La gestion documentaire : un atout en gestion de projet!

Il fut une époque pas si lointaine où les classeurs métalliques lourdement chargés de dossiers constituaient pour les entreprises l’unique opportunité de conservation et de classement de documents. Ce temps est en passe d’être révolu et le papier est remplacé de façon fréquente par le format électronique qui est plus pratique, moins encombrant et facile à envoyer à de multiples destinataires.

La conservation et le classement des documents en format électronique s’effectuent sur des répertoires localisés sur le disque de l’ordinateur, dans les courriels, sur serveur ou en mode nuagique. Si ce mode d’archivage est plutôt pratique et se prête bien à la gestion d’une bibliothèque virtuelle, il n’en demeure pas moins vrai que certaines limitations apparaissent bien vite. Nous y reviendrons un peu plus loin.

La demande créant l’offre, de nouveaux outils et concepts sont rapidement apparus sur le marché.

En effet, des termes comme Gestion Électronique de Documents et Gestion de Contenu (plus connue sous le terme anglais Enterprise Content Management- ECM) sont désormais d’actualité. Il existe un grand nombre de systèmes de gestion documentaire.

Regroupés sous l’appellation « Gestion de contenu », ils répondent à des besoins très diversifiés. Citons-en quelques-uns :

  • La gestion documentaire proprement dite;
  • La gestion du contenu Web (WCM Web Content Management);
  • La gestion de documents multimédias (DAM (Digital Asset Management));
  • La gestion des archives;
  • La gestion des courriels;
  • L’analyse de contenu des documents numériques (en anglais Content Analytics ou Content Analysis).

La finalité consiste en une gestion du contenu de nombreux documents non structurés afin d’en extraire les tendances et l’essence. Et bien d’autres…

Quels sont les avantages de la gestion documentaire ?

Utiliser un système de gestion documentaire présente de nombreux avantages, mais encore faut-il que la solution soit intégrée au sein d’une plateforme logicielle rassemblant les différents modules requis pour une gestion de projet adaptée et efficace! En effet, nombreuses sont les organisations qui sont dotées d’une multitude d’outils de gestion :

  • Gestion du temps;
  • Gestion budgétaire;
  • Gestion des livrables;
  • Gestion des changements;
  • Gestion des travaux en cours et de la facturation;
  • Gestion des banques de temps;
  • Gestion des documents;
  • Etc.

La problématique qui se pose ne se situe pas au niveau des outils à proprement parlé, mais dans le fait que ces systèmes ne communiquent pas entre eux. Dès lors, le bénéfice de ces solutions se dissout dans le temps nécessaire pour faire transiter les informations d’un logiciel à l’autre avec tous les risques d’erreurs et d’oubli que cette opération comporte.

Idéalement, l’outil de gestion documentaire doit être disponible sur une plateforme logicielle polyvalente sur laquelle le chargé de projet, sans avoir à recourir à plusieurs logiciels, a accès sans délai à tous les éléments constitutifs du projet :

  • Budget;
  • Architecture de projet;
  • Affectations des ressources;
  • Suivi de la disponibilité des ressources;
  • Transactions (feuilles de temps, dépenses);
  • Gestion des factures fournisseurs;
  • Facturation;
  • Rapports financiers;
  • Notes sur projet;
  • Documents liés au projet.

Les bénéfices directs sont le gain de temps et la centralisation de l’information.

Le logiciel Abak comprend depuis peu un module de gestion documentaire. Il est ainsi possible pour l’utilisateur de centraliser toute la documentation relative à un projet directement dans le dossier projet (reçus, photos, plans et tout autre type de documents). L’employé qui saisit son temps et ses dépenses a aussi la possibilité de joindre électroniquement ses reçus au compte de dépense.

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter.

Abak : Un logiciel de gestion de temps et de dépenses pour les projets R&D

S’il est vrai que les crédits d’impôt sur les projets R&D constituent des sources financières non négligeables et qu’ils contribuent à la croissance de votre compagnie, la préparation des dossiers de demandes de crédit s’apparente souvent à un véritable parcours du combattant tant au niveau administratif qu’organisationnel.

Ces problématiques vous sont-elles familières?

Perméabilité entre différents projets : comment saisir le temps effectué dans le bon projet? Il arrive fréquemment que divers projets R&D soient menés de front et qu’ils concernent des domaines connexes. Dès lors, à moins de disposer d’un outil de gestion adapté, la saisie du temps peut devenir aléatoire et affecter la crédibilité du dossier de demande de crédit R&D.

Élaborez vos projets dans Abak 360 – dupliquez-les au besoin pour chaque nouveau projet R&D – assignez les employés au projet. Les saisies de données sont réalistes et entrées dans le bon projet par les employés qui y sont affectés. Rapide et efficace !

Saisie de temps non standardisée : chacun saisit son temps sur le projet selon sa méthode et ne le fait pas toujours de manière assidue ! En l’absence d’une plateforme de saisie uniforme utilisée par tous, les méthodologies de saisie de temps et de dépenses varient en fonction des individus, de leur assiduité et de leur souci du détail.

Dans Abak 360, vous pouvez créer les types d’activités et de dépenses qui vous sont nécessaires. En listant ces tâches et ces types de dépenses dans votre projet, vous pouvez l’organiser en phases et sous-phases. Tous les employés affectés au projet auront accès au même choix de tâches et de dépenses.

Corréler temps et documentation : les dossiers de demandes de crédit d’impôt requièrent une documentation solide et complète en lien avec les projets et le temps qui leur a été consacrés. Dans la majeure partie des cas, ces documents et justificatifs ne sont pas directement en corrélation avec les informations relatives aux dépenses engagées.

Abak 360 comprend un module de gestion documentaire qui permet le stockage par projet de documents en formats électroniques. La centralisation des informations relatives au projet, y compris sa documentation, génère une précieuse économie de temps.

Oublis et erreurs quant aux heures saisies dans les projets R&D : une réalité trop fréquente !

Abak 360 permet de pallier à ce genre d’erreurs. Il est recommandé, dans certains cas, de distinguer des phases de projet et de détailler ces phases, ces activités ainsi que leurs types de dépenses. En outre, en assignant les employés au projet, le risque d’erreurs et d’oublis de saisie est alors limité. Par ailleurs, il est possible de paramétrer des alertes qui sont activées automatiquement lorsque le projet a atteint une situation problématique (au regard du budget ou des quantités prévues, par exemple).

Gestion détaillée des dépenses engagées et de leurs justificatifs

Dans l’architecture du projet bâti dans Abak 360, on inclut une ou plusieurs phase(s) de dépenses qui détaille(nt) les différents types de dépenses engagées. Idéalement les reçus et factures doivent être scannés et conservés dans le dossier du projet.

En somme

La constitution des dossiers de demandes de crédit d’impôt R&D nécessite beaucoup de temps. L’information est dispersée sur divers supports. Par son effet de standardisation, de centralisation et d’uniformisation de l’information, Abak 360 génère un gain de temps particulièrement précieux et par conséquent un remboursement et un retour sur l’investissement est rapide. Terminé le « rush » de dernière heure pour poster en heure et en temps les demandes de crédit d’impôt !

De bons outils pour une bonne équipe !

Nous vivons dans un monde régi par une compétition galopante.

Pour obtenir des contrats et décrocher des projets, il ne suffit plus d’avoir une belle réputation et de s’appuyer sur le succès de ses réalisations ; il convient avant tout de réunir les éléments de l’équation de la réussite :

Qualité du produit ou du service + Réputation & références + Prix et délais optimisés + Organisation pragmatique = Obtention du projet

L’accent doit donc être mis sur la justesse du prix et sur la précision de l’organisation du projet d’où découle un délai de réalisation satisfaisant pour le prospect.

À un stade préliminaire (celui de la soumission), il est donc important de disposer de méthodologies permettant de calculer le prix d’un projet. Ce prix doit donc être compétitif et générer des profits substantiels pour l’entreprise.

Dans cette optique, un logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet constitue un outil incontournable ; son efficacité s’inscrit dans un cadre de continuité selon une suite logique d’actions :

  1. Architecture du projet
  2. Préparation de la soumission
  3. Budgets
  4. Gestion du temps des temps
  5. Suivi du coût de projet
  6. Facturation

Au stade préliminaire, le chargé de projet peut définir les phases constitutives de son projet et extrapoler au sein de ces phases les sous-ensembles que sont les sous-phases et les activités prévues en cours de projet.

Ainsi, il est possible de prévoir différents niveaux de compétences et de leur attribuer des tâches variées, et par conséquent effectuer des choix de responsabilités en fonction des compétences de chacun des membres de l’équipe.

De cette façon, l’optimisation du prix des honoraires de chacun sera possible. Par exemple, une visite de chantier sera moins coûteuse que la rédaction d’un rapport technique ; l’élaboration d’un plan de bâtiment ou l’analyse d’échantillons seront plus onéreuses que des réunions d’information ou du travail administratif lié au projet. Un choix judicieux à ce niveau visera à optimiser la compétitivité de l’offre.

Non seulement le logiciel permet de morceler le projet en autant de phases, sous-phases et activités permettant de mieux cerner les besoins du client, l’enjeu du projet, ses risques, et surtout sa durée de réalisation, mais il va surtout permettre de planifier dans le détail les activités requises, les coûts et la définition des marges bénéficiaires (par conséquent les prix) en tenant compte des impératif de compétitivité. Plus le projet sera divisé en phases, sous-phases et activités spécifiques, plus il sera facile d’étudier et de déterminer les meilleurs prix et les délais de réalisation les plus réalistes.

Travailler selon cette méthode permet non seulement de se positionner par rapports à la compétition, mais aussi de gagner un temps précieux lors de l’obtention du projet car la majeure partie du travail d’organisation et de budgétisation est alors déjà effectuée.

Pas de double saisie d’information requise : vous n’avez qu’à continuer à travailler dans Abak et faire le suivi de votre projet et de son coût en temps réel jusqu’à l’aboutissement de ce dernier. L’expérience acquise lors des revues post-mortem permettra de juger du choix opportun de tel ou tel type de projet en fonction des gains finaux, mais ça c’est une autre histoire…

8 étapes pour sélectionner son outil de gestion de projets

StockfreshDecisionsLe choix d’un logiciel de gestion de projet ne s’improvise pas; il est primordial d’adopter une démarche structurée qui vous guidera vers le choix le plus approprié. Nous recommandons une méthodologie identifiant les principales étapes qui permettent d’éviter de sélectionner un produit qui ne répond pas à vos attentes.

Vos besoins évoluent dans le temps et il est crucial de tenir compte de cet aspect lors de votre sélection.

Voici les huit principales étapes pour la sélection d’un logiciel de gestion de projets. Vous devez :

  1. Définir vos besoins ;
  2. Établir un cahier d’évaluation des logiciels ;
  3. Identifier des fournisseurs de logiciel ;
  4. Faire remplir le cahier des charges par chacun des fournisseurs présélectionnés ;
  5. Demander une démonstration à trois fournisseurs potentiels ;
  6. Réclamer un essai gratuit de 30 jours ;
  7. Demander des références ;
  8. Finaliser la sélection du fournisseur : négociation tarifaire et contractuelle.

1 – Définir vos besoins

Cette étape primordiale est malheureusement souvent minimisée ou exécutée à la hâte. C’est pourquoi nous recommandons que vous rencontriez les différentes personnes pouvant être impliquées en gestion de projet, que vous réunissiez les documents généralement utilisés et que vous présentiez les différentes façons de faire que vous préconisez. En outre, cette étape permettra de valider si votre méthodologie au sein de l’organisation est uniforme et, le cas échéant, le logiciel nouvellement choisi permettra alors l’uniformatisation de vos processus. Par ailleurs, nous vous recommandons également de comparer votre façon de faire au standard du PMI.

2 – Établir un cahier d’évaluation des logiciels

Une fois vos besoins clarifiés, il convient d’évaluer de façon précise les fonctionnalités de l’outil ou des outils susceptibles d’y répondre au mieux tout en s’intégrant dans votre environnement actuel.

Dites-vous que l’outil « parfait » n’existe pas. Cependant, le marché abonde de solutions de bonne qualité avec des fonctionnalités qui devraient pouvoir répondre adéquatement à votre demande.

Il est important d’élaborer une grille de critères fonctionnels et techniques précise. Cette grille facilitera le travail de sélection des outils proposés par les fournisseurs potentiels. Catégorisez vos besoins en trois catégories : E= Essentiel, I= Important, S= Souhaitable. Réalisez-la en prenant soin d’impliquer les collaborateurs-clés et les futurs utilisateurs de l’outil.

3 – Identifier des fournisseurs de logiciel

Une recherche sur le web permettra d’identifier rapidement les solutions les plus populaires. Nous recommandons de limiter la transmission de votre cahier des charges à 3 ou 4 fournisseurs potentiels car l’évaluation peut demander un certain temps. Idéalement, lorsque possible, les fournisseurs potentiels devraient se trouver dans votre bassin géographique (même fuseau horaire, même langue, même culture d’entreprise en matière de support et de service après-vente).

4 – Faire remplir le cahier des charges

Il est important de transmettre votre cahier des charges aux fournisseurs sélectionnés, de leur demander de le remplir et de vous le retourner dans un délai maximum d’un mois.

5 – Sélectionner trois fournisseurs potentiels et demander une démonstration

Vous devrez ensuite sélectionner les fournisseurs potentiels qui sont le plus en adéquation avec votre cahier des charges et leur demander une démonstration. Si possible, il est recommandé de transmettre un scénario de projet afin que les fournisseurs préparent une démonstration personnalisée pour les besoins de votre entreprise.

6 – Demander un essai gratuit de 30 jours

Afin de vous familiariser avec l’interface, nous recommandons que vous demandiez un essai gratuit d’au moins 30 jours.

7 – Demander des références

Demandez au moins trois références de clients qui œuvrent dans votre domaine d’activité et contactez-les pour connaître leur avis sur le produit ainsi que sur la qualité du service après ventes.

8 – Sélectionner le fournisseur

À l’issue de la sélection du fournisseur choisi, finalisez la négociation tarifaire et contractuelle et demandez le plan d’implantation ainsi que le plan de cours. Tentez d’évaluer le temps d’implantation et le temps requis par vos ressources.

Merci et bonne chance dans la sélection de votre logiciel ! Entretemps, nous vous invitons à visiter notre site internet www.siriuslogiciels.com afin de découvrir nos différents produits de gestion de projet, gestion temps et facturation, gestion des compétences, gestion des processus et normes ISO.