Gestion Documentaire

Il fut une époque pas si lointaine où les classeurs métalliques lourdement chargés de dossiers constituaient pour les entreprises l’unique opportunité de conservation et de classement de documents. Ce temps est en passe d’être révolu et le papier, de plus en plus souvent, est remplacé par le format électronique, plus pratique, moins encombrant, facilement envoyé à de multiples destinataires.

La  conservation et le classement des documents en format électronique s’effectuent sur des répertoires localisés sur le disque de l’ordinateur, dans les courriels, sur serveur, ou en mode nuagique. Si ce mode d’archivage est plutôt pratique et se prête bien à la gestion d’une bibliothèque virtuelle, il n’en demeure pas moins vrai que certaines limitations apparaissent bien vite. Nous y reviendrons un peu plus loin.

La demande créant l’offre,  de nouveaux outils et concepts sont  rapidement apparus sur le marché.

En effet, des termes comme Gestion Électronique de Documents,  et Gestion de Contenu (plus connue sous le terme anglais Enterprise Content Management- ECM) sont désormais  d’actualité.  Il existe un grand nombre de systèmes de gestion documentaire.

Regroupés sous l’appellation gestion de contenu, ils répondent à des besoins très diversifiés. Citons-en quelques-uns :

  • La gestion documentaire, proprement dite,
  • La gestion du contenu Web (WCM Web Content Management) ,
  • La gestion de documents multimédia (DAM (Digital Asset Management ),
  • La gestion des archives,
  • La gestion des courriels ,
  • L’analyse de contenu de documents numériques (en anglais Content Analytics ou Content Analysis). La finalité consiste  en une gestion du contenu  de nombreux documents non structurés afin d’en extraire les tendances et l’essence.  Et bien d’autres…

Quels  sont les avantages de la gestion documentaire ?

Utiliser un système de gestion documentaire présente de nombreux avantages, encore faut-il que la solution soit intégrée au sein d’une plateforme logicielle qui rassemble les différents modules requis pour une gestion de projet adaptée et efficace.  En effet, nombreuses sont les organisations qui sont dotées d’une multitude d’outils de gestion :

  • Gestion du temps
  • Gestion budgétaire
  • Gestion des livrables
  • Gestion des changements
  • Gestion des travaux en cours et de la facturation
  • Gestion des banques de temps
  • Gestion des documents etc…

La problématique qui se pose ne se situe pas au niveau des outils à proprement parlé,  mais dans le fait que ces systèmes ne communiquent pas entre eux. Dès lors, le bénéfice de ces solutions se dissout dans le temps nécessaire pour faire transiter les informations d’un logiciel à l’autre avec tous les risques d’erreurs et d’oubli que cette opération comporte.

Idéalement,  l’outil de gestion documentaire doit être disponible sur une plateforme logicielle polyvalente sur laquelle le chargé de projet, sans avoir à recourir à plusieurs logiciels, a accès  sans délai à tous les éléments constitutifs du projet :

  • Budget
  • Architecture de projet
  • Affectations des ressources
  • Suivi de la disponibilité des ressources
  • Transactions (feuilles de temps, dépenses)
  • Gestion des factures fournisseurs
  • Facturation
  • Rapports financiers
  • Notes sur projet
  • Et documents liés au projet.

Les bénéfices directs sont le gain de temps, et la centralisation de l’information.

Le logiciel Abak comprend depuis peu un module de gestion documentaire. Il est ainsi possible pour l’utilisateur de  centraliser toute la documentation relative à un projet, directement dans le dossier projet (reçus, photos, plans, et tout autre type de documents).  L’employé qui saisit son temps et ses dépenses a aussi la possibilité de joindre électroniquement ses reçus au compte de dépense.

Pour toute information complémentaire n’hésitez pas à nous contacter.