Le cauchemar des feuilles de temps manquantes : 5 stratégies pour régler le problème

Martin Keamy's NightmareLorsque nous rencontrons des futurs clients, on nous explique souvent les difficultés à obtenir les feuilles de temps des employés. Les feuilles de temps manquantes créent des problèmes administratifs : l’information est absente au moment de la facturation, les rapports de performance sont incomplets, et lors du traitement de la paie, on doit deviner des informations qui sont difficiles à corriger par la suite.

La réalité demeure : peu de gens aiment saisir leur temps. C’est une activité perçue comme cléricale au mieux, et contrôlante au pire. On ne peut pas qu’avoir des tâches agréables au bureau, et nous devons vivre avec la réalité des feuilles de temps.

En tant que gestionnaires, nous pouvons utiliser des stratégies pour motiver nos employés à saisir leur temps. En voici cinq :

  1. La ligne dure : Pas de feuille de temps, pas de paie.
    Le pour : Très efficace pour obtenir les feuilles de temps. Si quelqu’un passe droit pour une paie parce qu’il/elle a oublié de saisir son temps, ce sera la dernière fois que ça arrive!
    Le contre : Les stratégies punitives ou répressives ont tendance à créer du mécontentement dans les équipes.
  2. Le renforcement positif : Offrez une petite récompense pour chaque semaine où la feuille de temps a été saisie à temps.
    Le pour : La récompense est un motivateur positif qui sera apprécié des employés.
    Le contre : Rien n’est gratuit! Prévoyez le coût dans vos budgets.
  3. Le casse-pied : Rappelez automatiquement (ou manuellement) à vos employés de saisir leurs temps lorsque cela n’a pas été fait.
    Le pour : Cette méthode fonctionne bien pour les employés qui oublient de saisir leur temps.
    Le contre : La majorité des employés vont s’habituer aux rappels avec le temps et ceux-ci perdront leur efficacité à long terme.
  4. Le jeu : La première feuille de temps envoyée gagne un prix.
    Le pour : L’intégration du jeu dans le milieu de travail est très en vogue en ce moment, et particulièrement efficace avec les employés plus jeunes.
    Le contre : Le jeu doit être constamment renouvelé, donc cette tactique peut demander plus de temps et d’énergie.
  5. La pression sociale : Les équipes qui envoient leur feuille de temps dans les délais reçoivent une récompense, ceux qui ne le font pas perdent un privilège.
    Le pour : Cette stratégie encourage le travail d’équipe et peut améliorer la cohésion dans celles-ci.
    Le contre : Un membre de l’équipe qui refuse de participer peut subir un ostracisme de la part des autres membres de son équipe, et ultimement cette stratégie peut devenir une source de conflit.

Qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos stratégies pour motiver les employés à saisir leurs temps ? Dites-le nous dans les commentaires !

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