Facturez-vous sans erreur?

Dans le domaine des services professionnels, la facturation peut s’avérer une tâche complexe car chaque client requiert un niveau différent de détail. Les membres d’une équipe doivent saisir leurs feuilles de temps et inscrire au besoin des notes pouvant figurer sur la facture. Il est donc possible que des erreurs se glissent dans la facture envoyée au client. Il peut donc en découler plusieurs problématiques :

copie bureau

Une facture est un document comptable officiel, elle ne peut donc pas être modifiée. Au besoin, il faut la créditer et la créer à nouveau. Ce n’est pas suffisant d’appliquer une procédure de facturation; il est essentiel d’implanter un processus de contrôle total allant de la feuille de temps à l’envoi des factures.

 Les feuilles de temps doivent être approuvées par le chargé de projet ou par le chargé de compte pour un client donné. Ainsi, toute erreur de saisie sera constatée en amont. Si un employé a accidentellement entré du temps dans le mauvais projet, l’approbateur peut détecter l’erreur et la faire corriger avant même qu’elle ne se retrouve sur la facture.

Les factures doivent être générées dans un format standardisé incluant les informations de contact, les taxes, les conditions de paiement, les numéros de contrat ou de bon de travail et toutes autres informations correspondant aux attentes des clients. Les projets de facture doivent être approuvés par le chargé de projet ou le chargé de compte avant de les officialiser. C’est là la dernière opportunité de trouver des erreurs avant qu’elles ne se retrouvent chez le client.

Ce processus en étapes engendre une responsabilité pour tous les intervenants dans le processus de facturation : les employés entrent leurs feuilles de temps, les chargés de projet et les chargés de compte valident les saisies et les éléments facturables, le contrôleur finalise le processus en vérifiant quelles transactions doivent figurer sur la facture, vérifie les taux, ajuste au besoin les textes de facture, choisit le format de facture adéquat et génère ainsi une facturation sans faille. Abak 360 constitue l’outil idéal pour mettre en place de tels processus car il associe la gestion de projet à la saisie de temps et à la facturation, le tout sur une même plateforme informatique.

Comment bien choisir son système de gestion de temps et facturation? 12 questions pour y répondre

iStock_000010252255MediumAvant de commencer la recherche d’un logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, il convient de déterminer un ensemble de critères qui vont définir les fonctionnalités requises afin de vous diriger vers un produit évolutif qui correspond parfaitement à vos attentes.

Outre les spécificités mêmes du logiciel ainsi que son prix, d’autres critères de sélection entrent en ligne de compte (ergonomie, capacité évolutive, service à la clientèle, etc.)
Les critères de sélection peuvent être définis dans la liste de questions suivante :

  1. Dois-je me limiter à une simple application feuille de temps et compte de dépense ou bien envisager une solution multifonctionnelle plus détaillée ?
  2. Quelle est la fiabilité actuelle de mes saisies de temps et de dépenses ? Comment puis-je contrôler la rentabilité de mes projets ?
  3. Est-ce que le logiciel envisagé permet la création de projets et l’extraction de rapports de contrôle de budget ?
  4. Est-ce que le logiciel permet de créer une architecture de projet détaillée, en phases, sous-phases, activités ?
  5. Puis-je définir des budgets, par activité dans un projet ?
  6. Est-ce que le logiciel me permet de saisir et de différencier des éléments facturables et des éléments non facturables, de différencier le coûtant du vendant ?
  7. Quelle est la souplesse du logiciel en matière de définition de taux (taux unique par projet, par activité, par employé, par période, par fonction ?
  8. Est-ce que le logiciel s’interface avec mon logiciel comptable, avec mon système de paie ?
  9. De quels types de rapports ai-je besoin pour bien piloter mes projets. Est-ce que le logiciel propose ces rapports ?
  10.  Est-ce que mes formats de facture peuvent être repris dans le logiciel ?
  11. Quelles sont les perspectives d’évolution de mon logiciel (ajout- retrait de licences, personnalisation de rapports, de facture) ?
  12. Ai-je besoin d’une application Web pour saisir à distance, mon temps et mes dépenses ?

C’est en vous posant de telles questions que vous pourrez déterminer quel type de système de gestion de temps et de facturation vous convient le mieux. Le Logiciel Abak 360 répond parfaitement à ces critères et peut vous apporter bien des bénéfices grâce à ses multiples spécificités touchant les divers aspects de la facturation.