Impartition

Principe

Le principe de base de l’impartition consiste à sous-traiter des activités, notamment des tâches administratives, à une entreprise spécialisée dans ce genre de services. La finalité d’une telle sous-traitance est de libérer le client  de la contrainte d’activités qui si elles sont importantes et impératives, peuvent cependant se révéler comme un frein à la croissance. En effet ces activités demandent une attention régulière, parfois une compétence  dont le client ne dispose pas, et en général ne sont pas lucratives.Impartition

Dans notre domaine professionnel l’impartition s’adresse à deux types de clients :

  • Les petites entreprises : très souvent ces compagnies voient en l’impartition une opportunité de se délester de tâches administratives, et ainsi optimisent leur emploi du temps pour  se consacrer à des actions lucratives. Par ailleurs, il arrive aussi que ces structures ne disposent pas au sein de leur effectif d’une ressource ayant les compétences requises pour effectuer le  travail attendu.
  • Les entreprises de taille moyenne : celles-ci doivent parfois faire face à une situation qui temporairement va  mobiliser une grande partie de leur effectif (obtention d’un gros contrat par exemple). L’embauche de personnel supplémentaire n’étant pas forcément justifiée, les entreprises s’orienteront vers un service d’impartition.

Bénéfices 

Pourquoi faire appel à des services d’impartition ?

Les avantages sont multiples. En voici quelques-uns :

  • Libérer l’entreprise d’activités non lucratives, et répétitives,
  • Permettre au client de se concentrer sur des activités stratégiques,
  • Obtenir un travail de meilleure qualité en le confiant à des spécialistes,
  • Réduction des coûts salariaux,
  • Réaffectation des ressources à des activités clés,
  • Améliorer la compétitivité de l’entreprise en se concentrant les efforts du personnel sur des activités stratégiques,
  • Limiter les investissements en personnel.

Risques

A toute médaille il y a un revers. Il convient donc de prendre en considération les risques inhérents à l’impartition :

  • Il peut y avoir des coûts cachés. C’est pourquoi il est important, lors de la souscription de lister de façon exhaustive les services requis et de connaitre leur coût respectif.
  • Dépendance. Selon le volume de travail confié, le client peut devenir dépendant de son fournisseur et ainsi perdre peu à peu le contrôle de son emploi du temps car il est tributaire de la livraison des services de la firme d’impartition.
  • Certaines compagnies  s’improvisent comme prestataires de services d’impartition. Il peut alors en résulter un travail de qualité médiocre qui va nécessiter un suivi méticuleux. En de telles circonstances tout le bénéfice de l’impartition se perd dans les activités de contrôle.
  • Réputation : le risque de livrer à un tiers le fruit d’un service d’impartition de mauvaise qualité peut nuire à la réputation de la firme cliente.
  • Contrôle – contrôler systématiquement le travail du service d’impartition monopolise un temps précieux  et engendre un surcoût.
  • Très souvent le client transmet des informations confidentielles à la firme d’impartition. Le contrôle de ses informations est donc essentiel.
  • Erreurs. La firme d’impartition peut commettre des erreurs dont les conséquences varient en fonction de la gravité de l’erreur.

Sélection préliminaire

Voici quelques conseils pour sélectionner une firme d’impartition :

  • Le prestataire doit avoir une certaine notoriété dans son domaine et être reconnu comme un spécialiste,
  • La firme d’impartition doit jouir d’une bonne stabilité financière,
  • Références dans le domaine : ne pas hésiter à demander et à vérifier quelques références,
  • Faire signer une entente de confidentialité,
  • Commencer les services d’impartition par une période probatoire,
  • Signer un contrat qui liste l’étendue des services et ses exclusions, ainsi que les tarifs applicables et les termes et conditions de facturation et de paiement,
  • Idéalement s’entendre sur un coût forfaitaire mensuel.

Les Logiciels Abak Inc propose à ses clients des services d’impartition directement liés aux fonctionnalités du logiciel Abak :

  • Préparation des projets dans Abak
  • Facturation
  • Gestion des travaux en cours
  • Rapports
  • Gestion de projet
  • Gestion des budgets
  • Gestion des banques de temps
  • Validation des comptes de dépenses

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.