Dans la série finances intelligentes : 5 pièges des contrats à forfait

mouse trapLes contrats à forfait : on les aime et on les déteste en même temps. Le contrat à forfait n’est pas problématique en soit, cependant s’il n’est pas rédigé correctement, les conséquences peuvent être onéreuses pour l’entreprise. Voici donc 5 pièges à éviter dans les contrats à forfait :

  1. L’info manquante. Il est crucial d’être le plus spécifique possible dans un contrat à forfait. On doit spécifier ce qui est inclus et surtout ce qui ne l’est pas. Par exemple, ceci peut être un nombre d’heures de travail ou encore un nombre de révisions sur un plan. En cas de désaccord, il sera utile d’avoir dressé la liste des items non inclus et que leur prix. Ainsi, on pourra se référer au contrat et le client sera prévenu des coûts potentiels avant le début du projet.
  2. C’est terminé ou pas? Comment est-il décidé que le travail est terminé? Est-ce à la fin des heures de travail? Selon l’acceptation du client? Selon les requis spécifiés dans le contrat? Plus l’on est précis sur les conditions de livraison ou de fermeture du projet, meilleures sont nos chances d’éviter le projet qui ne finit jamais.
  3. Les coûts oubliés. Dans l’élaboration du devis pour un contrat à forfait, on pense facilement au personnel facturable, mais on peut oublier d’autres coûts, comme le temps du personnel administratif, les frais de déplacement, les repas avec le client ou les coûts de soutien technique.
  4. Et après? Les contrats à forfait devraient aussi inclure les coûts du service après la fin du projet. Tout comme les coûts de service à la clientèle sont inclus dans les produits de consommation que nous achetons, les coûts de soutien post-projet devraient aussi être considérés dans les contrats à forfait – à moins qu’ils soient exclus.
  5. L’optimisme. Personne n’aime penser aux problèmes potentiels d’un projet. Pourtant, si ces problèmes se concrétisent, la marge de profit du projet peut disparaître rapidement. Lors de l’estimation des coûts d’un projet, il est préférable d’assumer que des problèmes surgiront durant le projet et que les coûts seront plus élevés que la normale. Ceci permet de créer une marge de manœuvre qui protège la rentabilité du projet.

Et vous? Comment identifiez-vous les pièges des contrats à forfait?

Dans la série finances intelligentes : 3 idées pour arrêter de perdre de l’argent

Sylvia Borken, at the family store, Knox Market, at Knox and Plymouth Avenues in North MinneapolisLa semaine dernière, nous avons discuté des façons dont les entreprises pouvaient perdre de l’argent. Cette semaine, nous nous penchons sur des solutions pour diminuer les coûts ou augmenter les revenus, sans effectuer plus de travail.

  1. Économisez : abandonnez le papier. Comme nous l’avons exploré la semaine dernière, l’envoi d’une facture par la poste coûte environ un dollar. Lorsque vous envoyez vos factures par courriel, vous n’avez aucun papier à imprimer, aucun timbre à acheter ni à attendre que la lettre soit livrée au client. De plus, comme la grande majorité des entreprises a déjà des comptes courriel, il n’y a pas de coût additionnel à envoyer les factures de cette façon.
  2. Augmentez les items facturables : associez les feuilles de temps à la paie. Le défi en entreprise n’est pas nécessairement de savoir ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas, mais plutôt d’obtenir l’information des employés qui effectuent le travail. Un de nos clients a réglé ce problème simplement : les employés sans feuilles de temps ne sont pas inclus dans le traitement de la paie. Même les employés à salaire annuel. Ceci a aidé à obtenir les feuilles de temps de tous les employés avant la date limite de traitement de la paie, et par le fait même les données dans le système Abak pour facturer au client.
  3. Gagnez du temps : automatisez la facturation. Au lieu de créer chaque facture individuellement, les entreprises intelligentes automatisent le processus. Ceci peut être effectué à l’aide de la fonction de fusion et publipostage de Word, ou encore avec un logiciel de facturation comme Abak. Avec Abak, le temps requis pour émettre les factures est diminué au moins de moitié, souvent plus. Ainsi, les clients reçoivent leurs factures plus rapidement, et les entreprises sont payées plus rapidement aussi!

Et vous? Comment faites-vous des économies de temps et d’argent dans votre entreprise?

Dans la série finances intelligentes : 5 façons de perdre de l’argent !

money and savingsPour gérer à profit une entreprise il est aussi important de générer des revenus que de contrôler les coûts. Dans les entreprises de service il est facile, si l’on ne prête pas l’attention requise, de perdre le contrôle des coûts. Voici cinq domaines à considérer qui pourraient avoir un impact considérable sur votre résultat final.

  1. La facturation papier: envoyer une facture papier à un client coûte plus que vous ne le pensez. Sont à prendre en compte: le  prix de revient du papier, l’enveloppe, le timbre, mais aussi le temps  que l’employé consacre à la préparation des factures à envoyer.
    Prenons un exemple de coûts engendrés par 500 factures sur une base annuelle :
    Papier: 5,- $
    Timbres: 0,61$ pièce soit un total de 305,- $
    Enveloppes: 23,- $
    Temps de l’employé: 1 heure par mois à 20,- $ :  240,-$
    Total: 573,- $ par an, pour 500 factures
  2. Éléments facturables non contrôlés: S’ils sont moins visibles, ils ne sont pas moins coûteux. C’est, par exemple le temps passé par le personnel administratif sur le dossier d’un client, le temps  passé par le technicien de support à aider le client à solution un problème, les dépenses engagées à cause du client mais qu’il n’est pas possible de facturer; comme par exemple la visite chez le client d’un technicien et d’un gestionnaire de compte.
    Regardons le coût d’une visite non facturable:
    Temps de déplacement: 2 heures,
    Durée de la rencontre:  3 heures,
    Coût de l’employé: 10 heures total, au coût horaire de 30,-$/heure; soit 300,-$,
    Repas avec le client: 60,-$,
    Kilométrage: 80,-$,
    Total: 440,- $ en frais non facturables 
  3. Éléments facturables non rapportés : Ce sont les éléments facturables que les employés ou les consultants oublient de rapporter. Par exemple un appel de 15 minutes en conduisant, ou ces quelques heures effectuées le soir, chez soi, pour  résoudre le problème d’un client. On oublie fréquemment de saisir ce temps dans nos feuilles de temps. Au tarif de horaire de 120,- $, à raison de deux heures par mois, ces éléments facturables non rapportés représentent un montant annuel de 2 880,- $ de revenu perdu.
  4. Éléments facturables non facturés: Dans ce cas-ci, les heures et les dépenses  ont été saisies par l’équipe, mais pour une raison quelconque,  celles-ci n’ont pas été facturées. Parfois c’est parce que les éléments facturables ont été saisis tardivement, ou tout simplement ont fait l’objet d’un oubli lors de la facturation. Tout comme les facturables non rapportés, les facturables non facturés prennent rapidement de l’ampleur : deux heures par mois d’heures facturables non facturées, à 120,- $ de l’heure, représentent 2 880,- $ par an de revenu perdu.  Sans compter que vous devez payer l’employé pour son travail, ce qui, à un coût horaire de 30,- $ représente un coût additionnel de 720,- $. 
  5. Saisie et facturation manuelles: Bien qu’Excel et Word  soient d’excellents outils de bureau, ils ne sont  pas toujours parfaitement fiables. Saisir temps et dépenses dans Excel, facturer ces saisies dans Excel et générer chaque facture  individuellement dans Word à partir d’Excel ne constitue pas seulement une importante source d’erreurs potentielles, mais requiert aussi beaucoup de temps. En général, nos clients d’Abak passaient deux fois plus de temps à facturer manuellement qu’en utilisant maintenant notre logiciel. Cette économie de temps permet d’augmenter la productivité de votre entreprise, et reporte dans le temps l’embauche de personnel administratif supplémentaire.

Et pour vous, qu’en est-il ? Pouvez-vous voir où se perd l’argent dans votre entreprise ?

Votre entreprise a-t-elle son fil d’ariane?

Quand les gestionnaires d’entreprise prennent contact avec nous, c’est souvent parce qu’ils ont de la difficulté à identifier ce qui va bien et ce qui va moins bien côté affaires.

Voici une vidéo qui explique comment Abak devient le système nerveux central de votre entreprise et vous aide à identifier les opportunités d’affaires qui sont rentables, et celles qui ne le sont pas.

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L’heure facturable : court terme VS long terme

Les consultants
On a souvent l’impression que dans le monde du service professionnel, on récompense le nombre d’heures facturables dans l’année et non les projets livrés.

Qu’est-ce qui est le plus important? Tout dépend de la vision d’entreprise.

Dans le cas d’une vision à court terme, on voudra « étirer la sauce » et facturer le plus d’heures possibles dans un même contrat. Cette pratique peut par contre avoir des effets indésirables : un client mécontent du coût et des délais du projet, qui y pensera peut-être à deux fois avant de redonner un contrat dans notre entreprise.

Si on applique une vision à long terme, on table non seulement sur la rentabilité du projet en cours, mais aussi sur la relation d’affaires avec le client. Si le projet est livré dans des délais et à coût raisonnable, le client considérera faire affaires avec nous à nouveau. Même si le revenu du projet courant est inférieur avec une vision à long terme, le client générera plus de projets et donc plus de revenus. De plus, il est beaucoup moins difficile en temps et en ressources de conserver un client existant que d’en acquérir un nouveau.

Gérer le temps accumulé – aucun mal de tête requis

Santa Claus Giving Treats to Young Women on the Beach: Saint Petersburg, FloridaLe temps accumulé dans un contexte de vacances ou de maladie,  tend à être centralisé au niveau de la gestion des ressources humaines. Lorsqu’un collaborateur souhaite connaitre  le nombre de jours  de maladie ou de vacances qui lui sont disponibles, il doit en faire la demande au service administratif. Lorsque l’équipe est restreinte en effectif, cela ne pose pas de problème, mais ce genre de question peut requérir un temps certain lorsqu’il s’agit de répondre à des dizaines d’employés. Abak  peut gérer les accumulations  de temps  et  donner la réponse aux membres de l’équipe à partir de l’interface feuilles de temps. Non seulement chaque collaborateur peut avoir accès à son cumul de vacances,  mais il  peut obtenir les détails du temps de vacances acquis et utilisé au cours de l’année précédente. Cette application d’usage facile est pratique pour les employés qui veulent gérer leur temps de vacances et leurs jours de maladie, sans pour cela faire intervenir l’équipe administrative. Pas de surprise non plus au moment de la paye, car il est facile pour chacun de savoir s’il a accumulé suffisamment de jours de vacances, par exemple.

La gestion des banques de temps est une fonction standard dans Abak et disponible pour chaque client. Si vous désirez en savoir plus sur la gestion des banques de temps, ou l’implanter au sein de votre organisation, prenez contact avec nous!

Pourquoi garder un client qui n’est pas rentable ?

Pomerene Pour inspirer notre réflexion prenons l’exemple de la gestion de produit.  Supposons que nous développons des widgets.

Serait-il insensé de continuer à développer un  widget si son coût de développement est supérieur au prix auquel nous pouvons le vendre ? Oui bien sûr !

Mais alors pourquoi faisons-nous de même dans le monde de la consultation ?

Il nous arrive d’avoir des clients qui génèrent tant de temps non facturable que ce dernier  absorbe tout le profit du temps facturable. Et pourtant nous gardons ces clients. Pourquoi ? Serait-ce parce que nous ne savons pas que le client nous coûte de l’argent ?

Nous devons  lier nos coûts à nos clients.  Nous devrions au moins noter le temps que nous consacrons à  un client, même si ce temps n’est pas facturable. Ce faisant, à la fin de l’année,  nous serions en mesure de déterminer si les factures envoyées au  client ont couverts nos coûts, y compris celui du temps non facturable.

Si un client consomme beaucoup de temps non facturable en support technique par exemple, alors nous pourrions ajuster le taux facturable qui nous lui appliquerons l’année suivante, et ce afin  de compenser les frais non facturables associés à ce client.

Trop souvent nous ne tenons compte que du travail facturable effectué pour le client. Ceci nous donne une vision tronquée de la rentabilité du client. Si nous  prenons en considération les coûts cachés, tels que le travail non facturable, alors nous  aurons une image plus précise de  la contribution du client au succès de notre entreprise.

Manifeste contre la double saisie de données

Kookaburras1. L’automatisation est pour les machines et non pour les êtres humains

Les machines excellent dans l’art d’automatiser des tâches, comme par exemple celle de transférer des données d’une place à une autre.

2. Gros cerveaux, grandes tâches

Notre cerveau est trop développé pour effectuer des activités aussi  rébarbatives que celle de copier-coller.

3. On ne peut pas se faire confiance

On ne peut pas être infaillible et copier de l’information sans faire d’erreurs de temps à autre.

4. Le temps c’est de l’argent

Les gens devraient travailler sur  des projets qui génèrent des revenus, et non sur des tâches cléricales et répétitives.

 5. Ne pas confondre commode et pratique

La route vers l’enfer du consultant est pavée de chiffriers abandonnés,  de versions corrompues et de courriels perdus.

Il est temps de grandir loin des systèmes manuels. Nos entreprises méritent plus que des erreurs de copier-coller, du temps perdu, et des clients sous-facturés.

Actionnons la puissance du système de gestion de temps de et de facturation que nous méritons.

Vous aimez travailler gratuitement?

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Dans le domaine des services professionnels, travailler pour rien, c’est un peu comme offrir son produit.  Tout comme les commerçants  s’évertuent à ne pas donner leurs produits, les  consultants professionnels  ont pour objectif de ne surtout pas sous-facturer leurs clients.

On parle de sous-facturation lorsque l’on oublie de garder trace du temps qui est facturable à un client. Si le temps travaillé n’est pas comptabilisé, il ne peut pas être facturé. Et si le temps n’est pas facturé, eh bien nous travaillons gratuitement.

Ceci n’empêche cependant pas que nous devrons payer le salaire des membres de l’équipe dont le travail n’est pas facturé au client.

Comment se produit la sous-facturation? La feuille de temps mensuelle est l’une des causes de ce genre de problème.  Compte tenu du fait qu’en général les projets de consultation sont facturés, ou tout au moins pris en compte sur une base mensuelle, on demande aux employés de remettre leur feuille de temps  une fois par mois. Dans bien des compagnies, on continue à remplir dans Excel  des feuilles de temps qui sont comptabilisées au mois. Qui se souvient sur quelle tâche et pendant combien de temps il y a travaillé  trois semaines auparavant ? Bien qu’il puisse paraître fastidieux de  remplir une feuille de temps quotidiennement ou à la semaine, le bénéfice au long terme est bien évident : les saisies sont  mieux documentées, il y a moins d’oublis, et la facturation voit son volume croître.

Avec le système de gestion de temps et de facturation d’Abak, le lien entre le temps facturable et le temps facturé apparait automatiquement ;  nul besoin de re-saisir l’information, et aucun risque d’erreur de saisie au moment de la facturation.