Facturez-vous sans erreur?

Dans le domaine des services professionnels, la facturation peut s’avérer une tâche complexe car chaque client requiert un niveau différent de détail. Les membres d’une équipe doivent saisir leurs feuilles de temps et inscrire au besoin des notes pouvant figurer sur la facture. Il est donc possible que des erreurs se glissent dans la facture envoyée au client. Il peut donc en découler plusieurs problématiques :

copie bureau

Une facture est un document comptable officiel, elle ne peut donc pas être modifiée. Au besoin, il faut la créditer et la créer à nouveau. Ce n’est pas suffisant d’appliquer une procédure de facturation; il est essentiel d’implanter un processus de contrôle total allant de la feuille de temps à l’envoi des factures.

 Les feuilles de temps doivent être approuvées par le chargé de projet ou par le chargé de compte pour un client donné. Ainsi, toute erreur de saisie sera constatée en amont. Si un employé a accidentellement entré du temps dans le mauvais projet, l’approbateur peut détecter l’erreur et la faire corriger avant même qu’elle ne se retrouve sur la facture.

Les factures doivent être générées dans un format standardisé incluant les informations de contact, les taxes, les conditions de paiement, les numéros de contrat ou de bon de travail et toutes autres informations correspondant aux attentes des clients. Les projets de facture doivent être approuvés par le chargé de projet ou le chargé de compte avant de les officialiser. C’est là la dernière opportunité de trouver des erreurs avant qu’elles ne se retrouvent chez le client.

Ce processus en étapes engendre une responsabilité pour tous les intervenants dans le processus de facturation : les employés entrent leurs feuilles de temps, les chargés de projet et les chargés de compte valident les saisies et les éléments facturables, le contrôleur finalise le processus en vérifiant quelles transactions doivent figurer sur la facture, vérifie les taux, ajuste au besoin les textes de facture, choisit le format de facture adéquat et génère ainsi une facturation sans faille. Abak 360 constitue l’outil idéal pour mettre en place de tels processus car il associe la gestion de projet à la saisie de temps et à la facturation, le tout sur une même plateforme informatique.

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