Maîtrise du budget du projet : suivez-vous le plan?

Apollo 11 Launch

Les entreprises peuvent utiliser leur cible de rentabilité pour bâtir leurs budgets de facturation. Un budget devrait être aussi précis que possible : par phase de projet au minimum, idéalement par activité. En créant un budget détaillé pour un projet, il devient possible de détecter si une partie du projet demande plus de ressources que prévu, avant que le projet entier soit hors contrôle.

La budgétisation détaillée permet aussi de meilleures estimations pour les projets futurs. Par exemple, si l’information des projets passés sur le nombre d’heures de soutien technique requises est disponible pour un type de projet, les prochains devis pour des projets similaires seront plus précis et ces projets seront plus rentables.


 

Budget du Projet A

Activité Budget
Heures     Montant
Travaux en cours
Heures     Montant
Facturé
Heures  Montant
Variance
Heures     Montant
Tenue de livres 60 6000.00 20 2000.00 10 1000.00 30 3000.00
Gestion 40 4000.00 5 500.00 10 1000.00 25 2500.00
Planification des impôts 40 4000.00 0 0.00 10 1000.00 30 3000.00
Formation 20 2000.00 0 0.00 0 0.00 20 2000.00
Soutien technique 10 0.00 15 0.00 0 0.00 (5) 0.00
Total 170 16 000.00 40 2500.00 30 3000.00 100 10 500.00

Avec un budget détaillé comme dans le tableau ci-dessus, nous pouvons voir l’avancement de chaque partie du projet. Il est aussi très facile d’identifier que la tâche non-facturable soutien technique est déjà en dépassement. Nous pourrons prévoir plus d’heures dans le budget du prochain projet et améliorer la rentabilité des projets futurs.

Coût et rentabilité des projets : générez-vous des profits?

Old Style Cash Register and Canned Goods in a Butcher Shop in New Ulm, Minnesota ..., 10/1974

Dans le monde du service professionnel, le temps est notre produit. Il n’y a pas d’inventaire, par de ligne de montage et pas d’usine. Il peut devenir difficile de savoir si l’entreprise performe bien ou non.

  • Les entrées d’argent sont bien réelles, mais l’entreprise est-elle rentable?
  • Est-ce que monsieur Gros Client rapporte vraiment des profits?
  • Est-ce que madame Employée Étoile génère vraiment le niveau de revenus suffisant pour son salaire?
  • Respectez-vous votre budget au niveau de vos coûts et de vos revenus de projet?
  • Combien de revenus planifiez-vous avoir à la fin de mois?
  • Est-ce qu’on gros projet génère vraiment plus de revenus qu’un petit?

La seule façon de savoir la réponse à ces questions, c’est d’avoir des mesures.

Il est surprenant  de voir la proportion de petites et moyennes entreprises qui ne connaissent cette mesure que globalement, à partir des états financiers. Tous les projets devraient être rentables, et les projets qui opèrent à perte devraient être identifiés aussitôt que possible.

Tous les coûts d’un projet devraient y être associés. Ceci inclut les coûts des ressources (leurs feuilles de temps, par exemple), les dépenses, les coûts de sous-traitance, et les frais administratifs reliés au projet. Lorsque tous les coûts sont associés au projet, il devient simple de les comparer aux facturations clients pour le projet afin de déterminer les projets rentables.

Les entreprises devraient avoir une cible de rentabilité par projet et par client.

Le tableau ci-dessous permet de constater que, même si le Projet C a des revenus supérieurs aux autres, sa rentabilité est nulle puisque seulement la moitié des heures travaillées étaient facturables. Le Projet B, par contre, a un meilleur niveau de rentabilité étant donnée sa meilleure proportion d’heures facturables.

Projet Revenu Dépenses Profit (perte)
Projet A 2500.00 2000.00 500.00
Projet B 3500.00 2000.00 1500.00
Projet C 4000.00 4000.00 0.00
Total 10 000.00 8000.00 2000.00

Facturez vert: envoyez vos factures par courriel

 

Il faut compter 10 litres d’eau pour produire une feuille de papier. Une personne a besoin de 2 litres d’eau par jour pour remeurer hydratée. Ceci signifie que pour chaque feuille de papier que nous imprimons, nous pourrions fournir de l’eau à 5 personnes pour une journée.

Envoyer une facture papier par courrier ordinaire, c’est dépassé. L’envoi de factures par courriel est plus rapide et plus écolo. En plus, les factures électroniques prennent moins d’espace – pensez aux milliers de factures qu’on peut emmagasinner dans une disque dur.

Abak automatise la facturation par courriel, incluant les factures cycliques. Ceci aide les entreprises à optimiser l’utilisation deleur temps et ressources.

Aujourd’hui c’est blog action day. Le sujet de cette année est l’eau. À votre santé!

Qu’est-ce que les travaux en cours?

Mirta Perez and Angie Valdez working on cigar packaging process: Tampa, Florida

Ce qu’on appelle les travaux en cours est un rapport qui contient la liste des heures et des dépenses facturables qui n’ont pas encore été facturées. Le rapport de travaux en cours est généralement exprimé en dollars.

Dans une usine, les travaux en cours correspondent aux items produits et livrés, qui n’ont pas encore été facturés. Dans le secteurs des services profesionnels, notre produit est le temps des membres de l’équipe. Voilà pourquoi les travaux en cours correspondent aux heures facturables non facturées.

Dans le domaine du service profesionnel, les travaux en cours sont directement reliés au revenus potentiels pour le mois courant. Il est essentiel de connaître le potentiel de facturation dans notre période courante.

Comme nous ne vivons pas dans un monde parfait une heure facturable n’est pas nécessairement facturée. Les entreprises peuvent décider de ne pas facturer certains items. Avec un rapport de travaux en cours (TEC) efficace, il est facile et rapide de décider qui sera facturé au client ou non.

À mesure que les heures et les dépenses sont facturées au client, ces items disparaissent de la liste des travaux en cours. Généralement, lorsqu’un cycle de facturation est terminé, la liste des travaux en cours devrait être vide (ou presque).

Avec un système automatisé et intégré, les entreprises n’ont pas besoin de bâtir la liste des travaux en cours ou de la vider manuellement. Lorsque les employés entrent des heures et dépenses facturables, ces items apparaissent automatiquement dans le rapport des travaux en cours. Lorsque la facturation est complétée, les items facturés sont aussi automatiquement retirés du rapport.

Voici un exemple de rapport des TEC.