Dans la série finances intelligentes : 5 façons de perdre de l’argent !

money and savingsPour gérer à profit une entreprise il est aussi important de générer des revenus que de contrôler les coûts. Dans les entreprises de service il est facile, si l’on ne prête pas l’attention requise, de perdre le contrôle des coûts. Voici cinq domaines à considérer qui pourraient avoir un impact considérable sur votre résultat final.

  1. La facturation papier: envoyer une facture papier à un client coûte plus que vous ne le pensez. Sont à prendre en compte: le  prix de revient du papier, l’enveloppe, le timbre, mais aussi le temps  que l’employé consacre à la préparation des factures à envoyer.
    Prenons un exemple de coûts engendrés par 500 factures sur une base annuelle :
    Papier: 5,- $
    Timbres: 0,61$ pièce soit un total de 305,- $
    Enveloppes: 23,- $
    Temps de l’employé: 1 heure par mois à 20,- $ :  240,-$
    Total: 573,- $ par an, pour 500 factures
  2. Éléments facturables non contrôlés: S’ils sont moins visibles, ils ne sont pas moins coûteux. C’est, par exemple le temps passé par le personnel administratif sur le dossier d’un client, le temps  passé par le technicien de support à aider le client à solution un problème, les dépenses engagées à cause du client mais qu’il n’est pas possible de facturer; comme par exemple la visite chez le client d’un technicien et d’un gestionnaire de compte.
    Regardons le coût d’une visite non facturable:
    Temps de déplacement: 2 heures,
    Durée de la rencontre:  3 heures,
    Coût de l’employé: 10 heures total, au coût horaire de 30,-$/heure; soit 300,-$,
    Repas avec le client: 60,-$,
    Kilométrage: 80,-$,
    Total: 440,- $ en frais non facturables 
  3. Éléments facturables non rapportés : Ce sont les éléments facturables que les employés ou les consultants oublient de rapporter. Par exemple un appel de 15 minutes en conduisant, ou ces quelques heures effectuées le soir, chez soi, pour  résoudre le problème d’un client. On oublie fréquemment de saisir ce temps dans nos feuilles de temps. Au tarif de horaire de 120,- $, à raison de deux heures par mois, ces éléments facturables non rapportés représentent un montant annuel de 2 880,- $ de revenu perdu.
  4. Éléments facturables non facturés: Dans ce cas-ci, les heures et les dépenses  ont été saisies par l’équipe, mais pour une raison quelconque,  celles-ci n’ont pas été facturées. Parfois c’est parce que les éléments facturables ont été saisis tardivement, ou tout simplement ont fait l’objet d’un oubli lors de la facturation. Tout comme les facturables non rapportés, les facturables non facturés prennent rapidement de l’ampleur : deux heures par mois d’heures facturables non facturées, à 120,- $ de l’heure, représentent 2 880,- $ par an de revenu perdu.  Sans compter que vous devez payer l’employé pour son travail, ce qui, à un coût horaire de 30,- $ représente un coût additionnel de 720,- $. 
  5. Saisie et facturation manuelles: Bien qu’Excel et Word  soient d’excellents outils de bureau, ils ne sont  pas toujours parfaitement fiables. Saisir temps et dépenses dans Excel, facturer ces saisies dans Excel et générer chaque facture  individuellement dans Word à partir d’Excel ne constitue pas seulement une importante source d’erreurs potentielles, mais requiert aussi beaucoup de temps. En général, nos clients d’Abak passaient deux fois plus de temps à facturer manuellement qu’en utilisant maintenant notre logiciel. Cette économie de temps permet d’augmenter la productivité de votre entreprise, et reporte dans le temps l’embauche de personnel administratif supplémentaire.

Et pour vous, qu’en est-il ? Pouvez-vous voir où se perd l’argent dans votre entreprise ?

Problème avec le transfert de crédits fournisseurs vers QuickBooks

quick books

Nous avons identifié et diagnostiqué un problème relié au transfert comptable vers QuickBooks des crédits fournisseur.

Dans Abak, lorsqu’un crédit fournisseur est entré, les taxes sont calculées automatiquement dans le système, selon les taxes configurées pour ce fournisseur. Lorsque le crédit est transféré vers QuickBooks, l’interface d’import de données de QuickBooks ignore les informations de taxes d’Abak et calcule les taxes automatiquement. Le résultat est un crédit fournisseur qui contient les taxes en double : celles calculées par Abak et celles calculées par QuickBooks. Le crédit fournisseur doit ensuite être corrigé manuellement dans QuickBooks.

Ce problème apparaît seulement dans les cas de crédits fournisseur, et non pour les factures fournisseur. Le problème n’affecte pas les factures client, les crédits client, les factures fournisseur, les dépenses ou tout autre item transféré de Abak vers QuickBooks.

Le problème est causé par un bogue dans le module de transfert des données de QuickBooks, appelé QBFC. Vous pouvez lire les détails techniques (en anglais) dans les forums développeur ici et ici.

Tant que Intuit ne répare pas ce problème dans son module de transfert, il est impossible pour Abak d’éliminer ce problème.

Merci de votre compréhension!

Venez nous rencontrer à Toronto!

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Nous sommes fiers de commanditer le colloque annuel des CGA de l’Ontario, qui se tient demain à Toronto!

L’évènement annuel est le plus important pour le développement professionnel en comptabilité. La conférence 2010 est un évènement à ne pas manquer!

Venez nous serrer la pince!