L’importance de suivre ses projets : les travaux en cours

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Ce qu’on appelle les travaux en cours constituent un rapport contenant la liste des heures et des dépenses facturables qui n’ont pas encore été facturées. Le rapport de travaux en cours est généralement exprimé en dollars.

Dans une usine, les travaux en cours correspondent aux items produits et livrés mais qui n’ont pas encore été facturés. Dans le milieu des services professionnels, notre produit est le temps des membres de l’équipe. Voilà pourquoi les travaux en cours correspondent aux heures facturables non facturées.

Dans ce milieu, les travaux en cours sont directement reliés aux revenus potentiels pour le mois courant. Il est essentiel de connaître le potentiel de facturation de notre période courante.

Comme nous ne vivons pas dans un monde parfait, une heure facturable n’est pas nécessairement facturée; les entreprises peuvent décider de ne pas facturer certains items. Avec un rapport de travaux en cours (TEC) efficace, il est facile et rapide de décider ce qui sera facturé au client ou non.

À mesure que les heures et les dépenses sont facturées au client, ces items disparaissent de la liste des travaux en cours. Généralement, lorsqu’un cycle de facturation est terminé, la liste des travaux en cours devrait être vide (ou presque).

Avec un système automatisé et intégré tel qu’Abak 360, les entreprises n’ont pas besoin de bâtir la liste des travaux en cours ni de la vider manuellement. Lorsque les employés entrent des heures et des dépenses facturables, ces items apparaissent automatiquement dans le rapport des travaux en cours. Lorsque la facturation est complétée, les items facturés sont aussi automatiquement retirés du rapport!

Suivre la progression des projets n’a jamais été aussi facile qu’avec Abak 360!

Les principes de base de la budgétisation d’un projet détaillé

Le contexte du blogue ne permettant pas la diffusion d’un document lourdement détaillé, la finalité de cet article est de donner quelques lignes directrices quant à l’exercice délicat qu’est la détermination d’un budget.

Le projet s’inscrit-il dans une série de projets déjà livrés ? Si tel est le cas, l’historique des projets similaires livrés constitue une source de références particulièrement intéressante. Par exemple : je dois réaliser une étude afin d’automatiser la chaîne de montage d’un producteur de conserves alimentaires, domaine que je connais bien puisque j’ai livré de nombreux projets dans ce secteur industriel. Dans cette optique, les post-mortem offrent de l’information utile quant aux risques pouvant subvenir pendant le futur projet, et par conséquent permettent une approche budgétaire réaliste.

Le client est-il existant ? Le connait-on bien ? L’historique des relations permet de mieux cerner le contexte du projet à venir, de mettre en évidence les points potentiellement épineux et de définir les ressources et l’infrastructure organisationnelle requises pour mener à bien le projet.

À défaut, il conviendra d’intégrer le facteur de risque dans le calcul du budget en prévoyant une majoration des estimations du temps requis et des dépenses attendues. Par exemple : mon entreprise de conseil en gestion environnementale qui travaille habituellement sur l’assainissement de sols en milieu rural se voit confier un projet d’assainissement de zone portuaire.
La prochaine étape visera donc à lister dans le détail l’intégralité des tâches qui vont constituer les activités à mener pour livrer le projet.

Une fois ces tâches listées, nous assignerons, en fonction de l’expérience et des qualifications professionnelles, nos ressources. Par exemple : on assignera plutôt un technicien qu’un ingénieur, ou un ingénieur junior plutôt qu’un sénior pour effectuer une tâche de moindre importance afin de limiter notre coûtant.

Ensuite, pour chacune des tâches, nous estimerons le temps requis en tenant compte d’éventuels aléas et impondérables (majoration sur taux ou heures additionnelles), de même que les dépenses envisageables (incluant les éventuels sous-contractants).

Les tâches, si elles sont multiples, seront ensuite regroupées pour constituer une architecture de projet en phases. Celles-ci pourront ensuite être divisées en sous-phases et nous pourrons éventuellement continuer à les décliner en sous-phases. Un budget sera calculé pour chacune des composantes du projet.

Le budget, ainsi réalisé, se présente comme un ensemble de sous-budgets élaborés dans le détail; chaque phase ou activité est en quelque sorte un sous-projet.

De cette façon, le contrôle du budget d’un projet ainsi morcelé sera optimisé et permettra un suivi quasi en temps réel. Un logiciel de gestion de projet intégrant la gestion financière tel qu’Abak 360 est par conséquent particulièrement recommandé pour l’élaboration de budgets et de leur suivi.