5 raisons pour sortir vos feuilles de temps des chiffriers

Migrant Mother, Nipomo, CaliforniaLes chiffriers sont une invention géniale. Ils permettent de présenter beaucoup d’information de manière efficace, de faire des graphiques, et beaucoup d’autres représentations de données (si vous connaissez les formules). Encore mieux : comme nous avons tous un logiciel de chiffrier (pour la plupart, Excel), il est facile d’envoyer cette information à quelqu’un d’autre.

Les chiffriers sont un cauchemar en puissance

Pourquoi? Parce que nous nous attendons à ce que les chiffriers se comportent comme des bases de données centralisées, avec mise à jour et gestion automatiques. Malheureusement, c’est loin d’être le cas!

Voici 5 raisons pour éviter d’entrer vos feuilles de temps dans un chiffrier :

  1. Les chiffriers ne communiquent pas les changements au quartier général. Vous avez fait une mise à jour? Une correction? À moins que vous vous souveniez d’en informer l’administration, le changement demeure dans votre chiffrier.
  2. Versions, versions, versions. Le courriel rend les chiffriers encore plus problématiques. Une première version est envoyée, puis corrigée par un membre de l’équipe, et ré-envoyée à toute l’équipe. Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs corrections pour se perdre dans toutes ces versions du même fichier!
  3. Les chiffriers ne sont pas connectés. À moins d’être équipé de connaissances avancées en programmation Excel, ce qui est dans le chiffrier reste dans le chiffrier. Plusieurs membres d’une même équipe travaillant ensemble ne peuvent entrer leur temps dans le même chiffrier, en même temps. Ceci crée une multitude de fichiers qui doivent ensuite être reconstitués par l’administration.
  4. Faire une facture n’est pas une sinécure. L’information des feuilles de temps de l’équipe doit être copiée et collée dans la facture, ce qui ralentit le processus et introduit un risque d’erreurs élevé.
  5. Consolidation?Comment l’information circule-t-elle des feuilles de temps vers les factures, les comptes à recevoir et la paie? Avec un chiffrier, tout doit être fait manuellement. Connaissez-vous meilleure façon d’augmenter le risque d’erreurs?et un bonus!
  6. Oublier c’est normal. Tout le monde oublie. Nous oublions l’appel de service facturable que nous avons pris dans la voiture. Nous oublions le repas d’affaires de la semaine dernière. C’est normal. Avec les chiffriers, ces erreurs ne se retrouvent pas sur la facture du client, et l’entreprise perd des revenus.

Il est temps pour nos systèmes de gestion de se parler
Nous vivons dans un monde de modernité. Nous avons la technologie pour faire passer l’information automatiquement d’un système à l’autre. Pourquoi le faire manuellement?

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