution multifonctionnelle plus détaillée ?
  2. Quelle est la fiabilité actuelle de mes saisies de temps et de dépenses ? Comment puis-je contrôler la rentabilité de mes projets ?
  3. Est-ce que le logiciel envisagé permet la création de projets et l’extraction de rapports de contrôle de budget ?
  4. Est-ce que le logiciel permet de créer une architecture de projet détaillée, en phases, sous-phases, activités ?
  5. Puis-je définir des budgets, par activité dans un projet ?
  6. Est-ce que le logiciel me permet de saisir et de différencier des éléments facturables et des éléments non facturables, de différencier le coûtant du vendant ?
  7. Quelle est la souplesse du logiciel en matière de définition de taux (taux unique par projet, par activité, par employé, par période, par fonction ?
  8. Est-ce que le logiciel s’interface avec mon logiciel comptable, avec mon système de paie ?
  9. De quels types de rapports ai-je besoin pour bien piloter mes projets. Est-ce que le logiciel propose ces rapports ?
  10. Est-ce que mes formats de facture peuvent être repris dans le logiciel ?
  11. Quelles sont les perspectives d’évolution de mon logiciel (ajout- retrait de licences, personnalisation de rapports, de facture) ?
  12. Ai-je besoin d’une application Web pour saisir à distance, mon temps et mes dépenses ?

À propos de la facturation par courriel

Another KI Invoice

Je suis tombée sur deux sondages Linkedin intéressants, qui portent sur le moyen privilégié de réception des factures. Bien que les deux sondages montrent une préférence pour la facturation par courriel, il est aussi intéressant de noter l’augmentation de cette préférence en un an seulement.

En 2009, environ un client sur 3 préférait recevoir ses factures par courriel. En 2010, cette proportion a doublé : 70% des répondants disent préférer recevoir leurs factures par courriel. Il est intéressant de noter que le courriel n’a pas gagné de votes aux dépens du papier, mais bien des portails clients et des interfaces bancaires, qui ont grandement diminué.

2010

2009

Courriel 134 70% 86 36%
Papier 38 19.5% 52 22%
Environnement bancaire 19 10% 39 16%
Autre 1 0.5% 62 26%
Répondants 192 240

Le courriel semble être en voie de devenir un canal de communication officiel. Est-ce une bonne chose? Quel est le niveau de fiabilité du courriel? Au-delà de ces question, la réalité demeure que sans le courriel, la facturation est plus lente et occupe plus de ressources.

Qu’en pensez-vous?

Consultez les sondages Linkedin : 2010: http://linkd.in/fEeTu5 2009: http://linkd.in/i31O3Y

Quel ADN a votre facture?

Capital City Dairy Company

Chaque entreprise a sa propre manière de facturer. Dans le domaine du service professionnel, les types de facture son encore plus variées : facturation à prix fixe, temps et matériaux, et même un peu des deux! On peut facturer à la fin du mois pour le travail effectué, facturé lorsqu’un jalon est atteint, ou encore lorsqu’une phase du projet est complétée.

Poussons la réflexion un peu plus loin : la variation se trouve aussi au niveau de la clientèle. Certains clients préfèrent une liste détaillée du travail effectué. D’autres privilégient une facturation simplifiée. Quelque fois, la facturation est même différente d’un contrat à l’autre pour le même client!

Quel cauchemar, qui siphonne du temps à l’administration, la gestion de projet et surtout dans le processus de facturation. De plus, la complexité est garante de l’apparition d’erreurs dans la facturation.

Avec Abak, il est possible de créer des modèles de facture pour chaque façon de facturer dans votre entreprise. Pour chaque projet, vous pouvez décider comment facturer. Le reste, Abak s’en occupe! Vous gagnez du temps lors de la création de vos factures. Pour nos clients, l’implantation d’Abak a réduit le temps requis pour facturer de 60% en moyenne. Ceci signifie qu’un processus de facturation qui demandait une semaine est réduit à deux jours avec Abak.

Pensez à ce que vous pourriez faire avec ce temps!