Qui fait quoi, pour qui, et pour quand ? Étude de cas éloquente

L’effervescence s’empare de la compagnie alors qu’un client vient de faire parvenir sa commande : le projet est ambitieux et va requérir le talent de plusieurs employés sur une période de temps importante.

Notre entreprise est Epsilon Conseil(*), une PME en pleine croissance spécialisée en services professionnels. Nous livrons des projets tous aussi diversifiés les uns que les autres. En effet, certains d’entre eux peuvent s’étendre sur une courte période de temps et ne mobiliser qu’une fraction de notre effectif, alors que d’autres, au contraire, sont des projets de plus grande envergure. Leur concrétisation peut s’étaler sur plusieurs mois et ainsi requérir l’implication d’une part importante de nos ressources.

Bien que ce genre de projet représente un intérêt primordial et un apport financier non négligeable pour une PME, celui-ci comporte certains risques:

  • Dépassement des délais de livraison pouvant résulter en pénalités de retard;
  • Surcharge de travail pour les employés et démotivation progressive;
  • Dépassement du budget initial ayant permis de calculer un prix forfaitaire (risque de perte par sous-facturation);
  • Risque de goulet d’étranglement en cas d’obtention d’autres contrats durant la période de livraison d’un projet monopolisant une bonne partie de l’effectif;
  • L’implication de nombreux employés dans un projet peut entraîner l’accomplissement en double de certaines tâches et par conséquent, affecter la rentabilité du projet.

À la réception du bon de commande, nous avons déterminé la liste des livrables et les avons quantifiés. Pour ce faire, nous avons listé l’ensemble des activités requises, défini leurs quantités et tenu compte des dépenses que nous allons engager pour réaliser ces tâches. Enfin, pour prendre en considération le facteur de risques, nous avons majoré ces quantités par un pourcentage de sécurité. Cependant, la dimension « ressources humaines » doit être prise en considération pour démarrer notre projet. En effet, nous devons construire un échéancier affichant les différentes étapes de production et de livraison afin de nous assurer que les ressources requises sont disponibles. Par ailleurs, un autre élément doit lui aussi faire l’objet d’une attention particulière: la capacité de production.

Dans notre domaine professionnel, l’outil de production est principalement le temps déployé par nos employés sur les divers projets. Il est donc indispensable de se poser certaines questions pour mener à bien la réalisation du projet:

  • Dans l’intervalle de temps durant lequel le projet sera actif, quels sont les autres projets à livrer ?
  • Que représentent ces projets en cours en termes de mobilisation d’effectif ?
  • Quelle est notre marge de manœuvre en cas d’obtention d’autres projets durant la période considérée ?
  • Comment gérer les éventuels retards et leur impact sur les projets suivants ?

La liste n’est pas exhaustive.

La preuve en est faite : la solution réside dans l’utilisation d’un outil de planification intégré à l’application gérant le temps travaillé ainsi qu’aux rapports de contrôle de budget et de documents de suivi de projet (travaux en cours, gestion des dépenses, facturation).

Les Logiciels Abak Inc. propose un outil d’affectation élaboré; par exemple, il est possible, lors de l’élaboration d’un projet dans Abak, d’y affecter les différents intervenants pour une période donnée ainsi que pour une quantité quotidienne d’heures durant lesquelles un employé travaillera sur le projet. On peut affecter des employés à une activité bien précise liée à une phase ou une sous-phase du projet.

Il en résulte un tableau de suivi précis de type Gantt qui propose une vue d’ensemble de l’emploi du temps de chacun et détermine le niveau de disponibilité des employés pour une période donnée. Le module d’affectation comprend aussi un rapport qui détaille, en fonction des critères sélectionnés, les affectations des employés. Une fois le temps travaillé saisi dans le logiciel, cette application permet de suivre la progression des projets et la disponibilité restante des ressources impliquées.

gantt-english

Poster un commentaire

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

%d blogueurs aiment cette page :