Temps facturable : combien valez-vous?

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Le choix d’un taux horaire facturable est souvent une affaire délicate : si le taux horaire est trop élevé, nous pourrions perdre des clients. Si le taux horaire est trop bas, nous risquons de ne pas faire nos frais.

L’importante décision du taux horaire est souvent basée sur les standards de l’industrie, nos emplois précédents ou la compétition présente dans le milieu. Alors que ces sources d’informations peuvent s’avérer utiles pour évaluer nos prix, elles ne représentent pas nécessairement les meilleurs facteurs pour bâtir la liste de prix.

Voici deux questions à considérer avant de choisir un taux horaire :

  1. Quel est le niveau de revenus nécessaire? Commencez par déterminer vos coûts tels que les bureaux, les dépenses administratives, les salaires, etc. Ensuite, ajoutez votre profit avant impôts; ce montant représente une estimation des revenus que vous devez faire à chaque année. En connaissant vos coûts, vous serez en mesure d’établir vos revenus minimaux, c’est-à-dire le taux facturable minimal pour vos services.
  2. Combien d’heures pouvez-vous facturer? Il est naïf d’assumer que 100% du temps travaillé est facturable. Les années précédentes peuvent offrir un bon estimé du nombre d’heures facturables pour une personne ou pour l’organisation.

Les revenus nécessaires

Une fois que les besoins en revenus et en productivité sont connus, nous pouvons diviser les uns par les autres et ainsi obtenir notre taux horaire facturable. Par exemple, supposons que nous avons les coûts suivants :

  • Une équipe de 10 employés représentant une masse salariale de 500 000$ par année;
  • Des frais de bureau et d’administration de 60 000$.

Ajoutons ensuite des profits de 15% avant impôts, soit 98 823$.

Nos revenus devraient donc atteindre au moins 560 000$ par année afin d’éviter les pertes financières et 658 823$ afin d’atteindre notre objectif de profits.

Maintenant, examinons notre productivité :

  • Notre équipe de 10 personnes inclut 7 consultants pouvant produire du travail facturable;
  • Nous estimons que nos consultants factureront environ 70% de leur temps, soit 28 heures par semaine, par consultant;
  • Nous estimons que chaque consultant travaillera environ 48 semaines par année, laissant 4 semaines pour les vacances, les jours fériés et les autres types d’absence.

Notre productivité égale donc à :

7 consultants

x 48 semaines

x 28 heures facturables par semaine

= 9408 heures facturables par année.

Que devrait être notre taux horaire facturable?

Pour atteindre notre objectif de profitabilité, nous devons facturer :

658 823$ / 9408 heures = 70.03 $ par heure

Pour éviter les pertes, nous devons facturer :

560 000$ / 9408 heures = 59.52 $ par heure

Est-ce réaliste?

Une fois que nous avons les chiffres en main, il revient donc à l’entreprise d’évaluer si ces taux horaires sont réalistes.

  • Est-ce que les taux sont semblables à ce qu’on retrouve dans l’industrie ?
  • Ces taux sont-ils plus élevés ou plus bas que nos compétiteurs ?
  • Que se passe-t-il si notre proportion d’heures facturables passe à 60% ?
  • Que se passe-t-il si nos dépenses augmentent ? Si l’un de nos consultants quitte son emploi en milieu de projet ?

L’économie actuelle nous rappelle l’importance d’espérer le meilleur tout en prévoyant le pire.

Le temps est le produit, la rentabilité est l’objectif

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Dans l’univers des produits, les gestionnaires d’entreprise ont l’habitude d’utiliser des mesures de performance telles que la rentabilité par ligne de produits, les revenus de ventes estimés ou bien le seuil de rentabilité. Les mêmes mesures existent dans les entreprises de services professionnels alors que celles-ci utilisent le temps (et le temps facturable) comme produit et les ressources comme lignes de produits.

Comme nous pouvons voir dans le tableau ci-dessous, les mesures sont les mêmes; seuls les noms changent.

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Vos projets sont-ils rentables ?

Les paiements entrent, les chèques sont encaissés mais les fonds ne ressortent-ils pas aussi vite qu’ils ont été comptabilisés dans la caisse de l’entreprise? Par ailleurs, qu’en est-il de la rentabilité et des marges de profit? Quels sont les outils à votre disposition pour mesurer ces informations financières indispensables à votre entreprise?

Dans un contexte de mouvements d’argent fréquents, il est facile d’avoir l’illusion de rentabilité lorsqu’on ne compare pas adéquatement les revenus aux coûts encourus.

Ne pas confondre recettes et profits

Avec une comptabilisation des revenus et des dépenses par projet, il est déjà plus aisé de déterminer quels sont les projets rentables et ceux qui sont livrés à perte. L’outil idéal devrait proposer des indicateurs de gestion permettant d’afficher en temps réel la situation budgétaire, la profitabilité sur projet ainsi que des indices de rentabilité calculés selon divers paramètres. En comptabilisant par projet, il est possible de connaître à tout moment les résultats financiers des projets avec un outil qui combine la gestion financière et la gestion de projet.

Pour ce faire, il convient de budgéter l’intégralité des dépenses et des heures requises tout en appliquant un coefficient de sécurité sur les quantités – à la fois sur les dépenses que sur les heures.

En ce qui concerne les heures, on prendra en compte un coûtant majoré qui fait intervenir à la fois les coûts réels de l’intervenant et les coûts d’exploitation calculés au prorata de chaque ressource.

Pas de marge de manœuvre

Le climat économique actuel ne laisse pas de marge de manœuvre aux entreprises. Il est donc primordial de connaître le niveau de rentabilité de nos projets. Ceci permet de prendre une décision éclairée : le projet apporte-t-il une valeur autre qu’économique à l’entreprise? La perte sera-t-elle épongée par un autre projet avec le même client?

L’information

En connaissant à tout moment la rentabilité de nos projets, nous pouvons faire des choix d’entreprise pragmatiques et fondés. Le logiciel Abak 360 permet une comptabilisation sans faille des revenus et des dépenses par projet. Ainsi, les résultats financiers de chacun de vos projets n’auront aucun secret pour vous. Tranquillité d’esprit assurée!

Contactez-nous pour de plus amples informations!

ventes@abaksoftware.com

6 bonnes raisons de sortir vos feuilles de temps des chiffriers

Les chiffriers sont une invention géniale; ils permettent de présenter beaucoup d’information de manière efficace et de construire des graphiques ainsi que bien d’autres représentations de données (si vous connaissez les formules). Encore mieux : comme nous avons tous un logiciel de chiffrier (pour la plupart, Excel), il est facile d’envoyer cette information à quelqu’un d’autre.

Pourtant, les chiffriers sont un cauchemar en puissance

Pourquoi? Parce que nous nous attendons à ce que les chiffriers se comportent comme des bases de données centralisées avec mises à jour et gestion automatiques. Malheureusement, c’est loin d’être le cas!

Voici 6 raisons de ne pas entrer vos feuilles de temps dans un chiffrier :

  1. Les chiffriers ne communiquent pas les changements au quartier général. Vous avez fait une mise à jour? Une correction? À moins que vous vous souveniez d’en informer l’administration, le changement demeure exclusivement dans votre chiffrier.
  2. Un nombre interminable de versions. L’envoi de courriels rend les chiffriers encore plus problématiques. Une première version est envoyée, corrigée par un membre de l’équipe puis ré-envoyée à toute l’équipe. Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs corrections, on ne fait que se perdre dans toutes ces versions du même fichier!
  3. Les chiffriers ne sont pas connectés. À moins d’être équipé de connaissances avancées en programmation Excel, ce qui est entré dans le chiffrier reste dans le chiffrier. Plusieurs membres d’une même équipe ne peuvent entrer leur temps dans le même chiffrier en même temps. Ceci crée une multitude de fichiers qui doivent ensuite être reconstitués par l’administration.
  4. Faire une facture n’est pas une sinécure. L’information des feuilles de temps de l’équipe doit être copiée et collée dans la facture, ce qui ralentit le processus et introduit un risque d’erreurs élevé.
  5. Consolidation? Comment l’information circule-t-elle des feuilles de temps vers les factures, les comptes à recevoir et la paie? Avec un chiffrier, tout doit être fait manuellement. Connaissez-vous meilleure façon d’augmenter le risque d’erreurs?
  6. L’oubli est humain. Ça peut arriver à tout le monde. Nous oublions l’appel de service facturable que nous avons pris dans la voiture. Nous oublions le repas d’affaires de la semaine dernière. C’est normal. Avec les chiffriers, ces erreurs ne se retrouvent pas sur la facture du client, et l’entreprise perd des revenus.

Il est temps pour nos systèmes de gestion de se parler

Nous vivons dans un monde de modernité. Nous possédons la technologie pour faire passer l’information automatiquement d’un système à l’autre. Pourquoi le faire manuellement? Un système aussi avancé qu’Abak 360 vous permet d’éliminer les risques encourus par l’utilisation de plusieurs solutions différentes. Avec Abak, vous entrez vos feuilles de temps au même endroit que vos factures, vos comptes à recevoir et vos paies. La gestion de vos feuilles de temps n’aura jamais été aussi simple!

Pour ou contre les frais d’exploitation dans les projets?

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Il y a deux écoles de pensée dans l’imputation des coûts de projets :

  • Imputer uniquement les coûts directs dans les projets, et utiliser dans un deuxième temps la marge brute des projets pour couvrir les frais d’exploitation. Ceci permet de dégager le profit net de façon globale.
  • Imputer tous les frais d’exploitation aux projets, et dégager le profit net directement sur chaque projet.

Comment ça fonctionne?

Calculer le profit net globalement

Lorsqu’on impute uniquement les coûts directs aux projets, les profits qui en découlent sont des profits bruts. C’est normal, puisque les frais d’exploitation ne sont pas encore déduits.

À la fin du projet, je calcule la marge brute de mon projet :

  1. J’ai facturé 50 000$
  2. Les coûts directs du projet, incluant les heures travaillées, les factures fournisseurs et les sous-traitants, totalisent 23 000$
  3. Ma marge brute est donc de 27 000$

En accumulant ces marges brutes pour chaque projet, je crée une réserve pour imputer mes frais d’exploitation. À la fin du trimestre, par exemple, je peux calculer mes frais d’exploitation et dégager mon profit net pour la période.

  1. J’ai accumulé 103 000$ de marge brute sur mes projets durant le trimestre.
  2. J’ai encouru 60 000$ de frais d’exploitation.
  3. Mon profit net est donc de 43 000$.

Imputer les frais d’exploitation aux projets

Les coûts directs des projets sont faciles à imputer : les factures fournisseurs, comptes de dépenses et coûts des sous-traitants sont déjà attribués à un projet lors de leur saisie dans Abak. C’est dans les frais d’exploitation où ça se complique : comment décider la proportion des frais à attribuer à chaque projet, quand on parle de loyer, du personnel administratif, ou encore l’achat de matériel informatique?

La méthode la plus simple consiste à appliquer un supplément au coût horaire des ressources. Par exemple :

  1. Mes frais d’exploitation sont de 100 000$ par année. Ceci inclut tous les frais non-imputés à des projets.
  2. J’ai 10 employés qui travaillent en moyenne 2 000 heures par année sur des projets.
  3. Mon total d’heures travaillées par année est donc de 20 000 heures.
  4. Je peux simplement diviser mes frais d’exploitation par le nombre d’heures travaillées, donc 100 000$ / 20 000 heures = 5$

Je vais donc ajouter 5$ au coût horaire de mes employés qui travaillent sur les projets. Si j’ai un employé qui a un coût horaire de 32$, incluant son salaire et ses avantages sociaux, je vais donc utiliser un coût horaire incluant les frais d’exploitation de 37$. Je peux faire ceci directement dans le champ du coût horaire de mon employé, ou ne configurant une majoration de 5$ dans sa fonction.

Avec ce coût horaire ajusté, je suis en mesure d’inclure mes frais d’exploitation dans mes projets. Normalement le coût horaire des frais d’exploitation peut être calculé à chaque année par votre service comptable.

À la fin du projet, je peux calculer mon profit net facilement :

  1. J’ai facturé 50 000$ pour mon projet.
  2. Mes coûts, incluant le surplus horaire pour les frais d’exploitation, sont de 37 000$
  3. Mon profit net pour le projet est donc de 13 000$.

Le pour et le contre

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