L’importance de la Gestion Budgétaire

Il existe de nombreuses façons de gérer un projet au sein d’une entreprise; mais comment pouvons-nous gérer ce projet au mieux? Une gestion de projets pragmatique prend en considération les trois exigences suivantes :

I. Livré selon les termes de l’échéancier – Le temps : Il est très important de définir les différentes étapes d’un projet car celles-ci peuvent être identifiées selon leur nature spécifique ou bien leur séquence temporelle. On procédera à l’élaboration d’un échéancier au sein duquel seront identifiées les étapes phares du projet. Dans un souci de gestion réaliste, on prévoira une réserve de temps pour parer aux impondérables.

II. Selon les spécifications : Les spécifications définissent avec précision la nature et l’amplitude des livrables. Généralement, ces spécifications sont détaillées dans un cahier des charges. Les considérations techniques d’un projet peuvent être une façon d’y définir ses étapes, mais nous n’aborderons pas cette méthode dans cet article.

III. En adéquation avec le budget préalablement établi : Le budget est un élément clé de la préparation d’un projet car du respect de ce budget pourront se dégager les marges bénéficiaires attendues. Celui-ci devrait logiquement être identifié par quantités (heures ou dépenses) mais aussi par montants.

Dans un monde idéal, la gestion de projet devrait combiner à la fois les échéanciers et le budget. Par contre, il peut parfois arriver qu’un budget soit équilibré en quantité mais ne le soit pas en montant, comme dans l’exemple suivant :

Pour un projet XY, nous avons prévu 100 heures à 100$. À ce jour, nous avons utilisé 50 heures de ce budget, ce qui représente un revenu de 5000$. Pour ce même projet, nous avons prévu 5000$ de dépenses et avons engagé 8000$ en frais. Par conséquent, si notre budget est équilibré au niveau des heures, il ne l’est en revanche plus en ce qui concerne les dépenses.

Projet XY

Par conséquent, l’approche budgétaire par projet démontre l’importance d’avoir une phase d’ajustement (gestion des demandes de changement) lors de la planification des étapes du projet. Celle-ci permet de prévoir l’apparition d’impondérables qui pourraient possiblement avoir une certaine influence sur le bon déroulement du projet. En prévoyant une phase de demande de changement, on peut ainsi se réorienter suite à la venue d’événements imprévisibles tout en respectant l’échéancier mis en place.

Un outil tel qu’Abak 360 devient donc un incontournable en matière de gestion budgétaire puisque les multiples caractéristiques de cette solution vous permettent de contrôler tous les aspects de la gestion de vos projets. Vous pourrez même optimiser votre gestion budgétaire en couplant Abak 360 au logiciel Efficient 360 qui optimise la gestion des projets et améliore la productivité des équipes de projets.

Contactez-nous pour de plus amples détails!

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