La réticence au changement, un frein majeur pour les entreprises

change-ahead-sign

Les types de changements

Tout changement qui intervient dans l’écosystème de l’entreprise va engendrer des réactions diverses chez les employés. On distingue, entre autres, deux types principaux de changements :

  • Des changements technologiques : par exemple, on introduit un nouveau mode de production dans la manufacture ou un nouvel outil de gestion informatique;
  • Des changements qui concernent les devoirs et obligations des employés.

Dans certains cas, le changement portera non seulement sur la composante technologique mais aura également un impact sur les ressources humaines de l’entreprise. C’est le cas lors de l’implantation d’un logiciel qui aura comme objectif de modifier les processus de gestion, mais aussi les habitudes et devoirs des employés. L’instauration d’un système de gestion de temps et de facturation, comme le logiciel Abak, en est un exemple parfait.

Les réactions possibles

Le changement apporté aura un impact certain sur le mode de fonctionnement de l’entreprise et va générer des réactions diverses au sein de l’effectif. Ces réactions sont de deux ordres :

  • Des réactions positives : le changement a ses partisans; il peut être perçu par certains comme une innovation progressive qui, à moyen ou à long terme, pourra être fructueuse (gain de temps, standardisation de la saisie de l’information, amélioration du processus de facturation, gestion optimisée des projets, etc.). Généralement, les cadres et la direction se montrent favorables à ces changements;
  • Des réactions de réticence : les employés vont devoir remplir régulièrement leurs feuilles de temps et comptabiliser avec précision leurs dépenses de façon uniformisée. En plus de cela, le logiciel générera des rappels automatisés lorsque les feuilles de temps n’auront pas été complétées à une date précise. Des conclusions diverses seront inévitablement tirées par les employés :

– L’instauration de cet outil est un moyen camouflé de contrôle renforcé par rapport à l’emploi du temps des employés;

– Il en résultera une « surcharge » de travail en résultera car les feuilles de temps devront être remplies de manière assidue;

– L’employé devra détailler ses activités et ne pourra donc plus les déclarer de façon succincte;

– La mise en place d’un tel système peut être perçue comme un manque de confiance de la hiérarchie envers ses subordonnés.

Que pouvons-nous faire ?

Avant d’implanter le logiciel de gestion de temps, de dépenses, de facturation et de gestion de coût de projet, il est recommandé de « prendre le pouls » de son équipe. On peut, par exemple, organiser une ou plusieurs réunions afin de mettre l’emphase sur certains points critiques tels que :

  • Les problématiques récurrentes actuelles (difficulté à gérer les banques de temps, sous-facturation, perte de temps précieux – autant de facteurs qui affectent le bon fonctionnement de l’entreprise ainsi que sa compétitivité);
  • L’attribution d’exemples de compagnies ayant optimisé leurs processus par la mise en place de nouveaux outils de gestion;
  • Le souhait de la direction de faciliter le travail de chacun dans un cadre organisé, fonctionnel et efficace.

En définitive, la finalité recherchée par l’entreprise est d’inviter les employés à réfléchir sur la façon d’améliorer la situation actuelle. Il est impératif que l’entreprise présente la solution envisagée comme étant un outil au service de chacun dont l’usage aura pour effet de simplifier le quotidien administratif et d’optimiser la gestion de la facturation, des projets et des banques de temps des employés.

Gain de temps, standardisation, facilité et optimisation sont des mots clés pouvant contribuer à l’acceptation générale du nouveau logiciel.

Qui fait quoi, pour qui, et pour quand ? Étude de cas éloquente

L’effervescence s’empare de la compagnie alors qu’un client vient de faire parvenir sa commande : le projet est ambitieux et va requérir le talent de plusieurs employés sur une période de temps importante.

Notre entreprise est Epsilon Conseil(*), une PME en pleine croissance spécialisée en services professionnels. Nous livrons des projets tous aussi diversifiés les uns que les autres. En effet, certains d’entre eux peuvent s’étendre sur une courte période de temps et ne mobiliser qu’une fraction de notre effectif, alors que d’autres, au contraire, sont des projets de plus grande envergure. Leur concrétisation peut s’étaler sur plusieurs mois et ainsi requérir l’implication d’une part importante de nos ressources.

Bien que ce genre de projet représente un intérêt primordial et un apport financier non négligeable pour une PME, celui-ci comporte certains risques:

  • Dépassement des délais de livraison pouvant résulter en pénalités de retard;
  • Surcharge de travail pour les employés et démotivation progressive;
  • Dépassement du budget initial ayant permis de calculer un prix forfaitaire (risque de perte par sous-facturation);
  • Risque de goulet d’étranglement en cas d’obtention d’autres contrats durant la période de livraison d’un projet monopolisant une bonne partie de l’effectif;
  • L’implication de nombreux employés dans un projet peut entraîner l’accomplissement en double de certaines tâches et par conséquent, affecter la rentabilité du projet.

À la réception du bon de commande, nous avons déterminé la liste des livrables et les avons quantifiés. Pour ce faire, nous avons listé l’ensemble des activités requises, défini leurs quantités et tenu compte des dépenses que nous allons engager pour réaliser ces tâches. Enfin, pour prendre en considération le facteur de risques, nous avons majoré ces quantités par un pourcentage de sécurité. Cependant, la dimension « ressources humaines » doit être prise en considération pour démarrer notre projet. En effet, nous devons construire un échéancier affichant les différentes étapes de production et de livraison afin de nous assurer que les ressources requises sont disponibles. Par ailleurs, un autre élément doit lui aussi faire l’objet d’une attention particulière: la capacité de production.

Dans notre domaine professionnel, l’outil de production est principalement le temps déployé par nos employés sur les divers projets. Il est donc indispensable de se poser certaines questions pour mener à bien la réalisation du projet:

  • Dans l’intervalle de temps durant lequel le projet sera actif, quels sont les autres projets à livrer ?
  • Que représentent ces projets en cours en termes de mobilisation d’effectif ?
  • Quelle est notre marge de manœuvre en cas d’obtention d’autres projets durant la période considérée ?
  • Comment gérer les éventuels retards et leur impact sur les projets suivants ?

La liste n’est pas exhaustive.

La preuve en est faite : la solution réside dans l’utilisation d’un outil de planification intégré à l’application gérant le temps travaillé ainsi qu’aux rapports de contrôle de budget et de documents de suivi de projet (travaux en cours, gestion des dépenses, facturation).

Les Logiciels Abak Inc. propose un outil d’affectation élaboré; par exemple, il est possible, lors de l’élaboration d’un projet dans Abak, d’y affecter les différents intervenants pour une période donnée ainsi que pour une quantité quotidienne d’heures durant lesquelles un employé travaillera sur le projet. On peut affecter des employés à une activité bien précise liée à une phase ou une sous-phase du projet.

Il en résulte un tableau de suivi précis de type Gantt qui propose une vue d’ensemble de l’emploi du temps de chacun et détermine le niveau de disponibilité des employés pour une période donnée. Le module d’affectation comprend aussi un rapport qui détaille, en fonction des critères sélectionnés, les affectations des employés. Une fois le temps travaillé saisi dans le logiciel, cette application permet de suivre la progression des projets et la disponibilité restante des ressources impliquées.

gantt-english

Comment identifier où se cachent vos marges de profit

Dans le monde des entreprises de service comme dans toute autre branche commerciale, il est important pour tout gestionnaire de savoir d’où proviennent les revenus. Il est tout aussi primordial de pouvoir quantifier les profits générés. Après tout, la finalité de votre entreprise n’est pas de devenir une œuvre de charité, alors pourquoi travailler avec des clients qui finissent toujours par être plus coûteux que profitables?

Grâce à la comptabilité par projet, il est facile de savoir, en temps réel, d’où proviennent les revenus et quels sont les centres névralgiques de coûts. Avec un logiciel de gestion d’entreprise comme Abak 360, les coûts et marges bénéficiaires sont gérés par projet sur une base de calcul budgétaire. Une fois les éléments budgétaires et les transactions (feuilles de temps et dépenses) saisis dans le système, savoir à tout moment où se situent les marges de profits les plus intéressantes devient un jeu d’enfant.

IDEA-MAN-iStock_000017496132Large
Lorsque les coûts et les revenus sont associés à un projet, un client, un directeur de compte, un chargé de projet, une ligne d’affaires ou encore à un associé, il devient possible d’analyser la performance de votre entreprise. Par exemple :

  • Est-ce que les marges de profit varient d’un chargé de projet à l’autre? Est-ce la même situation pour les directeurs de comptes ou pour les associés? Quel est le niveau de productivité par projet (pourcentage d’heures facturables)?
  • Est-il possible d’identifier un type de client pour lequel les marges de profit sont meilleures?
  • Peut-on dégager une tendance selon le type de projet?
  • Tous les projets livrés à un même client offrent-ils le même niveau de marge bénéficiaire?

Une fois que les gestionnaires disposent d’informations qualifiées sur la performance de leurs projets, ils sont en mesure d’identifier les ingrédients de leur succès financier. Par ailleurs, ils sont à même de déterminer les types de projets qui sont à perte ou qui seront médiocrement rentables. Les questions que l’on doit ensuite se poser sont liées à la stratégie de l’entreprise :

  • Est-on prêt à tolérer une baisse de profits sur un type de projet particulier si celui-ci attire d’autres projets plus prometteurs?
  • Est-il judicieux de conserver un client peu rentable si celui-ci offre une visibilité intéressante pour l’entreprise?

Il est primordial d’adopter une stratégie permettant à l’entreprise de connaître tous les aspects pouvant toucher à ses gains ainsi qu’à ses pertes. Pour ce faire, disposer d’un logiciel polyvalent qui standardise les processus, gère le temps et les dépenses, permet une facturation optimisée ainsi qu’une gestion saine des budgets et des projets constitue un outil indispensable.

Le nom de ce logiciel ? Abak 360.

Vous aimez offrir vos services gratuitement?

Travailler pour rien peut être valorisant et empreint d’humanisme mais c’est avant tout offrir son produit et se priver de gains. Pour les métiers de services, le temps c’est le produit. Par conséquent, il est impératif de facturer la totalité de son temps travaillé.

 

Il est question de sous-facturation lorsque l’on ne facture pas la totalité du temps travaillé à un client. Si le temps facturable n’est pas comptabilisé, il ne peut donc pas être facturé et équivaut donc à du travail gratuit. C’est aussi simple que cela.

Le problème est amplifié par le fait que temps facturé ou pas, les employés doivent être rémunérés même si leur temps n’a pas été facturé.

La feuille de temps mensuelle est l’une des causes principales de la sous-facturation. Bien souvent, les projets de consultation sont facturés sur une base mensuelle et les employés remettent leur feuille de temps une fois par mois. Il devient donc ardu de se souvenir combien de temps a pu être consacré à une tâche précise au cours du mois écoulé. Il peut paraître fastidieux de devoir remplir une feuille de temps quotidiennement ou à la semaine mais le bénéfice à long terme est évident : les saisies sont mieux documentées, les oublis s’estompent et le volume de facturation croît. Idéalement, la feuille de temps doit être saisie dans un logiciel approprié qui identifie le client, le projet et propose à l’utilisateur une liste restrictive d’activités correspondant aux services facturables. Ainsi, le risque d’erreur disparait et il n’est plus aussi laborieux de saisir son temps au jour le jour, à fortiori avec une application pour téléphones intelligents.

Avec le système de gestion de temps et de facturation d’Abak 360, les feuilles de temps et le module de facturation sont centralisés sur la même plateforme. Le risque d’oublis en transférant des transactions d’un système à un autre disparait donc. Les bonnes résolutions couplées à l’utilisation d’un bon outil sont la clé d’une facturation sans faille.