6 bonnes raisons de sortir vos feuilles de temps des chiffriers

Les chiffriers sont une invention géniale; ils permettent de présenter beaucoup d’information de manière efficace et de construire des graphiques ainsi que bien d’autres représentations de données (si vous connaissez les formules). Encore mieux : comme nous avons tous un logiciel de chiffrier (pour la plupart, Excel), il est facile d’envoyer cette information à quelqu’un d’autre.

Pourtant, les chiffriers sont un cauchemar en puissance

Pourquoi? Parce que nous nous attendons à ce que les chiffriers se comportent comme des bases de données centralisées avec mises à jour et gestion automatiques. Malheureusement, c’est loin d’être le cas!

Voici 6 raisons de ne pas entrer vos feuilles de temps dans un chiffrier :

  1. Les chiffriers ne communiquent pas les changements au quartier général. Vous avez fait une mise à jour? Une correction? À moins que vous vous souveniez d’en informer l’administration, le changement demeure exclusivement dans votre chiffrier.
  2. Un nombre interminable de versions. L’envoi de courriels rend les chiffriers encore plus problématiques. Une première version est envoyée, corrigée par un membre de l’équipe puis ré-envoyée à toute l’équipe. Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs corrections, on ne fait que se perdre dans toutes ces versions du même fichier!
  3. Les chiffriers ne sont pas connectés. À moins d’être équipé de connaissances avancées en programmation Excel, ce qui est entré dans le chiffrier reste dans le chiffrier. Plusieurs membres d’une même équipe ne peuvent entrer leur temps dans le même chiffrier en même temps. Ceci crée une multitude de fichiers qui doivent ensuite être reconstitués par l’administration.
  4. Faire une facture n’est pas une sinécure. L’information des feuilles de temps de l’équipe doit être copiée et collée dans la facture, ce qui ralentit le processus et introduit un risque d’erreurs élevé.
  5. Consolidation? Comment l’information circule-t-elle des feuilles de temps vers les factures, les comptes à recevoir et la paie? Avec un chiffrier, tout doit être fait manuellement. Connaissez-vous meilleure façon d’augmenter le risque d’erreurs?
  6. L’oubli est humain. Ça peut arriver à tout le monde. Nous oublions l’appel de service facturable que nous avons pris dans la voiture. Nous oublions le repas d’affaires de la semaine dernière. C’est normal. Avec les chiffriers, ces erreurs ne se retrouvent pas sur la facture du client, et l’entreprise perd des revenus.

Il est temps pour nos systèmes de gestion de se parler

Nous vivons dans un monde de modernité. Nous possédons la technologie pour faire passer l’information automatiquement d’un système à l’autre. Pourquoi le faire manuellement? Un système aussi avancé qu’Abak 360 vous permet d’éliminer les risques encourus par l’utilisation de plusieurs solutions différentes. Avec Abak, vous entrez vos feuilles de temps au même endroit que vos factures, vos comptes à recevoir et vos paies. La gestion de vos feuilles de temps n’aura jamais été aussi simple!

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