8 étapes pour sélectionner son outil de gestion de projets

StockfreshDecisionsLe choix d’un logiciel de gestion de projet ne s’improvise pas; il est primordial d’adopter une démarche structurée qui vous guidera vers le choix le plus approprié. Nous recommandons une méthodologie identifiant les principales étapes qui permettent d’éviter de sélectionner un produit qui ne répond pas à vos attentes.

Vos besoins évoluent dans le temps et il est crucial de tenir compte de cet aspect lors de votre sélection.

Voici les huit principales étapes pour la sélection d’un logiciel de gestion de projets. Vous devez :

  1. Définir vos besoins ;
  2. Établir un cahier d’évaluation des logiciels ;
  3. Identifier des fournisseurs de logiciel ;
  4. Faire remplir le cahier des charges par chacun des fournisseurs présélectionnés ;
  5. Demander une démonstration à trois fournisseurs potentiels ;
  6. Réclamer un essai gratuit de 30 jours ;
  7. Demander des références ;
  8. Finaliser la sélection du fournisseur : négociation tarifaire et contractuelle.

1 – Définir vos besoins

Cette étape primordiale est malheureusement souvent minimisée ou exécutée à la hâte. C’est pourquoi nous recommandons que vous rencontriez les différentes personnes pouvant être impliquées en gestion de projet, que vous réunissiez les documents généralement utilisés et que vous présentiez les différentes façons de faire que vous préconisez. En outre, cette étape permettra de valider si votre méthodologie au sein de l’organisation est uniforme et, le cas échéant, le logiciel nouvellement choisi permettra alors l’uniformatisation de vos processus. Par ailleurs, nous vous recommandons également de comparer votre façon de faire au standard du PMI.

2 – Établir un cahier d’évaluation des logiciels

Une fois vos besoins clarifiés, il convient d’évaluer de façon précise les fonctionnalités de l’outil ou des outils susceptibles d’y répondre au mieux tout en s’intégrant dans votre environnement actuel.

Dites-vous que l’outil « parfait » n’existe pas. Cependant, le marché abonde de solutions de bonne qualité avec des fonctionnalités qui devraient pouvoir répondre adéquatement à votre demande.

Il est important d’élaborer une grille de critères fonctionnels et techniques précise. Cette grille facilitera le travail de sélection des outils proposés par les fournisseurs potentiels. Catégorisez vos besoins en trois catégories : E= Essentiel, I= Important, S= Souhaitable. Réalisez-la en prenant soin d’impliquer les collaborateurs-clés et les futurs utilisateurs de l’outil.

3 – Identifier des fournisseurs de logiciel

Une recherche sur le web permettra d’identifier rapidement les solutions les plus populaires. Nous recommandons de limiter la transmission de votre cahier des charges à 3 ou 4 fournisseurs potentiels car l’évaluation peut demander un certain temps. Idéalement, lorsque possible, les fournisseurs potentiels devraient se trouver dans votre bassin géographique (même fuseau horaire, même langue, même culture d’entreprise en matière de support et de service après-vente).

4 – Faire remplir le cahier des charges

Il est important de transmettre votre cahier des charges aux fournisseurs sélectionnés, de leur demander de le remplir et de vous le retourner dans un délai maximum d’un mois.

5 – Sélectionner trois fournisseurs potentiels et demander une démonstration

Vous devrez ensuite sélectionner les fournisseurs potentiels qui sont le plus en adéquation avec votre cahier des charges et leur demander une démonstration. Si possible, il est recommandé de transmettre un scénario de projet afin que les fournisseurs préparent une démonstration personnalisée pour les besoins de votre entreprise.

6 – Demander un essai gratuit de 30 jours

Afin de vous familiariser avec l’interface, nous recommandons que vous demandiez un essai gratuit d’au moins 30 jours.

7 – Demander des références

Demandez au moins trois références de clients qui œuvrent dans votre domaine d’activité et contactez-les pour connaître leur avis sur le produit ainsi que sur la qualité du service après ventes.

8 – Sélectionner le fournisseur

À l’issue de la sélection du fournisseur choisi, finalisez la négociation tarifaire et contractuelle et demandez le plan d’implantation ainsi que le plan de cours. Tentez d’évaluer le temps d’implantation et le temps requis par vos ressources.

Merci et bonne chance dans la sélection de votre logiciel ! Entretemps, nous vous invitons à visiter notre site internet www.siriuslogiciels.com afin de découvrir nos différents produits de gestion de projet, gestion temps et facturation, gestion des compétences, gestion des processus et normes ISO.

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