Comment sélectionner son logiciel de gestion de temps et de facturation

Si vous effectuez une recherche sur le web en quête d’un système de gestion de temps, vous constaterez qu’il existe une multitude de solutions. Laquelle d’entre elles serait adaptée à vos besoins en plus de s’inscrire dans votre cadre budgétaire? Voilà des questions qu’il convient de se poser.

Au-delà des considérations liées à la situation géographique du fournisseur, sa réputation, la qualité de son service et au caractère évolutif de sa solution, il est important de définir le contexte de nos besoins. On peut regrouper les besoins éventuels en trois grands groupes :

Gestion du temps

  • Le temps que je souhaite gérer est-il facturable, non facturable, ou bien suis-je en présence d’une combinaison des deux?
  • Dois-je gérer des dépenses?
  • Dois-je gérer du temps dans le cadre d’un projet?
  • Dois-je gérer les banques de temps de mes employés (temps régulier, temps supplémentaire, vacances, maladie, fériés, etc.)?

Facturation et gestion financière

  • Mon processus actuel de facturation est-il adapté à mes besoins?
  • Souhaité-je optimiser mon processus de facturation et ainsi en réduire le temps?
  • Mon processus actuel de gestion des travaux en cours est-il adapté à mes besoins?
  • Mon système actuel de gestion permet-il un suivi adéquat de mes budgets?

Gestion de projet

  • Ai-je à ma disposition un outil qui permet de calculer adéquatement des budgets de projets et de les gérer?
  • Dois-je assigner mes ressources aux projets?
  • Dois-je gérer des budgets en parallèle d’échéanciers?
  • Dois-je gérer la documentation projet?

Si mes besoins se limitent à la simple gestion de temps, il est alors recommandé d’opter pour une solution modulaire qui propose un logiciel à la carte. Mon choix se limiterait alors au module de saisie de temps. Il conviendra de vérifier si l’option sélectionnée permet de :

  • Différencier les transactions facturables (temps et dépenses) de celles qui ne le sont pas
  • Idéalement de saisir les transactions dans un cadre de projet
  • D’intégrer au besoin la gestion des banques de temps des employés
  • Saisir les transactions exportables en fichier Excel

Si mes transactions sont facturables, mon choix s’orientera vers une solution qui combine à la fois gestion de temps et facturation. Pourquoi ?

Tout simplement car dans ce cas-ci, le module de saisie et le module de facturation étant sur la même plateforme logicielle, les erreurs de transfert (comme par exemple ne pas facturer le bon client, ne pas facturer le bon projet, des erreurs de transfert de taux, de sous-facturation ou de surfacturation) disparaissent. Le processus de facturation et de gestion des travaux en cours est alors optimisé.

Il est particulièrement important de valider que la solution envisagée puissent communiquer avec le logiciel comptable pour lui transférer les transactions facturées.

Si mes projets facturables doivent être gérés de façon détaillée, il convient alors de se diriger vers une solution qui combine  gestion de temps, facturation et gestion de projets. L’avantage évident résultera en l’utilisation d’une plateforme logicielle polyvalente qui facilitera à la fois le travail du gestionnaire de projet et celui du directeur des finances car le logiciel permettra une gestion organisationnelle (gestion en phases, gestion budgétaire, échéancier, notes, documents, assignations etc.) combinée à une gestion financière.

Abak360 propose une solution modulaire adaptée à vos besoins. De la simple saisie de temps à l’intégration avec de logiciels de gestion de projet, bâtissez votre logiciel à la carte.

Consultez-nous !

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