Facturez-vous sans erreur?

Invoice for Martin M while at school, England 1846

Surtout dans le domaine des services professionnels, la facturation peut devenir compliquée. Chaque client demande un niveau différent de détail, les membres de l’équipe entrent leurs propres feuilles de temps et incluent les notes qui peuvent se retrouver sur la facture. Nous sommes tous humains, et l’erreur est humaine!

Quand des erreurs se glissent dans la facture envoyée au client, il en découle plusieurs problèmes : une facture officielle ne peut être changée : il faut la créditer et la créer à nouveau.

Vous avez besoin d’un processus

Il n’est pas suffisant d’avoir un processus pour facturer. Il est essentiel d’avoir une procédure qui couvre du début à la fin : de la feuille de temps à la livraison des factures.

  1. Les feuilles de temps doivent être approuvées par le chargé de projet ou par le chargé de compte pour ce client. Ceci aide à détecter les erreurs dès le début. Si un membre de l’équipe a accidentellement entré du temps dans le mauvais projet, l’approbateur peut détecter l’erreur et la faire corriger avant qu’elle ne se retrouve sur la facture.
  2. Les factures doivent suivre un format standardisé, qui inclut les informations de contact, les taxes, les conditions de paiement, les numéros de contrat ou de bon de travail, etc. Ceci évite de présenter une apparence non-professionnelle au client en utilisant un cadre stable pour les factures.
  3. Les factures doivent être approuvées afin de pouvoir passer du stade « projet de facture » à celui de facture officielle. L’approbation est généralement effectuée par le chargé de projet ou le chargé de compte pour ce client. C’est la dernière opportunité de trouver des erreurs avant qu’elles ne se retrouvent chez le client.

Ce processus en trois étapes crée une responsabilité pour tous les acteurs dans le processus de facturation : les membres de l’équipe qui entrent leurs feuilles de temps, les chargés de projet et les chargés de compte qui savent ce qui doit et ne doit pas être facturé, et l’équipe d’administration, qui assure uniformité et professionnalisme dans les factures.

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