Comment sélectionner son logiciel de gestion de temps et de facturation

Si vous effectuez une recherche sur le web en quête d’un système de gestion de temps, vous constaterez qu’il existe une multitude de solutions. Laquelle d’entre elles serait adaptée à vos besoins en plus de s’inscrire dans votre cadre budgétaire? Voilà des questions qu’il convient de se poser.

Au-delà des considérations liées à la situation géographique du fournisseur, sa réputation, la qualité de son service et au caractère évolutif de sa solution, il est important de définir le contexte de nos besoins. On peut regrouper les besoins éventuels en trois grands groupes :

Gestion du temps

  • Le temps que je souhaite gérer est-il facturable, non facturable, ou bien suis-je en présence d’une combinaison des deux?
  • Dois-je gérer des dépenses?
  • Dois-je gérer du temps dans le cadre d’un projet?
  • Dois-je gérer les banques de temps de mes employés (temps régulier, temps supplémentaire, vacances, maladie, fériés, etc.)?

Facturation et gestion financière

  • Mon processus actuel de facturation est-il adapté à mes besoins?
  • Souhaité-je optimiser mon processus de facturation et ainsi en réduire le temps?
  • Mon processus actuel de gestion des travaux en cours est-il adapté à mes besoins?
  • Mon système actuel de gestion permet-il un suivi adéquat de mes budgets?

Gestion de projet

  • Ai-je à ma disposition un outil qui permet de calculer adéquatement des budgets de projets et de les gérer?
  • Dois-je assigner mes ressources aux projets?
  • Dois-je gérer des budgets en parallèle d’échéanciers?
  • Dois-je gérer la documentation projet?

Si mes besoins se limitent à la simple gestion de temps, il est alors recommandé d’opter pour une solution modulaire qui propose un logiciel à la carte. Mon choix se limiterait alors au module de saisie de temps. Il conviendra de vérifier si l’option sélectionnée permet de :

  • Différencier les transactions facturables (temps et dépenses) de celles qui ne le sont pas
  • Idéalement de saisir les transactions dans un cadre de projet
  • D’intégrer au besoin la gestion des banques de temps des employés
  • Saisir les transactions exportables en fichier Excel

Si mes transactions sont facturables, mon choix s’orientera vers une solution qui combine à la fois gestion de temps et facturation. Pourquoi ?

Tout simplement car dans ce cas-ci, le module de saisie et le module de facturation étant sur la même plateforme logicielle, les erreurs de transfert (comme par exemple ne pas facturer le bon client, ne pas facturer le bon projet, des erreurs de transfert de taux, de sous-facturation ou de surfacturation) disparaissent. Le processus de facturation et de gestion des travaux en cours est alors optimisé.

Il est particulièrement important de valider que la solution envisagée puissent communiquer avec le logiciel comptable pour lui transférer les transactions facturées.

Si mes projets facturables doivent être gérés de façon détaillée, il convient alors de se diriger vers une solution qui combine  gestion de temps, facturation et gestion de projets. L’avantage évident résultera en l’utilisation d’une plateforme logicielle polyvalente qui facilitera à la fois le travail du gestionnaire de projet et celui du directeur des finances car le logiciel permettra une gestion organisationnelle (gestion en phases, gestion budgétaire, échéancier, notes, documents, assignations etc.) combinée à une gestion financière.

Abak360 propose une solution modulaire adaptée à vos besoins. De la simple saisie de temps à l’intégration avec de logiciels de gestion de projet, bâtissez votre logiciel à la carte.

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La gestion de projet comporte de nombreux risques qu’il convient d’estimer et de limiter pour une gestion réaliste, adaptée et sécuritaire. Les logiciels de gestion de projet, au-delà de leurs fonctionnalités, constituent des outils précieux de gestion de risques.

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GESTION BUDGÉTAIRE

Comme pour les échéanciers, la gestion budgétaire requiert des calculs précis et des prévisions réalistes. Il est important de prendre tous les aspects du projet en compte pour déterminer un budget rationnel qui incorpore des facteurs de risque afin d’éviter un débordement financier.

La gestion de budget par projet est primordiale, car il peut survenir des imprévus qui modifient la ligne directrice initialement donnée au budget. Voilà pourquoi il est important de toujours prévoir un poste dans le budget pour couvrir en partie d’éventuels impondérables et de s’assurer du respect des montants attribués aux différentes étapes du projet, idéalement avec un outil de gestion financière tel qu’Abak 360.

GESTION DE LA FACTURATION

La facturation constitue une étape de première importance pour le gestionnaire de projet, notamment pour les projets de services professionnels, car l’heure est l’unité facturable. C’est pourquoi, compte tenu des types de projets (à taux horaire, au forfait, au pourcentage d’avancement) et du type de taux facturable applicable (par employé, par fonction, par activité ou autre), il est important que le système de facturation soit « connecté » au logiciel de gestion de temps. Ainsi on élimine tout risque de sur- ou de sous-facturation et d’erreur de taux pouvant survenir lors de transfert de données d’un système à un autre. Abak 360 combine à la fois des fonctions de saisie de transactions et un module de facturation.

GESTION DES ÉCHÉANCIERS

Se laisser emporter par l’optimisme au moment de planifier un échéancier pour faire plaisir au client peut s’avérer fatal lors de la livraison du projet. L’incapacité de répondre aux attentes précédemment créées risque d’engendrer une baisse ou perte de confiance chez le client. En perfectionnant l’art de la gestion de projet, vous réussirez à concilier les tâches de chaque projet et les ressources disponibles et ainsi déterminer un « WBS* » réaliste. Les outils EPM Cloud 360 et Efficient 360 deviennent alors des incontournables.
*Work Breakdown Structure

ÉQUIPE PROJET SOUS-ÉQUIPÉE

Bien souvent, le succès ou l’échec d’un projet est attribué aux changements qui ont lieu après son lancement. Force est donc de constater que l’absence d’un système de gestion permettant le suivi et l’approbation des changements s’affiche comme l’artisan de problématiques qui impactent le projet au niveau :

  • du délai de livraison;
  • du prix;
  • des spécifications requises.

Éliminez ces problématiques avec Efficient 360.

GESTION DES CHANGEMENTS

Dans la vie d’un projet, des changements interviennent fréquemment et ces derniers ont un impact à divers niveaux : spécifications, délais, budgets, etc. Il est important de garder l’équipe informée en tout temps des changements qui peuvent survenir en cours de projet. Pour une gestion saine et cohérente des projets et des demandes de changement, il convient de disposer d’un outil spécifique tel qu’Efficient 360 qui garantit une vision globale de l’historique du projet.

GESTION DE CAPACITÉ

Bien des gestionnaires de projet pensent qu’ils peuvent en faire plus en démarrant plusieurs projets en même temps; en réalité, cette méthode est contreproductive. L’approche multitâche ralentit les employés, disperse la notion de priorité et engendre des retards pouvant ultimement affecter plusieurs sphères de l’entreprise. Pour limiter ces pertes de productivité, il est recommandé de réduire le nombre de projets simultanés et de mettre en place un système de gestion de capacité qui permet de piloter la capacité de la compagnie à entreprendre de nouveaux projets. Abak 360 et EPM Cloud 360 sont les outils idéaux pour accomplir un tel objectif.

AFFECTATIONS ET RÔLES

Certains projets subissent les problématiques engendrées par l’affectation erronée d’employés à des rôles qui ne leur conviennent pas. Utiliser des outils qui nous aident à affecter nos employés aux rôles adéquats permet une gestion organisée, pragmatique et adaptée au niveau de complexité du projet. Les logiciels Abak 360 et EPM Cloud 360 sauront répondre à cette demande.

GESTION DES COMPÉTENCES

Il arrive trop fréquemment qu’un chargé de projet soit assigné à un projet seulement parce qu’il est disponible, et non parce qu’il est qualifié pour cette mission spécifique. Cette méthode de sélection peut engendrer divers problèmes au sein du projet puisqu’un chargé de projet inexpérimenté – ou n’ayant pas les compétences requises en la circonstance – peut ultimement mettre le projet en péril. Ce type de problématique peut être évité grâce à Skillmap 360.

MOTIVATION ET CENTRALISATION DE L’INFORMATION

Il est possible qu’un projet subisse des retards importants ou échoue à cause d’un manque d’implication des intervenants. Il arrive que les gestionnaires de projet n’aient pas été assez clairs quant au rôle de chacun, qu’ils n’aient pas assez mis l’emphase sur les risques, les enjeux, la chaîne de communication et la documentation projet ou bien qu’ils n’aient tout simplement pas insufflé un sentiment d’urgence alors que le projet le requérait. Pour plus de détails sur l’élimination de telles problématiques, consultez la page du logiciel Efficient 360.

MANQUE DE FLEXIBILITÉ

Il peut être difficile de déroger des étapes minutieusement programmées dans le plan de projet. Il est cependant fortement recommandé d’allouer de la place aux suggestions et à la nouvelle information pouvant se dévoiler en cours de route. Prenez un peu de recul par rapport à votre plan de projet : en ayant une vue d’ensemble et en révisant la situation actuelle, vous pourrez ainsi améliorer la qualité du travail qu’il reste à accomplir et ouvrir la porte à de nouvelles possibilités. La gestion de vos projets sera optimisée en utilisant une combinaison des logiciels EPM Cloud 360, Efficient 360 et Abak 360.

MÉTHODOLOGIE

Un problème fréquent en gestion de projet est de ne pas avoir d’outil de mesure pour calibrer les enjeux. Comprendre les facteurs qui conduisent un projet vers le succès assure la satisfaction de tous ceux qui y prennent part. Il est important de recourir à des outils de gestion de temps, d’affectation, d’échéancier, de capacité, de facturation, de planification et de gestion de changements, le tout en conformité avec les normes ISO et en ayant les personnes qualifiées à notre disposition.