Gestion du temps et des dépenses avec Abak Web [Vidéo]

Voici un nouveau vidéo démontrant comment entrer du temps et des dépenses dans Abak Web. Le nouveau module Abak Web permet aussi aux superviseurs d’approuver les feuilles de temps et les rapports de dépenses des employés.

Avec Abak Web, il est possible d’entrer une feuille de temps sans avoir à installer de logiciel sur son ordinateur. Un navigateur Web et une connexion à Internet est tout ce dont on a besoin pour entrer ses feuilles de temps!

 

C’est le temps de monderniser votre implantation!

Voorjaarsschoonmaak in het Vondelpark / Spring cleaning in the Vondelpark

Le monde des logiciels de gestion est en perpétuel mouvement. Leur évolution particulièrement rapide est, entre autres, la conséquence de la croissance des besoins, des attentes des utilisateurs,  des progrès de la technologie, et de la pression de la concurrence sur le marché.

Dès lors, on peut adopter deux attitudes à l’égard de ce type de  logiciel :

  • Le logiciel est un consommable éphémère et donc un produit jetable à plus ou moins long terme.
  • L’investissement en temps et argent, et les fonctionnalités offertes justifient le maintien de l’usage du logiciel dans le temps.

En prenant pour acquis qu’un logiciel de gestion de temps, facturation et gestion de coûts de projets n’est pas à proprement parlé un investissement majeur pour l’entreprise, il revêt cependant une importance  particulière pour son utilisateur si  l’on considère d’autres aspects tels que:  la polyvalence de ses fonctionnalités (création de projets, définition de budgets, saisie de temps et dépenses, facturation, extraction de rapports de suivi financier),  son ergonomie en matière d’utilisation,  le temps qu’il a fallu pour former les utilisateurs,  et les méthodologies de travail que son utilisation a générées (mode de  facturation uniforme,  saisies de temps  standardisées, projets types structurés en phases et en activités, etc..)

Dans cette optique le logiciel, pour demeurer  performant et adapté aux besoins,  doit faire l’objet de régulières mises à niveau tant au niveau technique qu’au niveau de l’utilisateur :

  • Mise à jour de la version utilisée.
  • Au besoin révision de son implantation en fonction de l’évolution des infrastructures informatiques.
  • Formation concernant les plus récente fonctionnalités ajoutées au logiciel.
  • Formations complémentaires.  De récents sondages mettent en évidence que la plupart des usagers n’exploitent que partiellement les fonctions offertes par le logiciel.
  • Personnalisation de rapports, et de formats de facture.

Ces ajustements permettent, ainsi à moindre frais et sans occasionner un impact important sur l’emploi du temps de l’entreprise utilisatrice, de maintenir le logiciel à un haut niveau concurrentiel.

Par ailleurs ces opérations de mises à niveau, couramment pratiquées par exemple dans le domaine de l’industrie aéronautique, évitent l’investissement dans un nouveau produit, un réapprentissage total, et la redéfinition de méthodes de travail.

Éliminez les projets doublons dans Abak

Vous constatez que vous avez créé par erreur deux projets pour un même client et qu’en plus vous lui avez imputé des transactions. Vous désirez corriger la situation et supprimer le client ainsi que le projet créés par erreur.

Pour des raisons d’intégrité d’information, Abak ne permet pas la suppression de client avec projet et de projet avec des transactions.

Voici une solution Assurez-vous d’avoir le projet approprié, ou un équivalent associé au client original (que vous désirez conserver).

  • En utilisant l’option « Transfert de transactions entre projets » du menu « Outils », transférez les transactions vers ce dossier.
  • Assurez-vous d’avoir spécifié « Détruire les transactions » dans la section « Transactions d’origine » et « Aucun changement » dans la section « Nouvelles transactions » au bas de la fenêtre.
  • Sélectionnez toutes les transactions dans la fenêtre de confirmation.
  • Reprenez l’opération si plus d’un projet a été ajouté au client en erreur.
  • Vous pourrez par la suite supprimer le projet puis le client.

De retour à la demande populaire: devenez expert en facturation!

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Vous aimeriez allez au-delà de la simple facturation? Modifier vos modèles de factures? Automatiser vos processus?

Cette formation est pour vous!

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Facturez-vous sans erreur?

Invoice for Martin M while at school, England 1846

Surtout dans le domaine des services professionnels, la facturation peut devenir compliquée. Chaque client demande un niveau différent de détail, les membres de l’équipe entrent leurs propres feuilles de temps et incluent les notes qui peuvent se retrouver sur la facture. Nous sommes tous humains, et l’erreur est humaine!

Quand des erreurs se glissent dans la facture envoyée au client, il en découle plusieurs problèmes : une facture officielle ne peut être changée : il faut la créditer et la créer à nouveau.

Vous avez besoin d’un processus

Il n’est pas suffisant d’avoir un processus pour facturer. Il est essentiel d’avoir une procédure qui couvre du début à la fin : de la feuille de temps à la livraison des factures.

  1. Les feuilles de temps doivent être approuvées par le chargé de projet ou par le chargé de compte pour ce client. Ceci aide à détecter les erreurs dès le début. Si un membre de l’équipe a accidentellement entré du temps dans le mauvais projet, l’approbateur peut détecter l’erreur et la faire corriger avant qu’elle ne se retrouve sur la facture.
  2. Les factures doivent suivre un format standardisé, qui inclut les informations de contact, les taxes, les conditions de paiement, les numéros de contrat ou de bon de travail, etc. Ceci évite de présenter une apparence non-professionnelle au client en utilisant un cadre stable pour les factures.
  3. Les factures doivent être approuvées afin de pouvoir passer du stade « projet de facture » à celui de facture officielle. L’approbation est généralement effectuée par le chargé de projet ou le chargé de compte pour ce client. C’est la dernière opportunité de trouver des erreurs avant qu’elles ne se retrouvent chez le client.

Ce processus en trois étapes crée une responsabilité pour tous les acteurs dans le processus de facturation : les membres de l’équipe qui entrent leurs feuilles de temps, les chargés de projet et les chargés de compte qui savent ce qui doit et ne doit pas être facturé, et l’équipe d’administration, qui assure uniformité et professionnalisme dans les factures.