Sous-utilisez-vous votre logiciel de gestion de temps et facturation?

Voilà déjà quelques années que vous utilisez un ou plusieurs logiciels de gestion, mais l’utilisez-vous à son plein potentiel?
Répond-t-il toujours à vos attentes, et à vos besoins?frustré

La plupart des logiciels sont généralement mis à jour une ou plusieurs fois par an. Ces mises à jour comportent améliorations et nouvelles fonctionnalités. Le monde du logiciel est en perpétuelle évolution, les versions se suivent, de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mises en service, et parfois, le client utilisateur n’a pas le temps de se familiariser avec ces améliorations et nouveautés et ne peut donc en apprécier les bénéfices.

Dans quels cas seriez-vous confronté(e) à une sous-utilisation du logiciel ?

  • Mouvement de personnel

Dans toute organisation, le personnel en place est appelé, tôt ou tard, à être remplacé.

Une partie de ses connaissances est transmise à son successeur. Cette transmission est souvent imparfaite, incomplète, voire erronée. Il en est de même pour la ou les personnes qui utilisent le logiciel de gestion de temps et de facturation et qui se succèdent au sein d’une entreprise. De fil en aiguille il est normal que la qualité et le volume du savoir transmis diminuent drastiquement, ce qui influe sur le bon usage du logiciel. Il serait d’ailleurs judicieux de rédiger un  manuel de procédures afin de conserver ces connaissances.

  • Logiciel non mis à jour

Fréquemment les clients ont tendance à oublier de mettre leur logiciel à jour. La plupart des logiciels proposent une ou plusieurs mises à jour par an. Chaque mise à jour comprend améliorations et nouveautés. Par conséquent, le client, très souvent n’utilise pas le logiciel à sa pleine capacité, se privant ainsi de précieuses et utiles fonctionnalités.

  • Besoin de formation complémentaire

Bien souvent le client qui maintient son logiciel à jour va partiellement utiliser les nouvelles  fonctionnalités, sans toutefois recourir à une  formation complémentaire. Le risque réside dans le fait que les nouvelles fonctionnalités seront mal utilisées ou partiellement.

  • Évolution normale de l’entreprise

Toute entreprise est appelée à croître et par conséquent ses besoins vont évoluer. Très souvent bon nombre de ces besoins en matière de gestion de temps, facturation et gestion financière de projet requièrent un outil aux fonctionnalités évolutives. Cependant le client continue à se servir du logiciel comme il le faisait des années auparavant se privant ainsi de nombreux avantages que procurent le logiciel de gestion en évoluant.

Il est donc recommandé, en parallèle des mises à niveau régulières du logiciel de gestion de temps-facturation et gestion de coût de projet, de faire le point à l’interne et de valider les éléments suivants :

  • Mon personnel connait-il bien ses outils de gestion?
  • Mes logiciels sont-ils à jour?
  • Aurions-nous besoin de rafraichir nos connaissances du logiciel voire de suivre une formation complémentaire?
  • Le logiciel de gestion répond-t-il toujours à nos besoins croissants?
  • Disposons-nous d’un manuel personnalisé de procédures à jour afin de conserver nos connaissances

Un état des lieux mené conjointement avec votre fournisseur de logiciel est préconisé.

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