L’incontournable gestion des processus

IMG_1267Dans un souci d’efficacité et d’uniformisation de vos processus administratifs, vous avez opté pour un système de gestion de temps et de dépenses qui vous permet de facturer et de suivre l’évolution de vos projets par le biais de divers rapports financiers. Vous disposez donc d’une structure qui centralise les différentes étapes de votre gestion de projet.

En revanche, le système est tributaire de votre bon vouloir; il vous incombe donc de gérer les feuilles de temps de vos employés, l’évolution de vos budgets, les changements de statut pour chaque projet, les dates de fin de projet… La liste est encore longue.

Abak est un logiciel proactif qui gère pour vous ces éléments importants et vous tient informé par le biais d’alertes. Le module de gestion électronique des processus vous permet de configurer des alertes dans diverses situations.

Comment ça marche ?

Le principe est simple : des règles d’alerte relatives à des situations déterminées sont configurées dans Abak à partir de multiples paramètres (fréquence, description et paramètres de déclenchement). L’administrateur peut créer des modèles d’alertes personnalisées et celles-ci peuvent être appliquées à un ou plusieurs projets ainsi qu’à plusieurs clients ou employés. Le déclenchement d’une alerte se traduit par l’envoi d’un courriel aux intéressés.

Quelques types d’alertes possibles :

  • Atteinte d’un certain pourcentage du budget prévu;
  • Changement du statut d’un projet;
  • Approche de la date de fin prévue pour un projet;
  • Feuille de temps est incomplète;
  • Etc.

Un exemple d’alerte personnalisée :

« Bonjour! Une phase d’un projet est en dépassement de budget :

Projet WLAFL-01F-CONSU – Formation et documentation

Phase 1.1 – Rencontre client. Quantité réelle de la phase: 40h – Budget de la phase : 30 h. 

Attention requise.

Bonne journée! Abak, le logiciel qui veille sur la gestion de votre entreprise »

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations sur cette fonctionnalité!

Sous-utilisez-vous votre logiciel de gestion de temps et facturation?

Voilà déjà quelques années que vous utilisez un logiciel de gestion, mais l’utilisez-vous à son plein potentiel?

Répond-il toujours à vos attentes, à vos besoins?

La majorité des logiciels sont généralement mis à jour une ou plusieurs fois par année et comportent multiples améliorations et nouvelles fonctionnalités. Le monde du logiciel est en perpétuelle évolution. De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mises en service et, parfois, le client utilisateur n’a pas le temps de se familiariser avec ces améliorations et nouveautés et ne peut donc en apprécier les bénéfices.

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Dans quels cas pourriez-vous être confronté(e) à une sous-utilisation du logiciel ?

  • Mouvement de personnel

Dans toute organisation, le personnel en place est appelé à être éventuellement remplacé.

Une partie des connaissances d’un professionnel est transmise à son successeur. Cette transmission est souvent imparfaite, incomplète, voire erronée. Il en est de même pour la ou les personnes utilisant un logiciel de gestion de temps et de facturation et qui se succèdent au sein d’une entreprise. De fil en aiguille, il est normal que la qualité et le volume du savoir transmis diminuent drastiquement, ce qui influe sur le bon usage du logiciel. Il serait d’ailleurs judicieux de rédiger un manuel de procédures afin de conserver ces connaissances.

  • Logiciel n’ayant pas été mis à jour

Il arrive souvent que les clients oublient de mettre leur logiciel à jour. La plupart des logiciels proposent une ou plusieurs mises à jour par année et chaque mise à jour comprend des améliorations et des nouveautés. Par conséquent, le client n’utilise pas le logiciel à sa pleine capacité et se prive ainsi de précieuses et utiles fonctionnalités.

  • Besoin de formation complémentaire

Bien souvent, le client qui maintient son logiciel à jour va partiellement utiliser les nouvelles fonctionnalités, sans toutefois recourir ou avoir accès à une formation complémentaire. Le risque réside dans le fait que les nouvelles fonctionnalités seront partiellement ou mal utilisées.

  • Évolution normale de l’entreprise

Toute entreprise est appelée à croître et par conséquent, ses besoins vont évoluer. Très souvent, bon nombre de ces besoins en matière de gestion de temps, de facturation et de gestion financière de projet requièrent un outil aux fonctionnalités évolutives. Cependant, le client continue à se servir du logiciel comme il le faisait des années auparavant, se privant ainsi de nombreux avantages que procurent le logiciel de gestion en évoluant.

En plus des mises à niveau régulières du logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, il est recommandé de faire le point à l’interne et de valider les éléments suivants:

  • Mon personnel connaît-il bien ses outils de gestion ?
  • Mes logiciels sont-ils à jour ?
  • Aurions-nous besoin de rafraîchir notre connaissance du logiciel, voire de suivre une formation complémentaire ?
  • Le logiciel de gestion répond-t-il toujours à nos besoins croissants ?
  • Disposons-nous d’un manuel de procédures personnalisé à jour afin de conserver nos connaissances ?

Un état des lieux mené conjointement avec votre fournisseur de logiciel est préconisé.

Quand implanter un nouveau logiciel devient un processus pénible

struggleTôt ou tard, toute compagnie est confrontée à des nouveaux besoins en matière d’outils informatiques. L’univers des logiciels informatiques est un domaine en constante évolution et la durée de vie de ce type de produit est souvent relativement courte.

Dans le domaine des logiciels de gestion, l’installation ne constitue qu’une étape préliminaire au processus d’implantation qui peut parfois s’avérer complexe et nécessiter beaucoup de temps; par exemple, dans le cas des systèmes ERP, on parle souvent d’une implantation pouvant se réaliser sur plusieurs mois. On imagine aisément les contraintes et les incertitudes qu’une telle opération peut générer au sein de l’entreprise.

Au-delà des considérations techniques telles que la mise en conformité de l’infrastructure informatique avec les prérequis techniques du logiciel, l’intégration avec d’autres logiciels ainsi que l’import de données existantes, on peut retrouver d’autres éléments jouant un rôle primordial dans le succès de l’implantation du nouveau programme.

Ces autres éléments sont de nature humaine et devraient être pris en compte dans le cahier des charges du processus d’implantation. On retrouve les constantes suivantes :

  • Le risque de réticence au changement;
  • La motivation des principaux acteurs de l’implantation;
  • La disponibilité des personnes clés.

La réticence au changement

C’est une situation qui survient fréquemment. Par exemple, les employés d’une entreprise ont pris l’habitude de saisir leur temps dans un format Excel. La mise en place d’un logiciel de gestion de feuilles de temps pourra être perçue comme un élément perturbateur des habitudes ou comme un moyen de contrôle renforcé. Autre exemple : les factures sont produites manuellement dans un logiciel de traitement de texte. L’arrivée d’un logiciel qui traite les feuilles de temps et les dépenses tout en générant la facturation risque de créer un irritant car son implantation va bouleverser des méthodologies de travail souvent profondément ancrées chez les employés. Le climat de réticence qui va s’instaurer risque alors de retarder considérablement la mise en service du nouvel outil logiciel et d’affecter ses performances.

La motivation des principaux acteurs de l’implantation

Avant d’effectuer un choix de changement ou d’acquisition d’un outil de gestion, il est primordial de s’assurer que les principaux intéressés, c’est-à-dire les gestionnaires de l’entreprise, soient réellement motivés par cette implantation et voient en ce nouvel outil une amélioration notable de leurs processus actuels. Si ce n’est pas le cas, la durée de l’implantation se verra plus longue que la normale et il est possible que l’outil flambant neuf soit sous-utilisé. L’exemple courant est celui des professionnels plutôt créatifs qu’administratifs qui risquent d’être peu motivés à la perspective d’utiliser un logiciel de gestion pour le suivi de leurs projets.

La disponibilité des personnes clés

Lorsque l’on implante un nouvel outil de gestion, les individus clés (contrôleur, directeur général, DRH) se doivent d’être disponibles pour assister de manière assidue à la formation. L’expérience met en évidence que de trop grands écarts de temps entre les séances de formation ont pour effet pernicieux de diluer les connaissances acquises au fur et à mesure, décourager les individus, et considérablement ralentir le processus d’implantation. Par ailleurs, le fournisseur du logiciel, s’attend également à être guidé par son client afin de paramétrer son produit et d’organiser son plan de formation selon les attentes de ce dernier.

En conclusion

Choisir son nouvel outil de gestion de feuilles de temps sur la base d’exigences techniques ainsi que sur les performances du logiciel en question relève d’une bonne stratégie d’évolution. En revanche, la composante humaine, telle que brièvement évoquée ci-dessus, devrait faire l’objet d’une analyse de situation préalable. Si toutes les conditions requises (techniques et humaines) pour l’implantation ne sont pas rassemblées, il conviendrait alors de reporter l’opération pour en garantir son succès. Lorsqu’une entreprise acquiert notre logiciel de feuilles de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, nous prenons en compte ces considérations et travaillons en étroite collaboration avec le client afin de faciliter l’implantation.

5 pièges des contrats à forfait

Les contrats à forfait comportent des avantages et des inconvénients; ceux-ci ne sont pas problématiques en soit mais les conséquences peuvent être onéreuses pour l’entreprise s’ils ne sont pas correctement rédigés. Voici donc 5 pièges à éviter lors de la rédaction d’un contrat à forfait :

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  1. L’info manquante. Il est crucial d’être le plus spécifique possible dans un contrat à forfait. On doit spécifier ce qui est inclus et surtout ce qui ne l’est pas, comme par exemple un nombre d’heures de travail spécifique ou encore un nombre de révisions sur un plan. En cas de désaccord, il est impératif qu’une liste des items non compris ainsi que leur prix ait été rédigée. De cette façon, on pourra se référer au contrat avec assurance et le client sera prévenu des coûts potentiels avant le début du projet.
  2. C’est terminé ou pas? Comment détermine-t-on que la tâche est accomplie? Est-ce à la fin des heures de travail? Ou bien à l’acceptation du client? Ou alors selon les requis spécifiés dans le contrat? Des conditions de livraison ou de fermeture du projet claires et précises permettent d’éviter la problématique du projet qui ne finit jamais.
  3. Les coûts oubliés. Dans l’élaboration d’un devis pour un contrat à forfait, on mentionne souvent le personnel facturable mais il peut arriver qu’on oublie certains coûts; par exemple, le temps du personnel administratif, les frais de déplacement, les repas avec le client ou bien les coûts de soutien technique.
  4. Et après? Les contrats à forfait devraient également inclure les coûts du service postérieur à la livraison du projet. Tout comme les coûts de service à la clientèle sont inclus dans les produits de consommation que nous achetons, les coûts de soutien post-projet devraient également être considérés dans les contrats à forfait – à moins qu’il y ait une raison précise pour que ceux-ci soient exclus.
  5. L’optimisme. Les facteurs de risques constituent l’une des composantes financières inhérentes à chaque projet. En effet, la marge de profit du projet peut disparaître rapidement en cas de problématique. Lors de l’estimation des coûts d’un projet, il est recommandé d’identifier et de prendre en considération des facteurs de risques en appliquant une majoration des prix pour couvrir les conséquences financières de ce genre d’aléa.

Cette marge de manœuvre qui protège la rentabilité du projet doit être cependant calculée au plus juste afin de ne pas affecter la compétitivité de l’offre.

La précision et l’efficacité sont de mise avec un système de gestion de temps et de facturation performant comme Abak 360.