« Comme une grosse entreprise » grâce à Abak360

Les actions parlent plus fort que les paroles, dit-on. Après avoir implanté Abak 360 dans trois entreprises, Daniel Hallé est convaincu de l’efficacité de cette solution québécoise pour la gestion du temps et de la facturation.

« Je suis un gestionnaire de projets et j’ai eu à comparer différentes solutions dans ma carrière, dit-il. J’ai aussi eu à faire des choix technologiques pour d’autres et Abak360 a toujours été une solution privilégiée pour ce qui est des feuilles temps, de la facturation et de l’intégration aux systèmes financiers. »

Daniel Hallé est comptable professionnel agréé (CPA) et comptable en management agréé (CMA). Il est aussi directeur associé en services conseil chez Connexe technologie, une entreprise de Québec spécialisée en implantation, en développement et en services conseil.

 

Opérations manuelles et entrées en double

Arrivé chez Connexe technologie en septembre 2013, Daniel Hallé s’est mis à la tâche pour remplacer la méthodologie de facturation en place. Comme bien des PME, Connexe technologie n’avait pas de système pour les feuilles de temps et la facturation était effectuée à l’aide de fichier Excel.

 

La situation qui prévalait chez Connexe technologie vous semblera familière : avant Abak360, il fallait effectuer de nombreuses opérations manuelles, retranscrire en double les données; pour la facturation, puis pour la comptabilité, etc… Une façon de faire qui, inévitablement, demande du temps et peut être source d’erreurs.

De plus, il n’y avait pas de gestion des comptes de dépenses à proprement parler.

 

Abak360 : automatisation, simplicité et sécurité

Chez Connexe technologie, l’implantation du logiciel Abak360 s’est faite très rapidement et simplement.

« L’implantation est rapide ; c’est une question de jours, souligne Daniel Hallé. Ce qui est plus long, c’est la normalisation de vos codes. Par la suite, l’utilisation du logiciel est très simple et facile. »

Hallé ajoute que le soutien de l’équipe des Logiciels Abak est très efficace : « Le soutien est très bon, que ce soit par retour d’appels ou par courriel. Et nous avons bénéficié d’une assistance constante lors de l’implantation. »

Abak360 a permis d’éliminer la plupart des opérations manuelles et la retranscription en double, notamment pour la comptabilité. Tout est désormais automatisé.

« Les 30 du mois, nous fermons les travaux en cours et nous facturons le soir même, explique Daniel Hallé. Il n’y a aucune perte de temps. »

Il ajoute : « J’ai travaillé pendant 15 ans dans de grands cabinets comptables. Abak fonctionne sous le même principe, mais de façon beaucoup plus rapide, surtout pour les petites entreprises — et même les plus grandes ! »

Abak360 est une solution entièrement hébergée, sur le modèle du « software as a service » (logiciel en tant que service ou SAAS). Cette formule simplifie la vie des clients : plus besoin de faire de mises à jour, parce que celles-ci sont effectuées par Abak. De plus, tout l’historique de la facturation est conservé en ligne, de façon hautement sécuritaire, ce qui rend inutile le recours à de multiples copies de sauvegarde.

 

 Des feuilles de temps jusqu’à l’intégration comptable

Comme elle effectue divers types de mandats, Connexe technologie a recours à différents types de facturations, à l’heure ou à forfait, par exemple.

Abak360 offre la flexibilité requise et permet de gérer le cycle complet des feuilles de temps à la facturation, en intégrant les travaux en cours, et jusqu’à l’intégration comptable. Par ailleurs Abak 360 permet une saisie en ligne des feuilles de temps et comptes de dépense (Abak Web et Abak Mobile pour les téléphones intelligents).

« Nous sommes équipés comme une grosse entreprise ! » conclut Daniel Hallé.

ABAK 360 : la nouvelle version 7.8.

Diverses nouveautés et améliorations figurent dans la nouvelle version 7.8. de Abak 360 qui a été activée en mai. Ces mises à jour ont été principalement apportées à Abak Web, notre application en ligne qui fonctionne avec notre Abak Classique (l’application Windows ) .


Principales nouveautés

Projets de factures : il est maintenant possible, directement à partir de la version Web , de générer des projets de factures sur la base de transactions enregistrées (feuilles de temps et dépenses) .

Facturation en lot : une fois les projets de factures vérifiés et approuvés , les factures peuvent être générées en lots dans Abak Web .

Les factures générées dans Abak Web peuvent être imprimées ou envoyées par courriel en format PDF. En outre, il est possible de joindre un document à la facture (par exemple le détail des transactions facturées).
Tous les types de transactions (temps et dépenses) peuvent désormais être approuvés non seulement dans le module de ressources, mais aussi au niveau du projet.
Prendre des photos de documents avec votre téléphone intelligent (IOS ou Android ) et les joindre à une feuille de temps ou un compte de dépenses est maintenant possible dans Abak Mobile, notre application pour téléphones intelligents.

Améliorations

L’agenda dans Abak Web a été amélioré ainsi que son visuel.

Non seulement il est possible de stocker des documents dans Abak Web , mais l’utilisateur peut aussi les gérer. Par exemple ; on peut compresser en format ZIP les documents qu’il n’est plus pertinent de conserver dans Abak Web, les retirer du module où ils étaient dans Abak et les stocker dans un autre répertoire .

Gestion de documents : possibilité de joindre des documents à une feuille de temps, une phase de projet ou un projet de facture.

Lorsqu’un utilisateur souhaite transférer des transactions d’un projet à un autre, il est maintenant possible de verrouiller la source et le projet cible plutôt que de verrouiller le module de transfert de transactions dans son intégralité.

Deux nouvelles versions améliorées du rapport de liste de transactions ont été insérés à la fois dans Abak classique et Abak Web .

Pour les projets à prix forfaitaire, il est maintenant possible dans Abak classique et Abak Web de permettre la limitation des travaux en cours sur la balance facturable .

Possibilité d’empêcher la saisie de transactions dans Abak Web au-delà d’une date donnée.

L’ancien logo Abak a été remplacé par le nouveau logo de Abak 360 à la fois dans Abak classique et Abak Web

1 Nouveautés – Projet de facturation – transaction facturables

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2 Nouveautés – Facturation en Lots

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3 Nouveautés- approbation par projet

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4 Améliorations – Gestion documentaire

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Cyber Abak octobre 2013

Bonjour à tous !
Nous espérons que  vos vacances ont été agréables.  L’heure est au retour au travail, à la planification du dernier trimestre ou pour certains à la fermeture de l’année au 30 septembre. Au sein d’Abak, l’effervescence bat son plein, et c’est sur les chapeaux de roue que nous nous lançons dans le dernier trimestre 2013. Au programme;  7.7.  la nouvelle version d’Abak, bien entendu, mais aussi beaucoup de nouveautés que nous vous dévoilerons au cours des mois à venir, par le biais des médias sociaux, et qui sont en rapport avec notre rapprochement avec Sirius Conseils. D’ici là nous vous remercions  pour votre fidélité. Bonne lecture !

Abak- Groupe Sirius quelles nouvelles ?

Concours Sirius- Abak

Version 7.7 : quoi de neuf ?

C’est le temps de passer à Abak Web

Abak 7.7 mises à jour

Formation – Les sessions de formation AbaKast

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Fériés

LANCEMENT DU CONCOURS « VOYAGE AVEC LE GROUPE SIRIUS »

Comme vous le savez, Les Logiciels Abak Inc. fait désormais partie du Groupe Sirius Conseils.

A l’occasion du prochain lancement de la nouvelle image du Groupe Sirius, ce dernier organise un concours destiné à ses clients et aux clients d’Abak. Nous vous invitons à prendre connaissance du règlement du concours.

Soyez nombreux à participer !

http://www.siriusconseils.com/_pdf/20130923_SIRIUS_Lancement-Concours-Reglement.pdf

Impartition

Principe

Le principe de base de l’impartition consiste à sous-traiter des activités, notamment des tâches administratives, à une entreprise spécialisée dans ce genre de services. La finalité d’une telle sous-traitance est de libérer le client  de la contrainte d’activités qui si elles sont importantes et impératives, peuvent cependant se révéler comme un frein à la croissance. En effet ces activités demandent une attention régulière, parfois une compétence  dont le client ne dispose pas, et en général ne sont pas lucratives.Impartition

Dans notre domaine professionnel l’impartition s’adresse à deux types de clients :

  • Les petites entreprises : très souvent ces compagnies voient en l’impartition une opportunité de se délester de tâches administratives, et ainsi optimisent leur emploi du temps pour  se consacrer à des actions lucratives. Par ailleurs, il arrive aussi que ces structures ne disposent pas au sein de leur effectif d’une ressource ayant les compétences requises pour effectuer le  travail attendu.
  • Les entreprises de taille moyenne : celles-ci doivent parfois faire face à une situation qui temporairement va  mobiliser une grande partie de leur effectif (obtention d’un gros contrat par exemple). L’embauche de personnel supplémentaire n’étant pas forcément justifiée, les entreprises s’orienteront vers un service d’impartition.

Bénéfices 

Pourquoi faire appel à des services d’impartition ?

Les avantages sont multiples. En voici quelques-uns :

  • Libérer l’entreprise d’activités non lucratives, et répétitives,
  • Permettre au client de se concentrer sur des activités stratégiques,
  • Obtenir un travail de meilleure qualité en le confiant à des spécialistes,
  • Réduction des coûts salariaux,
  • Réaffectation des ressources à des activités clés,
  • Améliorer la compétitivité de l’entreprise en se concentrant les efforts du personnel sur des activités stratégiques,
  • Limiter les investissements en personnel.

Risques

A toute médaille il y a un revers. Il convient donc de prendre en considération les risques inhérents à l’impartition :

  • Il peut y avoir des coûts cachés. C’est pourquoi il est important, lors de la souscription de lister de façon exhaustive les services requis et de connaitre leur coût respectif.
  • Dépendance. Selon le volume de travail confié, le client peut devenir dépendant de son fournisseur et ainsi perdre peu à peu le contrôle de son emploi du temps car il est tributaire de la livraison des services de la firme d’impartition.
  • Certaines compagnies  s’improvisent comme prestataires de services d’impartition. Il peut alors en résulter un travail de qualité médiocre qui va nécessiter un suivi méticuleux. En de telles circonstances tout le bénéfice de l’impartition se perd dans les activités de contrôle.
  • Réputation : le risque de livrer à un tiers le fruit d’un service d’impartition de mauvaise qualité peut nuire à la réputation de la firme cliente.
  • Contrôle – contrôler systématiquement le travail du service d’impartition monopolise un temps précieux  et engendre un surcoût.
  • Très souvent le client transmet des informations confidentielles à la firme d’impartition. Le contrôle de ses informations est donc essentiel.
  • Erreurs. La firme d’impartition peut commettre des erreurs dont les conséquences varient en fonction de la gravité de l’erreur.

Sélection préliminaire

Voici quelques conseils pour sélectionner une firme d’impartition :

  • Le prestataire doit avoir une certaine notoriété dans son domaine et être reconnu comme un spécialiste,
  • La firme d’impartition doit jouir d’une bonne stabilité financière,
  • Références dans le domaine : ne pas hésiter à demander et à vérifier quelques références,
  • Faire signer une entente de confidentialité,
  • Commencer les services d’impartition par une période probatoire,
  • Signer un contrat qui liste l’étendue des services et ses exclusions, ainsi que les tarifs applicables et les termes et conditions de facturation et de paiement,
  • Idéalement s’entendre sur un coût forfaitaire mensuel.

Les Logiciels Abak Inc propose à ses clients des services d’impartition directement liés aux fonctionnalités du logiciel Abak :

  • Préparation des projets dans Abak
  • Facturation
  • Gestion des travaux en cours
  • Rapports
  • Gestion de projet
  • Gestion des budgets
  • Gestion des banques de temps
  • Validation des comptes de dépenses

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Sous-utilisez-vous votre logiciel de gestion de temps et facturation?

Voilà déjà quelques années que vous utilisez un ou plusieurs logiciels de gestion, mais l’utilisez-vous à son plein potentiel?
Répond-t-il toujours à vos attentes, et à vos besoins?frustré

La plupart des logiciels sont généralement mis à jour une ou plusieurs fois par an. Ces mises à jour comportent améliorations et nouvelles fonctionnalités. Le monde du logiciel est en perpétuelle évolution, les versions se suivent, de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mises en service, et parfois, le client utilisateur n’a pas le temps de se familiariser avec ces améliorations et nouveautés et ne peut donc en apprécier les bénéfices.

Dans quels cas seriez-vous confronté(e) à une sous-utilisation du logiciel ?

  • Mouvement de personnel

Dans toute organisation, le personnel en place est appelé, tôt ou tard, à être remplacé.

Une partie de ses connaissances est transmise à son successeur. Cette transmission est souvent imparfaite, incomplète, voire erronée. Il en est de même pour la ou les personnes qui utilisent le logiciel de gestion de temps et de facturation et qui se succèdent au sein d’une entreprise. De fil en aiguille il est normal que la qualité et le volume du savoir transmis diminuent drastiquement, ce qui influe sur le bon usage du logiciel. Il serait d’ailleurs judicieux de rédiger un  manuel de procédures afin de conserver ces connaissances.

  • Logiciel non mis à jour

Fréquemment les clients ont tendance à oublier de mettre leur logiciel à jour. La plupart des logiciels proposent une ou plusieurs mises à jour par an. Chaque mise à jour comprend améliorations et nouveautés. Par conséquent, le client, très souvent n’utilise pas le logiciel à sa pleine capacité, se privant ainsi de précieuses et utiles fonctionnalités.

  • Besoin de formation complémentaire

Bien souvent le client qui maintient son logiciel à jour va partiellement utiliser les nouvelles  fonctionnalités, sans toutefois recourir à une  formation complémentaire. Le risque réside dans le fait que les nouvelles fonctionnalités seront mal utilisées ou partiellement.

  • Évolution normale de l’entreprise

Toute entreprise est appelée à croître et par conséquent ses besoins vont évoluer. Très souvent bon nombre de ces besoins en matière de gestion de temps, facturation et gestion financière de projet requièrent un outil aux fonctionnalités évolutives. Cependant le client continue à se servir du logiciel comme il le faisait des années auparavant se privant ainsi de nombreux avantages que procurent le logiciel de gestion en évoluant.

Il est donc recommandé, en parallèle des mises à niveau régulières du logiciel de gestion de temps-facturation et gestion de coût de projet, de faire le point à l’interne et de valider les éléments suivants :

  • Mon personnel connait-il bien ses outils de gestion?
  • Mes logiciels sont-ils à jour?
  • Aurions-nous besoin de rafraichir nos connaissances du logiciel voire de suivre une formation complémentaire?
  • Le logiciel de gestion répond-t-il toujours à nos besoins croissants?
  • Disposons-nous d’un manuel personnalisé de procédures à jour afin de conserver nos connaissances

Un état des lieux mené conjointement avec votre fournisseur de logiciel est préconisé.

Réticence au changement, un frein majeur pour les entreprises

Les types de changements

Tout changement qui intervient dans l’écosystème de l’entreprise va engendrer des réactions diverses. On distingue, entre autres, deux types principaux de changements :

–       Des changements technologiques : par exemple on introduit un nouveau mode de production dans la manufacture, ou un nouvel outil de gestion informatique.

–       Des changements en ce qui concerne les devoirs et obligations des employés.MH900198749

Dans certains cas  le changement portera non seulement sur la composante technologique mais aussi sur les ressources humaines. C’est le cas bien connu de l’implantation d’un nouveau logiciel qui va modifier les processus de gestion, mais aussi les habitudes et devoirs des employés. L’instauration d’un système de gestion de temps et de facturation, comme le logiciel Abak en est un exemple parfait.

 

Les réactions possibles

Le changement apporté aura un impact certain sur le mode de fonctionnement de l’entreprise et il va aussi générer des réactions fort diverses au sein de l’effectif. Ces réactions sont de deux ordres :

–       Des réactions positives : le changement a ses partisans. Il est perçu comme une innovation progressiste qui, sur le moyen ou long terme, se veut fructueuse (gain de temps, standardisation de la saisie de l’information, amélioration du processus de facturation, gestion optimisée des projets, etc…) Généralement les cadres et le personnel de direction se montrent favorables à ces changements.

–       Des réactions de réticence : les employés vont devoir remplir leurs feuilles de temps, leurs comptes de dépense, régulièrement et ce de façon uniformisée. Qui plus est le logiciel générera des rappels automatisés lorsque les feuilles de temps ne sont pas complétées à une date précise. Quelles vont être les réactions des employées ?

. L’instauration de cet outil, est un moyen plus ou moins caché de contrôle renforcé de l’emploi du temps des employés.

. Il en résulte une ‘surcharge’ de travail car les feuilles de temps devront être remplies de manière assidue.

. L’employé devra détailler ses activités et non plus les déclarer de façon succincte.

. La mise en place d’un tel système peut être vue comme un manque de confiance de la hiérarchie envers ses subordonnés.

 

Alors que faire ?

Avant d’implanter le logiciel de gestion de temps, dépenses, facturation et gestion de coût de projet, il est recommandé de ‘prendre le pouls’ de l’équipe. On informe le personnel de ce qui s’en vient, et cette information s’effectue dans un contexte de concertation.

Par exemple on organise une ou plusieurs réunions qui mettront l’accent sur :

–       Les problématiques actuelles récurrentes. Par exemple: difficulté de gérer les banques de temps, sous-facturation, perte de temps précieux;  autant de facteurs qui affectent la bonne marche de l’entreprise et sa compétitivité.

–       L’exemple de compagnies qui ont optimisé leurs processus par la mise en place de nouveaux outils de gestion.

–       Le souhait de la direction de faciliter le travail de chacun dans un cadre organisé, fonctionnel et efficace.

La finalité est d’inviter les employés à réfléchir sur la façon d’améliorer la situation actuelle, et de présenter la solution envisagée comme un outil au service de chacun dont l’usage aura pour effet de de simplifier le quotidien administratif, d’optimiser la gestion de la facturation, des projets, et des banques de temps des employés. Gain de temps,  standardisation, facilité, optimisation sont autant de mots clés qui vont contribuer à l’acceptation générale du nouveau logiciel.

Cyber Abak mars 2013 – Le printemps s’en vient

C’est toujours l’effervescence chez Abak. L’hiver nous a apporté de nombreux nouveaux clients, le programme de formation est chargé, et notre équipe de développement ne ménage pas ses efforts en vue du lancement de la nouvelle version 7.7 fin juin 2013, version qui sera  majoritairement axée sur Abak Web.
Bonne lecture!

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Abakast 103 – Facturation de base !

L’important est de facturer.

Apprenez à générer rapidement et facilement divers mode de facturation

 Comment facturer avec Abak lorsque l’on n’est pas un utilisateur chevronné

19 mars 2013
13h30 – 15h30
Seulement 99 $

Familiarisez-vous avec les bases de la facturation:
– passez de la feuille de temps à une facture officielle en quelques secondes
– Facturation à l’heure
– Facturation à taux fixe
– Transactions manuelles

Inscrivez-vous maintenant !

Synergie Abak-Sirius Conseils

Ne manquez pas  de voir ou revoir  l’émission ‘Question d’argent’ diffusée le 9 novembre 2012 sur Canal Argent.

Benoit Godbout, président de Sirius Conseils Inc. nous parle de la synergie Abak-Sirius, et des avantages que cette union aura pour les clients.

En effet, en bonifiant son offre de produits, Sirius accroit sa gamme de services auprès de sa clientèle. Il en est de même pour les Logiciels Abak Inc. dont l’horizon s’élargit considérablement à la composante ‘gestion de projet’.

Cliquez ici pour visionner l’entrevue