Dans la série finances intelligentes : 3 idées pour arrêter de perdre de l’argent

Sylvia Borken, at the family store, Knox Market, at Knox and Plymouth Avenues in North MinneapolisLa semaine dernière, nous avons discuté des façons dont les entreprises pouvaient perdre de l’argent. Cette semaine, nous nous penchons sur des solutions pour diminuer les coûts ou augmenter les revenus, sans effectuer plus de travail.

  1. Économisez : abandonnez le papier. Comme nous l’avons exploré la semaine dernière, l’envoi d’une facture par la poste coûte environ un dollar. Lorsque vous envoyez vos factures par courriel, vous n’avez aucun papier à imprimer, aucun timbre à acheter ni à attendre que la lettre soit livrée au client. De plus, comme la grande majorité des entreprises a déjà des comptes courriel, il n’y a pas de coût additionnel à envoyer les factures de cette façon.
  2. Augmentez les items facturables : associez les feuilles de temps à la paie. Le défi en entreprise n’est pas nécessairement de savoir ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas, mais plutôt d’obtenir l’information des employés qui effectuent le travail. Un de nos clients a réglé ce problème simplement : les employés sans feuilles de temps ne sont pas inclus dans le traitement de la paie. Même les employés à salaire annuel. Ceci a aidé à obtenir les feuilles de temps de tous les employés avant la date limite de traitement de la paie, et par le fait même les données dans le système Abak pour facturer au client.
  3. Gagnez du temps : automatisez la facturation. Au lieu de créer chaque facture individuellement, les entreprises intelligentes automatisent le processus. Ceci peut être effectué à l’aide de la fonction de fusion et publipostage de Word, ou encore avec un logiciel de facturation comme Abak. Avec Abak, le temps requis pour émettre les factures est diminué au moins de moitié, souvent plus. Ainsi, les clients reçoivent leurs factures plus rapidement, et les entreprises sont payées plus rapidement aussi!

Et vous? Comment faites-vous des économies de temps et d’argent dans votre entreprise?

Vos projets sont-ils rentables ?

Money

Les paiements entrent. Les chèques sont encaisssés. Mais est-ce que les fonds ressortent aussi vite qu’ils sont entrés dans votre entreprise? Encore pire, est-ce que les fonds sortent plus vite qu’ils entrent?

Dans un contexte de haut roulement,  il est facile d’avoir l’illusion de rentabilité lorsqu’on ne compare pas les paiements reçus avec les coûts encourrus.

Il ne faut pas confondre recettes et profits!

Avec une comptabilisation des revenus et dépenses par projet, il est déjà plus facile de savoir quels projets sont rentables, et quels projets sont complétés à perte.

Encore mieux: savoir en cours de projet si nous sommes sur la voie de la rentabilité! En comptabilisant par projet, il est possible de connaître les résultats financiers des projets à chaque mois, que ce soit par le système comptable ou à l’aide d’un logiciel de gestion du temps et de la facturation.

Pas de marge de manoeuvre

Le climat économique actuel ne laisse par de marge de manoeuvre aux entreprises. Il est essentiel de connaître le niveau de rentabilité de nos projets. Ceci permet de prendre une décision éclairée : le projet apporte-t-il une valeur autre qu’économique à l’entreprise? La perte sera-t-elle épongée par un autre projet avec le même client?

L’information c’est le pouvoir

En connaissant la rentabilité de nos projets, nous sommes armés pour prendre action, au lieu d’avoir la surprise en fin d’année !