Le cauchemar des feuilles de temps manquantes : 5 stratégies pour régler le problème

Martin Keamy's NightmareLorsque nous rencontrons des futurs clients, on nous explique souvent les difficultés à obtenir les feuilles de temps des employés. Les feuilles de temps manquantes créent des problèmes administratifs : l’information est absente au moment de la facturation, les rapports de performance sont incomplets, et lors du traitement de la paie, on doit deviner des informations qui sont difficiles à corriger par la suite.

La réalité demeure : peu de gens aiment saisir leur temps. C’est une activité perçue comme cléricale au mieux, et contrôlante au pire. On ne peut pas qu’avoir des tâches agréables au bureau, et nous devons vivre avec la réalité des feuilles de temps.

En tant que gestionnaires, nous pouvons utiliser des stratégies pour motiver nos employés à saisir leur temps. En voici cinq :

  1. La ligne dure : Pas de feuille de temps, pas de paie.
    Le pour : Très efficace pour obtenir les feuilles de temps. Si quelqu’un passe droit pour une paie parce qu’il/elle a oublié de saisir son temps, ce sera la dernière fois que ça arrive!
    Le contre : Les stratégies punitives ou répressives ont tendance à créer du mécontentement dans les équipes.
  2. Le renforcement positif : Offrez une petite récompense pour chaque semaine où la feuille de temps a été saisie à temps.
    Le pour : La récompense est un motivateur positif qui sera apprécié des employés.
    Le contre : Rien n’est gratuit! Prévoyez le coût dans vos budgets.
  3. Le casse-pied : Rappelez automatiquement (ou manuellement) à vos employés de saisir leurs temps lorsque cela n’a pas été fait.
    Le pour : Cette méthode fonctionne bien pour les employés qui oublient de saisir leur temps.
    Le contre : La majorité des employés vont s’habituer aux rappels avec le temps et ceux-ci perdront leur efficacité à long terme.
  4. Le jeu : La première feuille de temps envoyée gagne un prix.
    Le pour : L’intégration du jeu dans le milieu de travail est très en vogue en ce moment, et particulièrement efficace avec les employés plus jeunes.
    Le contre : Le jeu doit être constamment renouvelé, donc cette tactique peut demander plus de temps et d’énergie.
  5. La pression sociale : Les équipes qui envoient leur feuille de temps dans les délais reçoivent une récompense, ceux qui ne le font pas perdent un privilège.
    Le pour : Cette stratégie encourage le travail d’équipe et peut améliorer la cohésion dans celles-ci.
    Le contre : Un membre de l’équipe qui refuse de participer peut subir un ostracisme de la part des autres membres de son équipe, et ultimement cette stratégie peut devenir une source de conflit.

Qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos stratégies pour motiver les employés à saisir leurs temps ? Dites-le nous dans les commentaires !

La comptabilité par projet : comment identifier où se cachent vos meilleures marges de profit

Margin's logo: "Make mine Margin's"Dans le monde des entreprises de service comme dans toutes les entreprises, il faut connaître d’où viennent les revenus. Encore mieux : il faut connaître d’où viennent les profits. Après tout, l’intention de votre entreprise n’est pas de devenir une œuvre de charité, alors pourquoi accepter des contrats qui couvrent à peine leurs frais? Pourquoi travailler avec des clients qui finissent toujours par coûter plus cher qu’ils ne rapportent?

Grâce à la comptabilité par projet, il est facile de savoir, en temps réel, d’où viennent les revenus et où sont les centres de coûts. Avec un système de gestion d’entreprise comme Abak, vous pouvez imputer les coûts au bon contrat ou projet. Vous pouvez aussi y attribuer les revenus. Une fois les données disponibles, savoir où les marges de profits sont les plus intéressantes devient un jeu d’enfant.

Lorsque les coûts et les revenus sont associés à un projet, un client, un directeur de compte, un chargé de projet, une ligne d’affaires, ou encore un associé, il devient possible d’analyser la performance de votre entreprise. Par exemple :

  • Est-ce que les marges de profit varient d’un chargé de projet à l’autre? Est-ce la même chose pour les directeurs de comptes? Les associés?
  • Est-il possible d’identifier un type de client avec lequel les marges de profit sont meilleures? Peut-on dégager une tendance pour les types de projet?

Une qu’ils ont en main de l’information de qualité sur la performance de leurs projets, nos clients sont en mesure d’identifier où sont les ingrédients de leur succès financier, et dans quels conditions les contrats n’étaient pas intéressants pour l’entreprise. Ensuite, la question à se poser est avant tout au niveau de la stratégie d’entreprise :

  • Êtes-vous prêts à tolérer de moindres profits sur un type de projet, s’ils attirent d’autres projets plus payants?
  • Êtes-vous prêts à conserver un client peut rentable, s’il offre une grande visibilité pour votre entreprise?

Qu’en pensez-vous? Comment évaluez-vous la rentabilité de vos projets et de vos clients? Écrivez-le dans les commentaires!

GRATUIT! Formation en ligne : Devenez un ninja de la sécurité!

Logiciels AbakNous avons remarqué que nous recevions souvent des questions sur les réglages de sécurité dans Abak. Une fois leur implantation terminée, nos client peuvent avoir à modifier la sécurité dans Abak et ne se sentent pas à l’aise de le faire sans l’aide d’un formateur.

Qu’à cela ne tienne! Nous vous invitons à participer à la session de formation en ligne AbaKast de mai, qui porte justement sur les fonctionnalités de sécurité dans Abak !

  • Apprenez comment configurer les groupes de sécurité
  • Comprenez comment contrôler l’accès à certaines données, par exemple les informations sur les coûts
  • Intégrez vos connaissances à partir d’exemples réels – vous pouvez même soumettre le vôtre avant la session de formation.

17 mai 2012, 13:30
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