Sous-utilisez-vous votre logiciel de gestion de temps et facturation?

Voilà déjà quelques années que vous utilisez un logiciel de gestion, mais l’utilisez-vous à son plein potentiel?

Répond-il toujours à vos attentes, à vos besoins?

La majorité des logiciels sont généralement mis à jour une ou plusieurs fois par année et comportent multiples améliorations et nouvelles fonctionnalités. Le monde du logiciel est en perpétuelle évolution. De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mises en service et, parfois, le client utilisateur n’a pas le temps de se familiariser avec ces améliorations et nouveautés et ne peut donc en apprécier les bénéfices.

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Dans quels cas pourriez-vous être confronté(e) à une sous-utilisation du logiciel ?

  • Mouvement de personnel

Dans toute organisation, le personnel en place est appelé à être éventuellement remplacé.

Une partie des connaissances d’un professionnel est transmise à son successeur. Cette transmission est souvent imparfaite, incomplète, voire erronée. Il en est de même pour la ou les personnes utilisant un logiciel de gestion de temps et de facturation et qui se succèdent au sein d’une entreprise. De fil en aiguille, il est normal que la qualité et le volume du savoir transmis diminuent drastiquement, ce qui influe sur le bon usage du logiciel. Il serait d’ailleurs judicieux de rédiger un manuel de procédures afin de conserver ces connaissances.

  • Logiciel n’ayant pas été mis à jour

Il arrive souvent que les clients oublient de mettre leur logiciel à jour. La plupart des logiciels proposent une ou plusieurs mises à jour par année et chaque mise à jour comprend des améliorations et des nouveautés. Par conséquent, le client n’utilise pas le logiciel à sa pleine capacité et se prive ainsi de précieuses et utiles fonctionnalités.

  • Besoin de formation complémentaire

Bien souvent, le client qui maintient son logiciel à jour va partiellement utiliser les nouvelles fonctionnalités, sans toutefois recourir ou avoir accès à une formation complémentaire. Le risque réside dans le fait que les nouvelles fonctionnalités seront partiellement ou mal utilisées.

  • Évolution normale de l’entreprise

Toute entreprise est appelée à croître et par conséquent, ses besoins vont évoluer. Très souvent, bon nombre de ces besoins en matière de gestion de temps, de facturation et de gestion financière de projet requièrent un outil aux fonctionnalités évolutives. Cependant, le client continue à se servir du logiciel comme il le faisait des années auparavant, se privant ainsi de nombreux avantages que procurent le logiciel de gestion en évoluant.

En plus des mises à niveau régulières du logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, il est recommandé de faire le point à l’interne et de valider les éléments suivants:

  • Mon personnel connaît-il bien ses outils de gestion ?
  • Mes logiciels sont-ils à jour ?
  • Aurions-nous besoin de rafraîchir notre connaissance du logiciel, voire de suivre une formation complémentaire ?
  • Le logiciel de gestion répond-t-il toujours à nos besoins croissants ?
  • Disposons-nous d’un manuel de procédures personnalisé à jour afin de conserver nos connaissances ?

Un état des lieux mené conjointement avec votre fournisseur de logiciel est préconisé.

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