Qui fait quoi, pour qui, et pour quand ? Le module d’affection des ressources; un outil indispensable.

Le client vient de nous faire parvenir sa commande et c’est déjà l’effervescence au sein de la compagnie. Le projet est ambitieux et va requérir une bonne partie de nos employés sur une longue période.

Nous sommes Epsilon Conseil (*),  une PME spécialisée en services professionnels. Nous livrons des projets souvent très différents les uns des autres. En effet, certains courent sur une courte période de temps et ne mobilisent qu’une fraction de notre effectif, d’autres, au contraire, sont des projets de plus grande envergure. Leur durée s’étale sur plusieurs mois, et pour  livrer nous devons impliquer une bonne partie de nos ressources.

Ce genre de projet représente bien entendu un intérêt primordial pour une PME car il constitue un apport financier non négligeable. Cependant il comporte certains risques.

Citons-en quelques-uns :

  • Dépassement des délais de livraison avec pour conséquence d’éventuelles pénalités de retard.
  • Surcharge de travail pour les employés et démotivation progressive.
  • Dépassement du budget initial qui a permis de calculer un prix forfaitaire. Risque de perte par sous-facturation.
  • Le projet monopolisant une bonne partie de l’effectif, le risque de goulet d’étranglement se profile en cas d’obtention d’autres projets durant la période de livraison du projet en question.
  • Si  de nombreuses personnes sont impliquées dans le projet, certaines tâches risquent d’être effectuées en double et par conséquent d’affecter la rentabilité du projet.

Nous avons, à la réception du bon de commande, déterminé  la liste des livrables et les avons quantifiés. Pour ce faire nous avons déterminé l’ensemble des activités requises, défini leurs quantités et tenu compte des dépenses que nous allons engager pour réaliser ces tâches. Enfin, pour prendre en considération le facteur de risques nous avons majoré ces quantités par un pourcentage de sécurité. Nous voilà donc fin prêts pour mettre notre projet sur ses rails. Cependant l’aspect ressource humaine doit être pris en considération pour garantir la réussite de notre mission. Nous devons en effet projeter sur un échéancier les différentes étapes de production, et de livraison et nous assurer que pour ce faire nous avons les ressources disponibles. Un autre élément doit lui aussi faire l’objet d’une attention particulière: notre capacité de production. Dans notre domaine professionnel, notre outil de production c’est le temps déployé par nos employés sur les projets. Dès lors il est indispensable, pour la bonne réalisation du projet, de se poser les questions suivantes :

  • Dans l’intervalle de temps durant lequel le projet sera actif, quels sont les autres projets à livrer ?
  • Que représentent ces projets en cours en termes de mobilisation d’effectif ?
  • Quelle est notre marge de manœuvre en cas d’obtention d’autres projets durant la période considérée ?
  • Comment gérer les éventuels retards et leur impact sur les projets suivants ?

La liste n’est pas exhaustive.

L’évidence est là : la solution réside en un outil de planification qui soit intégré non seulement à l’application qui gère le temps travaillé mais aussi aux rapports de contrôle de budget et autres documents de suivi de projet (travaux en cours, gestion des dépenses, facturation).

Les Logiciels Abak Inc. propose un outil d’affectation de ressources. L’affectation peut s’effectuer de  plusieurs façons. Il est par exemple possible, lors de l’élaboration du dossier projet dans Abak, d’affecter les différents intervenants pour une période donnée ainsi que pour une quantité d’heures par jour durant lesquelles l’employé travaillera sur le projet, voire d’affecter des employés sur une activité bien précise.

Il en résulte un tableau de suivi, de type Gantt, particulièrement précis qui propose une vue d’ensemble de l’emploi du temps de chacun, et détermine le niveau de disponibilité des employés pour une période donnée. Le module d’affection comprend aussi un rapport qui détaille, en fonction des critères sélectionnés, les affectations des employés. Une fois le temps travaillé saisi dans le logiciel, cette application permettra de suivre la progression des projets et la disponibilité restante des ressources.

Ress -assignation FR

Pour plus de détails, n’hésitez pas à nous contacter.

(*) : toute ressemblance avec une compagnie existante est purement fortuite

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