Réticence au changement, un frein majeur pour les entreprises

Les types de changements

Tout changement qui intervient dans l’écosystème de l’entreprise va engendrer des réactions diverses. On distingue, entre autres, deux types principaux de changements :

–       Des changements technologiques : par exemple on introduit un nouveau mode de production dans la manufacture, ou un nouvel outil de gestion informatique.

–       Des changements en ce qui concerne les devoirs et obligations des employés.MH900198749

Dans certains cas  le changement portera non seulement sur la composante technologique mais aussi sur les ressources humaines. C’est le cas bien connu de l’implantation d’un nouveau logiciel qui va modifier les processus de gestion, mais aussi les habitudes et devoirs des employés. L’instauration d’un système de gestion de temps et de facturation, comme le logiciel Abak en est un exemple parfait.

 

Les réactions possibles

Le changement apporté aura un impact certain sur le mode de fonctionnement de l’entreprise et il va aussi générer des réactions fort diverses au sein de l’effectif. Ces réactions sont de deux ordres :

–       Des réactions positives : le changement a ses partisans. Il est perçu comme une innovation progressiste qui, sur le moyen ou long terme, se veut fructueuse (gain de temps, standardisation de la saisie de l’information, amélioration du processus de facturation, gestion optimisée des projets, etc…) Généralement les cadres et le personnel de direction se montrent favorables à ces changements.

–       Des réactions de réticence : les employés vont devoir remplir leurs feuilles de temps, leurs comptes de dépense, régulièrement et ce de façon uniformisée. Qui plus est le logiciel générera des rappels automatisés lorsque les feuilles de temps ne sont pas complétées à une date précise. Quelles vont être les réactions des employées ?

. L’instauration de cet outil, est un moyen plus ou moins caché de contrôle renforcé de l’emploi du temps des employés.

. Il en résulte une ‘surcharge’ de travail car les feuilles de temps devront être remplies de manière assidue.

. L’employé devra détailler ses activités et non plus les déclarer de façon succincte.

. La mise en place d’un tel système peut être vue comme un manque de confiance de la hiérarchie envers ses subordonnés.

 

Alors que faire ?

Avant d’implanter le logiciel de gestion de temps, dépenses, facturation et gestion de coût de projet, il est recommandé de ‘prendre le pouls’ de l’équipe. On informe le personnel de ce qui s’en vient, et cette information s’effectue dans un contexte de concertation.

Par exemple on organise une ou plusieurs réunions qui mettront l’accent sur :

–       Les problématiques actuelles récurrentes. Par exemple: difficulté de gérer les banques de temps, sous-facturation, perte de temps précieux;  autant de facteurs qui affectent la bonne marche de l’entreprise et sa compétitivité.

–       L’exemple de compagnies qui ont optimisé leurs processus par la mise en place de nouveaux outils de gestion.

–       Le souhait de la direction de faciliter le travail de chacun dans un cadre organisé, fonctionnel et efficace.

La finalité est d’inviter les employés à réfléchir sur la façon d’améliorer la situation actuelle, et de présenter la solution envisagée comme un outil au service de chacun dont l’usage aura pour effet de de simplifier le quotidien administratif, d’optimiser la gestion de la facturation, des projets, et des banques de temps des employés. Gain de temps,  standardisation, facilité, optimisation sont autant de mots clés qui vont contribuer à l’acceptation générale du nouveau logiciel.

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