L’incontournable gestion des processus

Remains of a FestivalDans un souci d’efficacité et d’uniformisation de vos processus administratifs vous avez opté pour un système de gestion de temps et des dépenses, qui vous permet de facturer et de suivre l’évolution de vos projets par le biais de divers rapports financiers. Vous disposez donc d’une structure qui centralise les différentes étapes de votre gestion de projet.

En revanche, le système est tributaire de votre bon vouloir. Il vous incombe donc de gérer les feuilles de temps de vos employés, l’évolution de vos budgets projet par projet, les changements de statut dans tel ou tel projet, les dates de fin de projet… La liste est encore longue.

Abak est un logiciel proactif qui  gère pour vous ces éléments importants et vous tient informé par le biais d’alertes. Le module de gestion électronique des processus vous permet de configurer des alertes dans diverses situations.

Comment ça marche ?

Le principe est simple;  diverses règles d’alerte relatives à des situations déterminées sont  configurées dans Abak et paramétrables (fréquence, description, paramètres de déclenchement). L’administrateur crée des modèles d’alertes personnalisées. Les alertes peuvent être appliquées à un ou plusieurs projets, et  à un plusieurs clients ou employés.  Le déclenchement d’une alerte se traduit par l’envoi d’un courriel aux intéressés.

Quelques types d’alerte :

  • Lorsque l’on atteint un certain pourcentage du budget prévu,
  • Lorsque le statut d’un projet est changé,
  • Lorsque l’on approche de la date de fin prévue pour un projet,
  • Lorsque qu’une feuille de temps est incomplète, etc…

Un exemple d’alerte personnalisée :

Bonjour! Une phase d’un projet est en dépassement de budget :

Projet WLAFL-01F-CONSU – Formation et documentation

Phase 1.1 – Rencontre client. Quantité réelle de la phase: 40h – Budget de la phase : 30 h. 

Attention requise.

Bonne journée! Abak votre sympathique système de gestion d’entreprise

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations sur cette fonctionnalité

Abak version 7.5 : Mes coups de cœur

Logiciels AbakUn milieu en mutation perpétuelle.

La version d’un logiciel constitue une denrée particulièrement périssable. En effet, le logiciel pour rester sur le devant de la scène, se doit d’être régulièrement  mis à jour, et d’accueillir de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux demandes sans cesse croissantes de ses utilisateurs et pour  se maintenir  en  bonne position face à une concurrence dynamique.  Les Logiciels Abak Inc.  effectue deux mises à jour par an.

Au-delà de l’amélioration constante de ses fonctionnalités, le logiciel doit aussi répondre à des impératifs de tendance (le Web),  d’ergonomie, et d’esthétisme. C’est le cas avec Abak Web, le produit phare de la gamme Abak, une refonte totale de votre Abak Classique, à l’ergonomie repensée et au ‘look’ revisité.

Mes coups de cœur dans  la version 7.5 d’Abak Web.

La version 7.5.0 d’Abak comprend une multitude d’améliorations, de corrections et aussi de nouvelles fonctionnalités. Dans le confort du lien Web il est particulièrement pratique et convivial pour le chargé de projet de bâtir l’architecture en phase de son projet, de valider les feuilles de temps de ses collègues assignés au projet, et surtout ; en tout temps et quel que soit le lieu de pouvoir suivre l’évolution du projet par le biais de ses multiples rapports financiers.

Mais il y a aussi :

  • La recherche. La recherche d’un client ou d’un projet par exemple n’a jamais été aussi simple. Il suffit de saisir une ou plusieurs lettres qui entrent dans le nom du client ou du projet, dans la fenêtre de recherche et le logiciel fait sa sélection.
  • L’approbation du temps à partir d’un projet : Il est possible d’approuver les heures travaillées dans un projet à partir de la fenêtre projet, dans Abak Web. Lorsqu’une journée est approuvée dans un projet, il n’est plus possible de saisir du temps pour cette journée.
  • L’accès aux factures dans l’historique du client. À tout moment il est possible dans Abak Web de consulter les factures émises pour un client.
  • L’envoi de plusieurs factures dans le même message courriel lorsqu’elles ont le même contact de facturation et le même contact en CC.
  • Le temps non facturable peut être inclus dans les rapports de contrôle de budget.

Il reste bien d’autres nouveautés à explorer dans Abak Web. À vous de les découvrir !

Les nouveaux webinaires gratuits: comment estimer et contrôler les dépenses de projet

Nous sommes fiers de présenter un nouvel évènement mensuel chez Abak : les webinaires gratuits Au-delà de la facture. Cette série de présentations gratuites d’environ 30 minutes couvrent une variété de sujets, allant de la gestion de projet aux mesures de performance, et au suivi des coûts.

Notre premier webinaire aura lieu le 23 août prochain et traitera de l’estimation et du contrôle des dépenses de projet.

Avez-vous parfois l’impression que les dépenses de vos projets sont hors contrôle? Comment peut-on estimer précisément les dépenses, pour ensuite s’assurer que les dépenses réelles respectent le budget? Que faire lorsque les dépenses menacent de dépasser le budget?

Venez en discuter avec nous durant ce webinaire gratuit Au-delà de la facture, le 23 août à 14h.

Webinaire gratuit : estimer et maîtriser les dépenses de projet
23 août, 14h
Inscrivez-vous ici!

 

Pourquoi pas? C’est gratuit!

Votre frais mensuel est-il suffisant?

perpetual calendarLes clients qui paient une mensualité pour leurs services ont beaucoup d’avantages : ils offrent une stabilité de revenus et l’opportunité de décrocher des contrats à plus grande échelle avec le client. Ce type d’arrangement démontre aussi la confiance que le client nous porte, puisque il ou elle est prêt à s’engager avec nous sur plusieurs mois.

Par contre, ce type de contrat à facturation mensuelle fixe peut contenir des pièges : comment définir un montant mensuel qui couvrira tous les coûts pour ce client? Qu’est-ce qui est exclu du contrat et doit être facturé séparément? Qu’arrive-t-il lors d’un désaccord avec le client sur ce qui est inclus ou exclu dans le contrat?

Voici quelques pistes de solutions :

  1. Commençons avec un contrat de courte durée. En concluant initialement un contrat de 3 ou 6 mois avec le client, nous pourrons évaluer la charge de travail réelle, ainsi que les dépenses à encourir pour le client. Avec ces données, il est possible d’ajuster le montant facturable mensuel, en plus d’offrir de la documentation au client sur les travaux réellement effectués.
  2. Par écrit, toujours. Peu importe si nous faisons affaires avec le client depuis longtemps. Peu importe si le client est vraiment gentil et agréable comme partenaire d’affaires. En définissant par écrit ce qui est inclus ou non dans le contrat – spécialement ce qui n’est pas inclus – nous créons une base pour régler les désaccords, en plus d’aligner les attentes des deux parties.
  3. Est-ce rentable pour l’entreprise? Après quelques mois (ou même un an) à travailler sous un contrat à frais mensuels fixes pour un client, nous avons suffisamment de données pour évaluer si cet arrangement est rentable pour l’entreprise. Est-ce que la marge de profit de ce type de contrat répond à nos attentes? Est-ce qu’elle respecte les standards de rentabilité de l’entreprise? Est-ce que le contrat mensuel a apporté de nouvelles opportunités plus rentables encore? Comme entreprise, il est important de jauger si la valeur apportée par un contrat est suffisamment élevée.

Et vous? Que pensez-vous des contrats à montant mensuel fixe ?

Présentation gratuite! Abak 7.5: venez voir ce qu’il en est!

Logiciels AbakAbak 7.5 est disponible et offre plusieurs nouvelles fonctionnalités!

Dans Abak Web, plusieurs nouveaux modules sont maintenant disponibles :

  • Rapports
  • Factures fournisseurs
  • Liste des factures
  • Agenda

Il y a du nouveau aussi dans Abak Classique :

  • Envoi de plusieurs factures dans le même message courriel
  • Approbation des périodes de banques de temps

 

Webinaire gratuit : Abak 7.5
8 août 2012
14h00 – 15h00

Inscrivez-vous au webinaire gratuit pour voir ces nouvelles fonctionnalités en action!