Quel ADN a votre facture?

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Chaque entreprise a sa propre manière de facturer. Dans le domaine du service professionnel, les types de facture son encore plus variées : facturation à prix fixe, temps et matériaux, et même un peu des deux! On peut facturer à la fin du mois pour le travail effectué, facturé lorsqu’un jalon est atteint, ou encore lorsqu’une phase du projet est complétée.

Poussons la réflexion un peu plus loin : la variation se trouve aussi au niveau de la clientèle. Certains clients préfèrent une liste détaillée du travail effectué. D’autres privilégient une facturation simplifiée. Quelque fois, la facturation est même différente d’un contrat à l’autre pour le même client!

Quel cauchemar, qui siphonne du temps à l’administration, la gestion de projet et surtout dans le processus de facturation. De plus, la complexité est garante de l’apparition d’erreurs dans la facturation.

Avec Abak, il est possible de créer des modèles de facture pour chaque façon de facturer dans votre entreprise. Pour chaque projet, vous pouvez décider comment facturer. Le reste, Abak s’en occupe! Vous gagnez du temps lors de la création de vos factures. Pour nos clients, l’implantation d’Abak a réduit le temps requis pour facturer de 60% en moyenne. Ceci signifie qu’un processus de facturation qui demandait une semaine est réduit à deux jours avec Abak.

Pensez à ce que vous pourriez faire avec ce temps!

Le mystérieux cas des factures transférées non comptabilisées

Abak logoVous avez une ou plusieurs factures qui n’ont pas le statut Comptabilisées dans Abak mais qui sont entrées dans le système comptable !

Ces factures reviennent lors de chaque transfert !

Si vous les conservez dans votre sélection, votre transfert présente des erreurs !

Cette situation se produit si vous avez saisi manuellement les factures dans votre système comptable ou si le transfert s’est interrompu anormalement lors d’un précédent transfert. Dans ces cas, les factures n’auront pas le statut Comptabilisées puisque cette action survient lorsque le transfert a été complété entièrement. C’est la raison pour laquelle, elles reviendront à chaque transfert où vous aurez sélectionné l’option « Toutes celles non-reportées » à l’étape 2.

Lorsque vous effectuez un transfert en temps réel vers votre système comptable, ces factures sont rejetées, car elles sont déjà présentes dans le système comptable. À chaque transfert que vous aurez à effectuer, ces factures réapparaîtront.

Pour remédier à ce problème, vous devez compléter un transfert uniquement pour ces factures dans Abak, en évitant d’être bloqué par la validation effectuée par le système comptable.

Voici la façon de procéder; à l’étape 4 de votre transfert, changez temporairement de destination et de logiciel comptable. Choisissez un logiciel qui prévoit un transfert par l’intermédiaire d’un fichier, comme « Avantage ou Simple Comptable ». Le fichier pourra être créé même si la facture est déjà présente dans le système comptable, puisque cette validation s’effectue au moment de l’importation du fichier. Vous pouvez donc compléter la partie du transfert dans Abak, qui indiquera que la facture est comptabilisée. Elle n’apparaîtra plus lors des transferts ultérieurs. À cette étape, vous devez supprimer le fichier sans aucune importation. Lorsque vous effectuez cette opération, assurez-vous de ne sélectionner que les factures déjà présentes dans votre système comptable, puisque vous n’importerez jamais ce fichier.

Prenez note que si vous interfacez Abak avec un logiciel qui prévoit déjà un transfert via un fichier, vous n’aurez pas à sélectionner de logiciel différent. Toutefois, vous devrez détruire le fichier sans l’importer dans le logiciel comptable.

Ce procédé peut être utilisé autant pour les transferts de factures clients ou fournisseurs ou pour les comptes de dépenses (payées comme facturées aux fournisseurs).

Accélérez Crystal Reports

Nous avons récemment identifié la solution à un problème de lenteur des rapports. Il semble que, par défaut, Crystal Reports tente d’identifier les imprimantes présentes sur le poste de travail du développeur du rapport avant de générer le rapport. Ce problème ajout environ 30 secondes au délai de génération du rapport.

NOTE: Seuls les rapports personnalisés sont affectés par le problème

Si vous avez des rapports personnalisés, communiquez avec notre équipe de soutien technique (support@abaksoftware.com) et nous effectuerons la correction.

Si vous avez développé des rapports personnalisés pour vous-même ou pour vos clients, il nous fera plaisir de vous aider!

Si Crystal Reports est installé sur votre poste de travail, vous pouvez effectuer la correction vous-même:

Ouvrez le rapport dans Crystal Report, et allez à Fichier > Mise en Page

crystal1

Dans la fenêtre de mise en page, cochez la case “Aucune imprimante”

crystal2

Enregistrez le rapport et le tour est joué!

Formation en ligne: devenez un expert en facturation

Formation en ligne AbaKast

Vous aimeriez allez au-delà de la simple facturation? Modifier vos modèles de factures? Automatiser vos processus?

Cette formation est pour vous!

AbaKast 203 : Facturation avancée

Jeudi 13 janvier, 2011
13h30 – 15h30

Cette session est conçue pour les gens familiers avec les fonctionalités de base en facturation, et vous amène au niveau supérieur:

  • Facturation cyclique
  • Modèles de factures
  • Majorations

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Aussi, consultez l’horaire des sessions de formation AbaKast.

5 raisons pour sortir vos feuilles de temps des chiffriers

Migrant Mother, Nipomo, CaliforniaLes chiffriers sont une invention géniale. Ils permettent de présenter beaucoup d’information de manière efficace, de faire des graphiques, et beaucoup d’autres représentations de données (si vous connaissez les formules). Encore mieux : comme nous avons tous un logiciel de chiffrier (pour la plupart, Excel), il est facile d’envoyer cette information à quelqu’un d’autre.

Les chiffriers sont un cauchemar en puissance

Pourquoi? Parce que nous nous attendons à ce que les chiffriers se comportent comme des bases de données centralisées, avec mise à jour et gestion automatiques. Malheureusement, c’est loin d’être le cas!

Voici 5 raisons pour éviter d’entrer vos feuilles de temps dans un chiffrier :

  1. Les chiffriers ne communiquent pas les changements au quartier général. Vous avez fait une mise à jour? Une correction? À moins que vous vous souveniez d’en informer l’administration, le changement demeure dans votre chiffrier.
  2. Versions, versions, versions. Le courriel rend les chiffriers encore plus problématiques. Une première version est envoyée, puis corrigée par un membre de l’équipe, et ré-envoyée à toute l’équipe. Il n’est pas nécessaire d’avoir plusieurs corrections pour se perdre dans toutes ces versions du même fichier!
  3. Les chiffriers ne sont pas connectés. À moins d’être équipé de connaissances avancées en programmation Excel, ce qui est dans le chiffrier reste dans le chiffrier. Plusieurs membres d’une même équipe travaillant ensemble ne peuvent entrer leur temps dans le même chiffrier, en même temps. Ceci crée une multitude de fichiers qui doivent ensuite être reconstitués par l’administration.
  4. Faire une facture n’est pas une sinécure. L’information des feuilles de temps de l’équipe doit être copiée et collée dans la facture, ce qui ralentit le processus et introduit un risque d’erreurs élevé.
  5. Consolidation?Comment l’information circule-t-elle des feuilles de temps vers les factures, les comptes à recevoir et la paie? Avec un chiffrier, tout doit être fait manuellement. Connaissez-vous meilleure façon d’augmenter le risque d’erreurs?et un bonus!
  6. Oublier c’est normal. Tout le monde oublie. Nous oublions l’appel de service facturable que nous avons pris dans la voiture. Nous oublions le repas d’affaires de la semaine dernière. C’est normal. Avec les chiffriers, ces erreurs ne se retrouvent pas sur la facture du client, et l’entreprise perd des revenus.

Il est temps pour nos systèmes de gestion de se parler
Nous vivons dans un monde de modernité. Nous avons la technologie pour faire passer l’information automatiquement d’un système à l’autre. Pourquoi le faire manuellement?