Les principes de base en budgétisation d’un projet d’ingénierie

Portrait of Felix Nadar (1820-1910), Photographer and Aeronautical Scientist

Le contexte du blog  ne permettant pas  la diffusion d’un document lourdement détaillé, la finalité présente est donner quelques lignes directrices quant à cet exercice délicat qu’est la détermination d’un budget.

  • Le projet s’inscrit-il dans  une série de projets déjà livrés ? Auquel cas,  l’historique des projets similaires livrés constitue une source de références particulièrement intéressantes. Par exemple,  je dois  réaliser  les études pour automatiser une chaine de montage d’un producteur de conserves alimentaires, domaine que je connais-bien pour avoir livré de nombreux projets dans ce secteur industriel. Dans cette optique les post-mortems offrent de  multiples informations quant aux risques inhérents au futur projet et par conséquent permettent une approche budgétaire réaliste.
  • Le client est-il existant, le connait-on bien ?  L’ historique des relations permet de mieux cerner le contexte du projet à venir,  de mettre en évidence les points potentiellement épineux, de définir les ressources et l’infrastructure organisationnelle requise pour mener à bien le projet.
  • A défaut, (mon entreprise de conseil en gestion environnementale qui  travaille habituellement sur l’assainissement de sols en milieu rural, se voit confier un projet d’assainissement de zone portuaire), il conviendra d’intégrer le facteur de risque dans le calcul du budget en prévoyant une majoration des estimations du temps requis et des dépenses attendues.
  • La prochaine étape visera à lister  dans le détail l’intégralité des tâches qui vont constituer les activités à mener pour livrer le projet.
  • Une fois ces tâches listées on assignera de façon judicieuse, en fonction de l’expérience et des qualifications professionnelles, nos ressources (par exemple pour une tâche de moindre importance, ne requérant pas une expérience particulière on assignera plutôt un technicien qu’un ingénieur, ou un ingénieur junior plutôt qu’un sénior. Ainsi on limitera notre coûtant ).
  • Pour chacune des tâches on estimera ensuite le temps requis en tenant compte d’éventuels aléas et impondérables (majoration sur taux, ou heures additionnelles), de même que les dépenses envisageables ( incluant les éventuels sous-contractants).
  • Les tâches, si elles sont multiples, seront ensuite regroupées en une architecture de projet en phases que l’on pourra diviser en sous-phases et éventuellement continuer à les décliner en sous phases.

Le budget  ainsi réalisé se présente comme un ensemble de sous-budgets élaborés dans le détail, chaque phase ou activité, étant en quelque sorte un sous-projet.

De cette façon, le contrôle du budget d’un projet ainsi morcelé sera optimisé, et permettra un suivi quasi en temps réel.  Un logiciel non pas de gestion projet, mais de gestion de coût de projet, est par conséquent particulièrement recommandé pour l’élaboration de budgets et leur suivi.

Problème avec le transfert de crédits fournisseurs vers QuickBooks

quick books

Nous avons identifié et diagnostiqué un problème relié au transfert comptable vers QuickBooks des crédits fournisseur.

Dans Abak, lorsqu’un crédit fournisseur est entré, les taxes sont calculées automatiquement dans le système, selon les taxes configurées pour ce fournisseur. Lorsque le crédit est transféré vers QuickBooks, l’interface d’import de données de QuickBooks ignore les informations de taxes d’Abak et calcule les taxes automatiquement. Le résultat est un crédit fournisseur qui contient les taxes en double : celles calculées par Abak et celles calculées par QuickBooks. Le crédit fournisseur doit ensuite être corrigé manuellement dans QuickBooks.

Ce problème apparaît seulement dans les cas de crédits fournisseur, et non pour les factures fournisseur. Le problème n’affecte pas les factures client, les crédits client, les factures fournisseur, les dépenses ou tout autre item transféré de Abak vers QuickBooks.

Le problème est causé par un bogue dans le module de transfert des données de QuickBooks, appelé QBFC. Vous pouvez lire les détails techniques (en anglais) dans les forums développeur ici et ici.

Tant que Intuit ne répare pas ce problème dans son module de transfert, il est impossible pour Abak d’éliminer ce problème.

Merci de votre compréhension!

Cyber Abak Mars 2011: Abak Web en Beta!

Notre infolettre de mars est publiée!Abak for Easter

Dans cette édition :

Bonne lecture!

12 questions pour choisir un système de gestion de temps et facturation

Tommy Dodgen, age 4, standing by the largest lamp in the world: Tampa, Florida

Avant de commencer la recherche d’un logiciel de gestion de temps, de facturation et de gestion de coût de projet, il convient de déterminer un ensemble de critères qui vont définir les fonctionnalités requises et donc vous diriger vers le produit évolutif qui correspond parfaitement à vos attentes.

Outre les spécificités mêmes du logiciel et son prix, d’autres critères de sélection entrent en ligne de compte (ergonomie, capacité évolutive, et service à la clientèle entre autres).

Les critères de sélection peuvent être définis dans la liste de questions suivante :

Les douze questions que vous devez vous poser pour choisir un logiciel de gestion de temps.

  1. Dois-je me limiter à une simple application feuille de temps et compte de dépense ou bien envisager une solution multifonctionnelle plus détaillée ?
  2. Quelle est la fiabilité actuelle de mes saisies de temps et de dépenses ? Comment puis-je contrôler la rentabilité de mes projets ?
  3. Est-ce que le logiciel envisagé permet la création de projets et l’extraction de rapports de contrôle de budget ?
  4. Est-ce que le logiciel permet de créer une architecture de projet détaillée, en phases, sous-phases, activités ?
  5. Puis-je définir des budgets, par activité dans un projet ?
  6. Est-ce que le logiciel me permet de saisir et de différencier des éléments facturables et des éléments non facturables, de différencier le coûtant du vendant ?
  7. Quelle est la souplesse du logiciel en matière de définition de taux (taux unique par projet, par activité, par employé, par période, par fonction ?
  8. Est-ce que le logiciel s’interface avec mon logiciel comptable, avec mon système de paie ?
  9. De quels types de rapports ai-je besoin pour bien piloter mes projets. Est-ce que le logiciel propose ces rapports ?
  10. Est-ce que mes formats de facture peuvent être repris dans le logiciel ?
  11. Quelles sont les perspectives d’évolution de mon logiciel (ajout- retrait de licences, personnalisation de rapports, de facture) ?
  12. Ai-je besoin d’une application Web pour saisir à distance, mon temps et mes dépenses ?

Permettez à vos employés de filtrer leur liste de projets dans Abak

Lors de leur accès à la gestion des projets, les personnes désignées comme responsables voient tous les projets dans le système. Ils préféraient ne voir que les projets où ils sont définis comme responsables (ex. Chargé de projet).

Abak peut les satisfaire!

Auparavant, assurez-vous que le groupe de sécurité auquel ils appartiennent ont accès à la liste déroulante des types de responsables à l’entête de la gestion des projets, via la gestion de la sécurité (Contrat -> Afficher le filtre par responsable).

Dorénavant, lorsqu’ils entrent dans la fenêtre de gestion des dossiers, une liste déroulante de filtre par responsable s’affiche dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Six options sont disponibles. Quatre d’entre elles correspondent aux types de responsables, tel que définis dans la configuration du système à la section « Terminologie ».

Lorsque l’utilisateur choisit une de ces options, seuls les projets pour lesquels ils sont désignés comme ce type de responsable, sont affichés (ex. Chargé de projet). Deux options supplémentaires sont aussi disponibles. « Tous » permet d’afficher les projets pour lesquels la personne est désignée pour un des types de responsable (quel qu’il soit) et « Aucun » qui affiche tous les projets sans aucun filtre.

Vous pouvez indiquer quel type de filtre sera appliqué par défaut à l’ouverture de la gestion des projets pour la personne en l’indiquant à sa fiche d’employé.

Choisissez le type de responsable dans la liste des options de l’onglet « Sécurité » de la fiche de l’employé.

  • Si plusieurs coches sont sélectionnées, la première seulement sera retenue.
  • Si les quatre cases sont décochées, le filtre par défaut sera « Aucun » et tous les projets s’afficheront.
  • Le type de filtre s’applique en surplus de tout filtre créé par une requête au serveur.

Les affaires au féminin

Electronics technician, Goodyear Aircraft Corp., Akron, Ohio (LOC)Aujourd’hui, en cette journée internationale de la femme, prenons le temps d’observer et d’aprécier l’impact féminin sur le monde des affaires.

Au Canada, les femmes constituent 47,3% de la main-d’oeuvre. Or, elles ne représentent que 14% des membres des conseils d’administration des 500 plus grandes entreprises du pays et 3,6% des postes de haute direction.

Facile de stopper la conversation ici et de se désoler de la faible présence des femmes dans les hautes sphères des grandes entreprises. Reste que près d’un travailleur sur deux est une travailleuse. Dans les entreprises de service professionnel, les femmes ont un impact important. Qui s’occuppe de l’administration? Qui s’assure que les paies sont bien déposées? Qui gère les ressources humaines? Qui gère la facturation?

Aujourd’hui, prenons le temps de remercier nos collègues de leur contribution à notre quotidien au travail.

Pour en savoir plus sur la journée internationale de la femme, c’est par ici!

Abak devient membre de l’Association des firmes d’ingénieurs-conseils

ACEC logoC’est avec fierté qu’Abak annonce son membership de l’Association des firmes d’ingénieurs-conseils | Canada, le porte-parole des firmes canadiennes de génie-conseil.

L’Association des firmes d’ingénieurs-conseils du Canada (AFIC) représente les firmes canadiennes qui procurent des services d’ingénierie aux secteurs public et privé. Ces services comprennent la planification, la conception et l’exécution de tous les types de projets d’ingénierie, ainsi que des conseils indépendants et une expertise dans une diversité de domaines de l’ingénierie et de domaines connexes.

Tout comme l’ACEC, la mission d’Abak est d’aider ses clients à mieux réussir. Notre système de feuilles de temps et de facturation aide les firmes d’ingénierie à facturer plus précisément, mieux contrôler leurs coûts et accepter plus de projets.

 

Avez-vous manqué la formation sur la facturation?

Formation en ligne AbaKastLa populaire formation AbaKast 103 est de retour!

Avez-vous de la difficulté à facturer? Est-ce que le processus vous semble trop compliqué? Cette formation est pour vous!

AbaKast 103 : Facturation de base

Jeudi, 10 mars
13h30 – 15h30

Familiarisez-vous avec les bases de la facuration: passez de la feuille de temps à une facture officielle en quelques secondes.

  • Facturation à l’heure
  • Facturation à taux fixe
  • Transactions manuelles

Seulement 99$

Réservez votre place maintenant!

Aussi, consultez l’horaire des sessions de formation AbaKast.

Vous êtes invités! Lancement de Accpac 6.0 à Québec et Montréal

Sage Accpac

C’est avec plaisir que nous vous invitons à assister au lancement de Sage ERP Accpac 6.0 au Centre des Sciences de Montréal le 5 avril 2011 et à l’Aquarium du Québec le 7 avril 2011.

Le lancement de la version 6.0 de Sage ERP Accpac au Québec est un événement unique à l’échelle mondiale ! Abak sera de la partie: c’est l’occasion de voir notre tout nouveau module Abak Web !

Inscrivez-vous maintenant

La version 6.0 n’est pas une mise à jour standard mais bien une révolution ! C’est une nouvelle génération de logiciel ERP qui sort de l’ordinaire en termes d’ergonomie, de fonctionnalités et d’outils d’analyse.

C’est donc avec grand plaisir que deux journées de convention Sage sont organisées pour vous permettre d’explorer l’univers de Sage ERP Accpac et toutes ses possibilités.  Les participants découvriront :

  • des kiosques d’information de produits compagnons
  • des kiosques de services connexes
  • une présentation de la version 6.0 sur grand écran
  • le partage d’une vision stratégique du développement des versions 6.x
  • de multiples capsules d’une durée de 15 minutes présentant différentes fonctionnalités d’Accpac
  • des rencontres avec des hauts dirigeants de Sage
  • des cadeaux et des prix de présence
  • et plus encore !

Au plaisir de vous y rencontrer!

Inscrivez-vous maintenant