L’incontournable gestion des processus

Remains of a FestivalDans un souci d’efficacité et d’uniformisation de vos processus administratifs vous avez opté pour un système de gestion de temps et des dépenses, qui vous permet de facturer et de suivre l’évolution de vos projets par le biais de divers rapports financiers. Vous disposez donc d’une structure qui centralise les différentes étapes de votre gestion de projet.

En revanche, le système est tributaire de votre bon vouloir. Il vous incombe donc de gérer les feuilles de temps de vos employés, l’évolution de vos budgets projet par projet, les changements de statut dans tel ou tel projet, les dates de fin de projet… La liste est encore longue.

Abak est un logiciel proactif qui  gère pour vous ces éléments importants et vous tient informé par le biais d’alertes. Le module de gestion électronique des processus vous permet de configurer des alertes dans diverses situations.

Comment ça marche ?

Le principe est simple;  diverses règles d’alerte relatives à des situations déterminées sont  configurées dans Abak et paramétrables (fréquence, description, paramètres de déclenchement). L’administrateur crée des modèles d’alertes personnalisées. Les alertes peuvent être appliquées à un ou plusieurs projets, et  à un plusieurs clients ou employés.  Le déclenchement d’une alerte se traduit par l’envoi d’un courriel aux intéressés.

Quelques types d’alerte :

  • Lorsque l’on atteint un certain pourcentage du budget prévu,
  • Lorsque le statut d’un projet est changé,
  • Lorsque l’on approche de la date de fin prévue pour un projet,
  • Lorsque qu’une feuille de temps est incomplète, etc…

Un exemple d’alerte personnalisée :

Bonjour! Une phase d’un projet est en dépassement de budget :

Projet WLAFL-01F-CONSU – Formation et documentation

Phase 1.1 – Rencontre client. Quantité réelle de la phase: 40h – Budget de la phase : 30 h. 

Attention requise.

Bonne journée! Abak votre sympathique système de gestion d’entreprise

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations sur cette fonctionnalité

Dans la série finances intelligentes : 5 façons de perdre de l’argent !

money and savingsPour gérer à profit une entreprise il est aussi important de générer des revenus que de contrôler les coûts. Dans les entreprises de service il est facile, si l’on ne prête pas l’attention requise, de perdre le contrôle des coûts. Voici cinq domaines à considérer qui pourraient avoir un impact considérable sur votre résultat final.

  1. La facturation papier: envoyer une facture papier à un client coûte plus que vous ne le pensez. Sont à prendre en compte: le  prix de revient du papier, l’enveloppe, le timbre, mais aussi le temps  que l’employé consacre à la préparation des factures à envoyer.
    Prenons un exemple de coûts engendrés par 500 factures sur une base annuelle :
    Papier: 5,- $
    Timbres: 0,61$ pièce soit un total de 305,- $
    Enveloppes: 23,- $
    Temps de l’employé: 1 heure par mois à 20,- $ :  240,-$
    Total: 573,- $ par an, pour 500 factures
  2. Éléments facturables non contrôlés: S’ils sont moins visibles, ils ne sont pas moins coûteux. C’est, par exemple le temps passé par le personnel administratif sur le dossier d’un client, le temps  passé par le technicien de support à aider le client à solution un problème, les dépenses engagées à cause du client mais qu’il n’est pas possible de facturer; comme par exemple la visite chez le client d’un technicien et d’un gestionnaire de compte.
    Regardons le coût d’une visite non facturable:
    Temps de déplacement: 2 heures,
    Durée de la rencontre:  3 heures,
    Coût de l’employé: 10 heures total, au coût horaire de 30,-$/heure; soit 300,-$,
    Repas avec le client: 60,-$,
    Kilométrage: 80,-$,
    Total: 440,- $ en frais non facturables 
  3. Éléments facturables non rapportés : Ce sont les éléments facturables que les employés ou les consultants oublient de rapporter. Par exemple un appel de 15 minutes en conduisant, ou ces quelques heures effectuées le soir, chez soi, pour  résoudre le problème d’un client. On oublie fréquemment de saisir ce temps dans nos feuilles de temps. Au tarif de horaire de 120,- $, à raison de deux heures par mois, ces éléments facturables non rapportés représentent un montant annuel de 2 880,- $ de revenu perdu.
  4. Éléments facturables non facturés: Dans ce cas-ci, les heures et les dépenses  ont été saisies par l’équipe, mais pour une raison quelconque,  celles-ci n’ont pas été facturées. Parfois c’est parce que les éléments facturables ont été saisis tardivement, ou tout simplement ont fait l’objet d’un oubli lors de la facturation. Tout comme les facturables non rapportés, les facturables non facturés prennent rapidement de l’ampleur : deux heures par mois d’heures facturables non facturées, à 120,- $ de l’heure, représentent 2 880,- $ par an de revenu perdu.  Sans compter que vous devez payer l’employé pour son travail, ce qui, à un coût horaire de 30,- $ représente un coût additionnel de 720,- $. 
  5. Saisie et facturation manuelles: Bien qu’Excel et Word  soient d’excellents outils de bureau, ils ne sont  pas toujours parfaitement fiables. Saisir temps et dépenses dans Excel, facturer ces saisies dans Excel et générer chaque facture  individuellement dans Word à partir d’Excel ne constitue pas seulement une importante source d’erreurs potentielles, mais requiert aussi beaucoup de temps. En général, nos clients d’Abak passaient deux fois plus de temps à facturer manuellement qu’en utilisant maintenant notre logiciel. Cette économie de temps permet d’augmenter la productivité de votre entreprise, et reporte dans le temps l’embauche de personnel administratif supplémentaire.

Et pour vous, qu’en est-il ? Pouvez-vous voir où se perd l’argent dans votre entreprise ?

Sur l’intuition : vous avez besoin de gestion de temps et facturation

Learning how to determine latitude by using a sextant is Senta Osoling, student at Polytechnic High School, Los Angeles, Calif. Navigation classes are part of the school's program for training its students for specific contributions to the war effort (LOC

Un client a choisi d’implanter Abak parce que lui et son associé ne s’entendaient pas sur ce qui était le plus rentable pour l’entreprise. Le premier croyait qu’un type de contrat était plus payant, alors que l’autre identifiait une toute autre facette de l’entreprise comme meilleur source de revenus.

Le problème? Les deux basaient leurs conclusions sur leur intuition, leur instinct. Et bien que l’instinct est indispensable en affaires, c’est loin d’être le meilleur guide pour évaluer la performance de notre entreprise. Pourquoi? Parce que notre intuition n’a pas un vision à 360 degrés de l’entreprise. Notre intuition se base seulement sur les données auxquelles nous portons attention.

La myopie des ventes

Du point de vue des ventes, nous nous concentrons sur les contrats signés, ou le montant ventes générées par un client plutôt qu’un autre. Cependant, une fois le contrat en cours d’exécution, il est souvent hors du contrôle des ventes. De notre bureau de développement des affaires, nous ne voyons pas qu’un contrat a finalement généré beaucoup d’heures non-facturables, ce qui fait fondre une marge de profit à la vitesse grand V.

La myopie des chargés de projet

D’un point de vue de gestion de projet, nous voyons comment les projets avancent : les délais pour obtenir les approbations du client, la qualité de la documentation des besoins, la quantité de demandes de changements. Si le projet respecte les délais et les budgets, c’est un succès. Cependant, si le client paie ses factures en 90 jours au lieu de 30, et requiert beaucoup de travail pour gagner un contrat, ses projets pourraient être moins payants qu’il n’y  paraît.

La myopie des administrateurs

Du point de vue de l’administrateur, un bon client est directement relié aux comptes à recevoir. Cependant, la vitesse de paiement d’un client n’est pas toujours signe de profit. Et si le client génère trop de temps non-facturable? Et si les projets du client dépassent constamment les budgets?

Notre intuition est myope

Parce que notre perspective personnelle sur l’entreprise n’est aussi précise que nous nous l’imaginons, nous avons besoin de données.

Maîtrise du budget du projet : suivez-vous le plan?

Apollo 11 Launch

Les entreprises peuvent utiliser leur cible de rentabilité pour bâtir leurs budgets de facturation. Un budget devrait être aussi précis que possible : par phase de projet au minimum, idéalement par activité. En créant un budget détaillé pour un projet, il devient possible de détecter si une partie du projet demande plus de ressources que prévu, avant que le projet entier soit hors contrôle.

La budgétisation détaillée permet aussi de meilleures estimations pour les projets futurs. Par exemple, si l’information des projets passés sur le nombre d’heures de soutien technique requises est disponible pour un type de projet, les prochains devis pour des projets similaires seront plus précis et ces projets seront plus rentables.


 

Budget du Projet A

Activité Budget
Heures     Montant
Travaux en cours
Heures     Montant
Facturé
Heures  Montant
Variance
Heures     Montant
Tenue de livres 60 6000.00 20 2000.00 10 1000.00 30 3000.00
Gestion 40 4000.00 5 500.00 10 1000.00 25 2500.00
Planification des impôts 40 4000.00 0 0.00 10 1000.00 30 3000.00
Formation 20 2000.00 0 0.00 0 0.00 20 2000.00
Soutien technique 10 0.00 15 0.00 0 0.00 (5) 0.00
Total 170 16 000.00 40 2500.00 30 3000.00 100 10 500.00

Avec un budget détaillé comme dans le tableau ci-dessus, nous pouvons voir l’avancement de chaque partie du projet. Il est aussi très facile d’identifier que la tâche non-facturable soutien technique est déjà en dépassement. Nous pourrons prévoir plus d’heures dans le budget du prochain projet et améliorer la rentabilité des projets futurs.

Vos projets sont-ils rentables ?

Money

Les paiements entrent. Les chèques sont encaisssés. Mais est-ce que les fonds ressortent aussi vite qu’ils sont entrés dans votre entreprise? Encore pire, est-ce que les fonds sortent plus vite qu’ils entrent?

Dans un contexte de haut roulement,  il est facile d’avoir l’illusion de rentabilité lorsqu’on ne compare pas les paiements reçus avec les coûts encourrus.

Il ne faut pas confondre recettes et profits!

Avec une comptabilisation des revenus et dépenses par projet, il est déjà plus facile de savoir quels projets sont rentables, et quels projets sont complétés à perte.

Encore mieux: savoir en cours de projet si nous sommes sur la voie de la rentabilité! En comptabilisant par projet, il est possible de connaître les résultats financiers des projets à chaque mois, que ce soit par le système comptable ou à l’aide d’un logiciel de gestion du temps et de la facturation.

Pas de marge de manoeuvre

Le climat économique actuel ne laisse par de marge de manoeuvre aux entreprises. Il est essentiel de connaître le niveau de rentabilité de nos projets. Ceci permet de prendre une décision éclairée : le projet apporte-t-il une valeur autre qu’économique à l’entreprise? La perte sera-t-elle épongée par un autre projet avec le même client?

L’information c’est le pouvoir

En connaissant la rentabilité de nos projets, nous sommes armés pour prendre action, au lieu d’avoir la surprise en fin d’année !