La gestion de projet avec Abak [Vidéo]

Abak offre toute une gamme de fonctionnalités pour gérer vos projets: budgétisation détaillée, suivi des coûts et revenus, affectation des membres de l’équipe de projet, facturation selon les besoins du contrat.

Prenez trois minutes et découvrez la gestion de projet avec Abak!

Éliminez les lignes vides dans les rapports Excel

Certains rapports affichent des lignes vides lorsqu’ils sont exportés dans Excel. Ceci est peu pratique lors de l’impression et consomme plus de papier que nécessaire.

Le correctif simple : tri des données

La façon la plus facile d’éliminer les lignes vides est de faire un tri à l’aide de la fonctionnalité Données > Tri, ce qui affichera les lignes avec des données en premier et relèguera les lignes vides en-dessous.

Le correctif macro : pour conserver l’ordre de vos données.

Pour les rapports dont le tri doit demeurer inchangé, utilisez la macro ci-dessous pour effacer les lignes vides automatiquement.

Voici comment le faire :

Ouvrez votre fichier Excel et cliquez avec le bouton de droit du l’onglet du chiffrier. Ensuite, sélectionnez Visualiser le code… dans le menu contextuel.

visualiserCode

Une fenêtre Visual Basic ouvrir. Copiez simplement le code ci-dessous dans la fenêtre.

Sub efface_A_vide()

Dim l As Long

For l = Cells(65356, 1).End(xlUp).Row To 1 Step -1

If (Cells(l, 1).Value = «  » And Cells(l, 2).Value = «  » And Cells(l, 3).Value = «  » And Cells(l, 4).Value = «  » And Cells(l, 5).Value = «  » And Cells(l, 6).Value = «  » And Cells(l, 7).Value = «  » And Cells(l, 8).Value = «  » And Cells(l, 9).Value = «  ») Then Cells(l, 1).EntireRow.Delete

Next l

End Sub

Finalement, exécutez la macro en cliquant sur le bouton Jouer dans la barre d’outils:

describe the image

Fermez la fenêtre et vous remarquerez que les lignes vides ont disparu!

Import/export des données pour faciliter les mises à jour dans Abak

  • Vos employés changent presque tous de taux !
  • Vous devez ajouter une activité à une longue liste de projets restreints sur les activités !
  • Un changement de codes régionaux de téléphone exige de mettre à jour une longue liste de clients !

Bonne nouvelle !

Tous ces changements peuvent se faire en lot, en trois étapes faciles. Prenons comme exemple le premier cas.

Étape 1: Exportez la liste des employés dans un fichier Excel

La nouvelle fonction d’exportation des grilles de gestion vers des fichiers Excel vous permet de créer un fichier, qui une fois modifié, pourra être réimporté pour inscrire les nouvelles valeurs dans la fiche des employés. Assurez-vous que le numéro d’employé fait partie des colonnes affichées dans votre grille.

Dans la fenêtre de gestion des employés, cliquez sur le bouton d’exportation vers Excel qui créera un fichier Excel à partir du contenu de votre grille telle qu’elle apparaît à l’écran (ce type d’exportation peut être réalisé à partir des gestions les plus couramment utilisées).

Au besoin, utilisez le filtre au serveur pour limiter la liste des employés à ceux qui sont concernés par la modification du taux.

Étape 2: Modifiez le contenu de votre fichier Excel

Supprimez toutes les colonnes et rangées non-essentielles. La seule colonne dont vous avez réellement besoin est celle du numéro d’employé.Toutes les rangées des employés ne changeant pas de taux doivent être supprimées du fichier Excel.

Inscrivez le nouveau taux pour chaque employé dans une colonne de votre fichier Excel et sauvegardez-le.

Étape 3: Importez votre fichier dans la gestion des employés

Cliquez sur le bouton d’importation dans la gestion des employés et assurez-vous de spécifier le type d’importation « Modification » lors du lancement.

Au moment d’établir les liens entre les champs Abak et votre fichier, vous n’avez qu’à spécifier le numéro de client et le taux (coûtant ou vendant).

Vous n’avez plus qu’à confirmer votre transfert pour qu’instantanément toutes les fiches d’employés soient modifiées.

Documentation

Veuillez consulter le document « T0003 – Comment importer les paramètres » sur notre site Extranet pour plus d’informations relatives à l’importation. Les importations sont possibles dans les gestions les plus couramment utilisées. Ce document couvre tous les types d’importation de paramètres.

Notez que la première étape n’est possible qu’avec les versions d’Abak 7.2 ou plus récentes. Avec les anciennes versions, vous devrez créer votre fichier d’importation de toute pièce.

Formation en ligne: pour mettre les rapports cube à votre main

Formation en ligne AbaKastApprenez comment vous service de toute la puissance des rapports cube (anciennement nommés tableau de bord), et obtenez vos données comme vous les voulez, présentées selon vos besoins!

AbaKast 202 : Rapports cube
Jeudi 17 février, 2011
13h30 – 15h30

Dans cette session, vous apprendrez toute la puissance des rapports cube d’Abak (anciennenment appelés Tableau de bord).

  • Tableaux, regroupements, personnalisation
  • Graphiques pointe de tarte, histogrammes, linéaires.

Seulement 99$

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Aussi, consultez l’horaire des sessions de formation AbaKast.

À propos de la facturation par courriel

Another KI Invoice

Je suis tombée sur deux sondages Linkedin intéressants, qui portent sur le moyen privilégié de réception des factures. Bien que les deux sondages montrent une préférence pour la facturation par courriel, il est aussi intéressant de noter l’augmentation de cette préférence en un an seulement.

En 2009, environ un client sur 3 préférait recevoir ses factures par courriel. En 2010, cette proportion a doublé : 70% des répondants disent préférer recevoir leurs factures par courriel. Il est intéressant de noter que le courriel n’a pas gagné de votes aux dépens du papier, mais bien des portails clients et des interfaces bancaires, qui ont grandement diminué.

2010

2009

Courriel 134 70% 86 36%
Papier 38 19.5% 52 22%
Environnement bancaire 19 10% 39 16%
Autre 1 0.5% 62 26%
Répondants 192 240

Le courriel semble être en voie de devenir un canal de communication officiel. Est-ce une bonne chose? Quel est le niveau de fiabilité du courriel? Au-delà de ces question, la réalité demeure que sans le courriel, la facturation est plus lente et occupe plus de ressources.

Qu’en pensez-vous?

Consultez les sondages Linkedin : 2010: http://linkd.in/fEeTu5 2009: http://linkd.in/i31O3Y

Formation en ligne: familiarisez-vous avez Abak

Formation en ligne AbaKast

Vous sentez-vous perdu(e) dans Abak? Est-ce que ça vous semble plus compliqué que ça devrait être? La session AbaKast 101 est pour vous!

AbaKast 101 : Comprendre comment utiliser Abak efficacement
Jeudi, 10 février 2011
13h30 – 15h30

Apprenez tous les trucs pour gagner du temps dans Abak :

  • Configuration d’Abak et de ses modules
  • Ergonomie: l’interface, les colonnes des grilles, les filtres, le requêtes au serveur, etc.
  • Raccourcis
  • Trucs et astuces pour les feuilles de temps

*Nous recommandons d’être à la version 7.2 de Abak pour maximiser le potentiel de cette session AbaKast.

Seulement 69$

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Rapport intéressant: Revenu par ressource

Voici un rapport à découvrir dans Abak : le rapport Revenue par ressource affiche les revenus générés par employés. Basé sur les heures facturables et non-facturables entrées par chaque ressource (incluant les employés et les sous-traitants), le rapport permet de comparer deux périodes de temps. Ainsi, on peut comparer les revenus de décembre 2010 à ceux de décembre 2009.

RevenuParRessource small

Avez ce rapport, il est facile de voir quels employés génèrent le plus de revenus ainsi que les heures non-facturable par période, par personne.

Le rapport de revenus par employé est disponible dans Abak dans la section de sélection des rapports.