La réticence au changement, un frein majeur pour les entreprises

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Les types de changements

Tout changement qui intervient dans l’écosystème de l’entreprise va engendrer des réactions diverses chez les employés. On distingue, entre autres, deux types principaux de changements :

  • Des changements technologiques : par exemple, on introduit un nouveau mode de production dans la manufacture ou un nouvel outil de gestion informatique;
  • Des changements qui concernent les devoirs et obligations des employés.

Dans certains cas, le changement portera non seulement sur la composante technologique mais aura également un impact sur les ressources humaines de l’entreprise. C’est le cas lors de l’implantation d’un logiciel qui aura comme objectif de modifier les processus de gestion, mais aussi les habitudes et devoirs des employés. L’instauration d’un système de gestion de temps et de facturation, comme le logiciel Abak, en est un exemple parfait.

Les réactions possibles

Le changement apporté aura un impact certain sur le mode de fonctionnement de l’entreprise et va générer des réactions diverses au sein de l’effectif. Ces réactions sont de deux ordres :

  • Des réactions positives : le changement a ses partisans; il peut être perçu par certains comme une innovation progressive qui, à moyen ou à long terme, pourra être fructueuse (gain de temps, standardisation de la saisie de l’information, amélioration du processus de facturation, gestion optimisée des projets, etc.). Généralement, les cadres et la direction se montrent favorables à ces changements;
  • Des réactions de réticence : les employés vont devoir remplir régulièrement leurs feuilles de temps et comptabiliser avec précision leurs dépenses de façon uniformisée. En plus de cela, le logiciel générera des rappels automatisés lorsque les feuilles de temps n’auront pas été complétées à une date précise. Des conclusions diverses seront inévitablement tirées par les employés :

– L’instauration de cet outil est un moyen camouflé de contrôle renforcé par rapport à l’emploi du temps des employés;

– Il en résultera une « surcharge » de travail en résultera car les feuilles de temps devront être remplies de manière assidue;

– L’employé devra détailler ses activités et ne pourra donc plus les déclarer de façon succincte;

– La mise en place d’un tel système peut être perçue comme un manque de confiance de la hiérarchie envers ses subordonnés.

Que pouvons-nous faire ?

Avant d’implanter le logiciel de gestion de temps, de dépenses, de facturation et de gestion de coût de projet, il est recommandé de « prendre le pouls » de son équipe. On peut, par exemple, organiser une ou plusieurs réunions afin de mettre l’emphase sur certains points critiques tels que :

  • Les problématiques récurrentes actuelles (difficulté à gérer les banques de temps, sous-facturation, perte de temps précieux – autant de facteurs qui affectent le bon fonctionnement de l’entreprise ainsi que sa compétitivité);
  • L’attribution d’exemples de compagnies ayant optimisé leurs processus par la mise en place de nouveaux outils de gestion;
  • Le souhait de la direction de faciliter le travail de chacun dans un cadre organisé, fonctionnel et efficace.

En définitive, la finalité recherchée par l’entreprise est d’inviter les employés à réfléchir sur la façon d’améliorer la situation actuelle. Il est impératif que l’entreprise présente la solution envisagée comme étant un outil au service de chacun dont l’usage aura pour effet de simplifier le quotidien administratif et d’optimiser la gestion de la facturation, des projets et des banques de temps des employés.

Gain de temps, standardisation, facilité et optimisation sont des mots clés pouvant contribuer à l’acceptation générale du nouveau logiciel.

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