Dans la série finances intelligentes : 3 idées pour arrêter de perdre de l’argent

Sylvia Borken, at the family store, Knox Market, at Knox and Plymouth Avenues in North MinneapolisLa semaine dernière, nous avons discuté des façons dont les entreprises pouvaient perdre de l’argent. Cette semaine, nous nous penchons sur des solutions pour diminuer les coûts ou augmenter les revenus, sans effectuer plus de travail.

  1. Économisez : abandonnez le papier. Comme nous l’avons exploré la semaine dernière, l’envoi d’une facture par la poste coûte environ un dollar. Lorsque vous envoyez vos factures par courriel, vous n’avez aucun papier à imprimer, aucun timbre à acheter ni à attendre que la lettre soit livrée au client. De plus, comme la grande majorité des entreprises a déjà des comptes courriel, il n’y a pas de coût additionnel à envoyer les factures de cette façon.
  2. Augmentez les items facturables : associez les feuilles de temps à la paie. Le défi en entreprise n’est pas nécessairement de savoir ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas, mais plutôt d’obtenir l’information des employés qui effectuent le travail. Un de nos clients a réglé ce problème simplement : les employés sans feuilles de temps ne sont pas inclus dans le traitement de la paie. Même les employés à salaire annuel. Ceci a aidé à obtenir les feuilles de temps de tous les employés avant la date limite de traitement de la paie, et par le fait même les données dans le système Abak pour facturer au client.
  3. Gagnez du temps : automatisez la facturation. Au lieu de créer chaque facture individuellement, les entreprises intelligentes automatisent le processus. Ceci peut être effectué à l’aide de la fonction de fusion et publipostage de Word, ou encore avec un logiciel de facturation comme Abak. Avec Abak, le temps requis pour émettre les factures est diminué au moins de moitié, souvent plus. Ainsi, les clients reçoivent leurs factures plus rapidement, et les entreprises sont payées plus rapidement aussi!

Et vous? Comment faites-vous des économies de temps et d’argent dans votre entreprise?

Dans la série finances intelligentes : 5 façons de perdre de l’argent !

money and savingsPour gérer à profit une entreprise il est aussi important de générer des revenus que de contrôler les coûts. Dans les entreprises de service il est facile, si l’on ne prête pas l’attention requise, de perdre le contrôle des coûts. Voici cinq domaines à considérer qui pourraient avoir un impact considérable sur votre résultat final.

  1. La facturation papier: envoyer une facture papier à un client coûte plus que vous ne le pensez. Sont à prendre en compte: le  prix de revient du papier, l’enveloppe, le timbre, mais aussi le temps  que l’employé consacre à la préparation des factures à envoyer.
    Prenons un exemple de coûts engendrés par 500 factures sur une base annuelle :
    Papier: 5,- $
    Timbres: 0,61$ pièce soit un total de 305,- $
    Enveloppes: 23,- $
    Temps de l’employé: 1 heure par mois à 20,- $ :  240,-$
    Total: 573,- $ par an, pour 500 factures
  2. Éléments facturables non contrôlés: S’ils sont moins visibles, ils ne sont pas moins coûteux. C’est, par exemple le temps passé par le personnel administratif sur le dossier d’un client, le temps  passé par le technicien de support à aider le client à solution un problème, les dépenses engagées à cause du client mais qu’il n’est pas possible de facturer; comme par exemple la visite chez le client d’un technicien et d’un gestionnaire de compte.
    Regardons le coût d’une visite non facturable:
    Temps de déplacement: 2 heures,
    Durée de la rencontre:  3 heures,
    Coût de l’employé: 10 heures total, au coût horaire de 30,-$/heure; soit 300,-$,
    Repas avec le client: 60,-$,
    Kilométrage: 80,-$,
    Total: 440,- $ en frais non facturables 
  3. Éléments facturables non rapportés : Ce sont les éléments facturables que les employés ou les consultants oublient de rapporter. Par exemple un appel de 15 minutes en conduisant, ou ces quelques heures effectuées le soir, chez soi, pour  résoudre le problème d’un client. On oublie fréquemment de saisir ce temps dans nos feuilles de temps. Au tarif de horaire de 120,- $, à raison de deux heures par mois, ces éléments facturables non rapportés représentent un montant annuel de 2 880,- $ de revenu perdu.
  4. Éléments facturables non facturés: Dans ce cas-ci, les heures et les dépenses  ont été saisies par l’équipe, mais pour une raison quelconque,  celles-ci n’ont pas été facturées. Parfois c’est parce que les éléments facturables ont été saisis tardivement, ou tout simplement ont fait l’objet d’un oubli lors de la facturation. Tout comme les facturables non rapportés, les facturables non facturés prennent rapidement de l’ampleur : deux heures par mois d’heures facturables non facturées, à 120,- $ de l’heure, représentent 2 880,- $ par an de revenu perdu.  Sans compter que vous devez payer l’employé pour son travail, ce qui, à un coût horaire de 30,- $ représente un coût additionnel de 720,- $. 
  5. Saisie et facturation manuelles: Bien qu’Excel et Word  soient d’excellents outils de bureau, ils ne sont  pas toujours parfaitement fiables. Saisir temps et dépenses dans Excel, facturer ces saisies dans Excel et générer chaque facture  individuellement dans Word à partir d’Excel ne constitue pas seulement une importante source d’erreurs potentielles, mais requiert aussi beaucoup de temps. En général, nos clients d’Abak passaient deux fois plus de temps à facturer manuellement qu’en utilisant maintenant notre logiciel. Cette économie de temps permet d’augmenter la productivité de votre entreprise, et reporte dans le temps l’embauche de personnel administratif supplémentaire.

Et pour vous, qu’en est-il ? Pouvez-vous voir où se perd l’argent dans votre entreprise ?

Abak obtient le statut de développeur argent de QuickBooks

Nous sommes fiers d’annoncer qu’Abak est maintenant disponible dans le marché Intuit. Abak s’intègre avec QuickBooks depuis plusieurs années. Abak envoie les données des comptes payables et recevables, ainsi que la paie, vers le populaire logiciel de comptabilité.

La solution de gestion de PME d’Abak sera maintenant accessible à plus de gestionnaires d’entreprises qui ont besoin d’organiser, d’automatiser et de simplifier le suivi des coûts, des revenus et des profits.

QuickBooks est utilisé par plus de 4 million d’entreprises dans le monde.