Quand implanter un nouveau logiciel devient un processus pénible

struggleTôt ou tard, toute compagnie est confrontée à des nouveaux besoins en matière d’outils informatiques. L’univers des logiciels informatiques est un domaine en constante évolution et la durée de vie de ce type de produit est souvent relativement courte.

Dans le domaine des logiciels de gestion, l’installation ne constitue qu’une étape préliminaire au processus d’implantation qui peut parfois s’avérer complexe et nécessiter beaucoup de temps; par exemple, dans le cas des systèmes ERP, on parle souvent d’une implantation pouvant se réaliser sur plusieurs mois. On imagine aisément les contraintes et les incertitudes qu’une telle opération peut générer au sein de l’entreprise.

Au-delà des considérations techniques telles que la mise en conformité de l’infrastructure informatique avec les prérequis techniques du logiciel, l’intégration avec d’autres logiciels ainsi que l’import de données existantes, on peut retrouver d’autres éléments jouant un rôle primordial dans le succès de l’implantation du nouveau programme.

Ces autres éléments sont de nature humaine et devraient être pris en compte dans le cahier des charges du processus d’implantation. On retrouve les constantes suivantes :

  • Le risque de réticence au changement;
  • La motivation des principaux acteurs de l’implantation;
  • La disponibilité des personnes clés.

La réticence au changement

C’est une situation qui survient fréquemment. Par exemple, les employés d’une entreprise ont pris l’habitude de saisir leur temps dans un format Excel. La mise en place d’un logiciel de gestion de feuilles de temps pourra être perçue comme un élément perturbateur des habitudes ou comme un moyen de contrôle renforcé. Autre exemple : les factures sont produites manuellement dans un logiciel de traitement de texte. L’arrivée d’un logiciel qui traite les feuilles de temps et les dépenses tout en générant la facturation risque de créer un irritant car son implantation va bouleverser des méthodologies de travail souvent profondément ancrées chez les employés. Le climat de réticence qui va s’instaurer risque alors de retarder considérablement la mise en service du nouvel outil logiciel et d’affecter ses performances.

La motivation des principaux acteurs de l’implantation

Avant d’effectuer un choix de changement ou d’acquisition d’un outil de gestion, il est primordial de s’assurer que les principaux intéressés, c’est-à-dire les gestionnaires de l’entreprise, soient réellement motivés par cette implantation et voient en ce nouvel outil une amélioration notable de leurs processus actuels. Si ce n’est pas le cas, la durée de l’implantation se verra plus longue que la normale et il est possible que l’outil flambant neuf soit sous-utilisé. L’exemple courant est celui des professionnels plutôt créatifs qu’administratifs qui risquent d’être peu motivés à la perspective d’utiliser un logiciel de gestion pour le suivi de leurs projets.

La disponibilité des personnes clés

Lorsque l’on implante un nouvel outil de gestion, les individus clés (contrôleur, directeur général, DRH) se doivent d’être disponibles pour assister de manière assidue à la formation. L’expérience met en évidence que de trop grands écarts de temps entre les séances de formation ont pour effet pernicieux de diluer les connaissances acquises au fur et à mesure, décourager les individus, et considérablement ralentir le processus d’implantation. Par ailleurs, le fournisseur du logiciel, s’attend également à être guidé par son client afin de paramétrer son produit et d’organiser son plan de formation selon les attentes de ce dernier.

En conclusion

Choisir son nouvel outil de gestion de feuilles de temps sur la base d’exigences techniques ainsi que sur les performances du logiciel en question relève d’une bonne stratégie d’évolution. En revanche, la composante humaine, telle que brièvement évoquée ci-dessus, devrait faire l’objet d’une analyse de situation préalable. Si toutes les conditions requises (techniques et humaines) pour l’implantation ne sont pas rassemblées, il conviendrait alors de reporter l’opération pour en garantir son succès. Lorsqu’une entreprise acquiert notre logiciel de feuilles de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, nous prenons en compte ces considérations et travaillons en étroite collaboration avec le client afin de faciliter l’implantation.

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